Svare på notat - avskrive restanse

Når du som saksbehandler mottar et dokument som krever oppfølging, kalles dette en restanse. Restansen oppheves ved å avskrive dokumentet. Du får restanse på innkomne brev og N-notater. Dokumentet kan avskrives ved at du oppretter et svardokument eller du kan avskrive direkte.

Sjekke om du har restanser

  • Du finner dine restanser ved å klikke på Min innboks i venstremenyen.
  • En liste over alle dine restanser/ubehandlede innkomne dokumenter kommer opp til høyre i skjermbildet.
  • Rødt flagg ved siden av journalposten betyr at du har restanse på den.

Typer avskriving

Når du skal avskrive et notat, har du to alternativer:

  1. Svar med notat, det vil si at du skriver et svarnotat på det innkomne notatet.
  2. Avskriv JP, det vil si at du avskriver restansen ved å ta notatet til etterretning (TE) eller at en telefonsamtale med avsender avskriver restansen (TLF).

Avskrive med nytt notat

  • Finn N-notatet du ønsker å avskrive med et svardokument.
  • Klikk på journalposten og velg fra nedrykkmenyen:
    • Besvar/Avskriv
    • Svar med notat

  • Du får opp avskrivningsvinduet Svar med notat som henter opplysninger fra det innkomne notatet.

  • Felt til utfylling: NB! På Interne kopimottakere må du klikke på fanen for å vise feltene du skal fylle ut.
    • Avskrivingsmåte: NN – Besvart med nytt notat blir automatisk fylt ut. Dersom det bare er et midlertidig svar, se litt lenger ned i brukerveiledningen.
    • Dokumenttype: X-Internt notat uten oppfølging blir automatisk fylt ut. Mottaker vil ikke få oppfølgingsplikt, dvs. restanse. Notatet vil komme i venstremenysøket ”Til informasjon”. Dersom du ønsker at det skal være et N-notat der mottaker får restanse velg N- Internt notat fra nedtrekkmenyen.
    • Innhold: Tittelen på det innkomne notatet kommer automatisk opp som tittel på svarnotatet. Rediger dette til en beskrivende tittel.
    • Tilgang: Sett inn tilgangskode og hjemmel dersom dokumentet skal unntas offentligheten. Skjerm også de deler av tittelen som evt. inneholder sensitiv informasjon.
    • Besvarer: Kun til informasjon.
    • Interne kopimottakere: legg inn brukernavnet i feltet Saksbeh. og trykk på tabulatortasten på tastaturet. Dersom du ikke kjenner brukernavnet kan du søke opp den interne saksbehandleren ved å klikke på forstørrelsesglasset.
  • Når all informasjon er lagt inn, klikk Lagre og nytt dokument.
  • Du får da opp et bilde med de malene som du har tilgang til (utvalget varierer etter enhet du jobber ved). Marker den malen du skal bruke og klikk OK.

  • Du får opp den valgte brevmalen. Kontroller at opplysningene fra journalposten flettes inn og skriv dokumentet.
  • Når du er ferdig med dokumentet klikker du på Return to ePhorte.

  • Du får opp et spørsmål om du vil lagre dokumentet. Klikk Yes.
  • Det kommer opp en dialogboks der du får ulike valg:


  • Hvis du er ferdig med dokumentet haker du av for Marker dokumentet som ferdig. Status blir da endret fra R-reservert til F-ferdig som betyr at arkivet journalfører notatet og legger det ut på offentlig journal.
    • Klikk på Utfør.
    • Dokumentet er nå ferdigstilt (status F) og det har fått et dokumentnummer.
    • Restansen er nå fjernet (journalposten vil ikke lenger ligge under Min innboks i venstremenysøket.
  • Skal dokumentet på godkjenning?
  • Er du ikke helt ferdig med dokumentet?
    • Klikk på Utfør uten å velge noe annet i dialogboksen.
      • Dokumentet vil fremdeles ha status R - registrert.
      • Du vil kunne finne igjen dokumentet i venstremenysøket Under arbeid.
      • Restansen er ikke fjernet. Journalposten vil fremdeles ligge i venstremenysøket Min innboks.

Avskrive journalposten direkte

  • Finn journalposten du ønsker å avskrive direkte. Klikk på journalposten og velg fra hurtigmenyen Besvar/Avskriv og Avskriv JP.

  • Du får opp avskrivingsvinduet Avskriv journalpost direkte.
  • Du får automatisk opp valget Tatt til etterretning, men du kan også velge Besvart pr telefon fra nedtrekkmenyen.
  • Dersom du har en merknad kan dette legges inn i merknadsfeltet. Dette feltet bør benyttes dersom avskrivingen er TLF, med en kort oppsummering av telefonsamtalen.
  • Klikk OK.

  • Journalposten er nå avskrevet og du vil nå ikke finne den under Min innboks.

Midlertidig svar – ikke avskrivning

  • Dersom dokumentet bare skal være et midlertidig svar, klikker du på Midlertidig svar sendt. Restansen blir da ikke opphevet.
  • Du fyller så ut informasjon som vist ovenfor i Avskrive med nytt notat.

 

 

Publisert 10. mai 2012 11:39 - Sist endret 10. feb. 2017 16:03
Del på e-post