Type adressegrupper
I ePhorte er det to typer adressegrupper:
- Adressegruppe som brukes når du sender notater, de kalles i ePhorte Saksbehandlergruppe. Du kan som saksbehandler selv opprette en saksbehandlergruppe.
- Adressegruppe som brukes når du sender utgående brev. Det er kun arkivet som har autorisasjon til å opprette en adressegruppe.
Opprette saksbehandlergruppe
- Velg Avansert søk.
- I feltet Søk etter velger du Tilgangsgruppe/saksbehandlergruppe fra nedtrekksmenyen.
- Huk av for Generell gruppe og klikk Søk nå.
- Når du får opp søkeresultatet, klikk på den blå pilen ved en tilfeldig gruppe og velg Ny saksbehandlergruppe.
- I feltet Gruppenavn skriver du inn et navn på saksbehandlergruppen du oppretter.
- Gå deretter til fanen Medlemmer og legg inn navnene. Her kan du legge inn brukernavnet direkte i kolonnen Medlem, eller klikke på forstørrelsesglasset og søke frem medlemmet.
- Du gjør samme operasjon for alle saksbehandlerne du vil ha som medlem i gruppa.
- Klikk Lagre når du har lagt til alle medlemmene.
Bruke saksbehandlergruppe
- Klikk på forstørrelsesglasset i fanen for Interne mottakere.
- Du får opp en ny boks. Klikk på plusstegnet foran mappen Saksbehandlergruppe i venstremenyen.
- Du får opp en liste over saksbehandlergrupper til venstre i boksen. Klikk på den du vil bruke, og til høyre i bildet får du opp alle medlemmene i den valgte saksbehandlergruppen.
- Huk av i det øverste feltet i saksbehandlergruppen, som vist under. Alle medlemmene hukes da automatisk av.
- Ønsker du ikke å sende notatet til alle medlemmene, klikk på avhukingen ved siden av navnet på ønsket saksbehandler for å fjerne den.
- Klikk Legg til valgte rader.
- Du kommer da tilbake til registreringsbildet for journalposten, og alle medlemmene du valgte har lagt seg i feltet for interne mottakere.
- Skal noen av disse kun være kopimottaker? Huk av i feltet Kopi.
