Nettverket for FS-koordinatorer ved UiO – mandat

Felles studentsystem (FS) inkluderer også Søknadsweb, Studentweb, Fagpersonweb, Evuweb og Emneplanlegging på nett (EpN), GAUS og Tableau for studiedata.

Nettverkets eier

Avdeling for studieadministrasjon ved Seksjon for digitale tjenester med støtte fra Seksjon for opptak og Seksjon for studiekvalitet.

Medlemmer

  • Fakultetenes FS-koordinatorer for studiesaker og for ph.d.-utdanning
  • Avdeling for studieadministrasjons medarbeidere med systemansvar for FS på UiO

Formål

Nettverket av FS-koordinatorer og nettverksmøtene (FS-møtene) skal være et møteplass for å

  • foreslå og drøfte ønsker om utviklingsbehov i FS og gi råd om prioritering av dem
  • standardisere bruk av FS på UiO
  • informere om og involvere fakultetene i ny FS-funksjonalitet
  • støtte og veilede hverandre i vanskelige saker

Ansvar og forpliktelser

Medlemmer i nettverket har ansvar for og forplikter seg til å

  • forberede seg til møtene
  • sette seg inn i sakene og målbære enhetens syn på dem
  • videreformidle info om ny FS-funksjonalitet til relevante kolleger på enheten

Koordinering av møtene og møtefrekvens

Nettverket møtes ca. seks ganger i året. Møtefrekvensen for det påfølgende semester blir bestemt i fellesskap på et av FS-møte semesteret før. På møtene deltar i utgangspunktet en representant per fakultet, men ved behov deltar flere under en eller alle saker. Fra Avdeling for studieadministrasjon deltar nødvendige systemeiere.

Endringsønsker

  1. Nettverkets medlemmer melder inn saker og FS-utviklingsønsker til nettverkets eier på e-postadressen fshjelp@admin.uio.no senest ti dager før møtet.
  2. Alle innmeldte endringsønsker skal være på vegne av fakultetet/enheten, og det skal gå frem hvilken behandling som har skjedd lokalt.
  3. FS-utviklingsønsker beskrives med nødvendige saksopplysninger slik at det blir mulig for møtedeltagere å ta stilling til, forberede seg til møtet og å vurdere om en sak skal prioriteres.
  4. Avdeling for studieadministrasjon vurderer saken i samarbeid med den som har sendt den inn og setter den normalt opp på sakslisten til FS-møtet, med forslag til behandling og beslutning. Avdeling for studieadministrasjon kan be om at saken blir bedre opplyst eller kan gi tilbakemelding om at det finnes andre og bedre løsninger. Avdeling for studieadministrasjon vurderer fortløpende om endringsønsker er av en slik karakter at det krever en behandling i andre fora.
  5. Avdeling for studieadministrasjon setter opp sakslisten, innkaller til, referer kort fra FS-møtene inklusive konklusjon om hva som bør skje videre med endringsønskene.

Agenda og møtereferat

FS-møter med fakultetene

I tillegg til FS-møtene sender Avdeling for studieadministrasjon informasjon til fakultetenes FS-koordinatorer på e-postlisten fs-sb@admin.uio.no.
Nettverket har e-postadressen fshjelp@admin.uio.no for enkeltsaker fra fakultetenes FS-koordinator til systemeier for FS i Avdeling for studieadministrasjon.

Etterarbeid

Avdeling for studieadministrasjon sender FS-utviklingsønsker som FS-nettverket har blitt enig om å prioritere til Unit (Direktoratet for IKT og fellestjenester i høyere utdanning og forskning). Videresendte endringsønsker i 20192018, 2017, 2016, 2015, 2014, 2013, 2012, 2011 og eldre ønsker. I Unit blir ønskene viderebehandlet nasjonalt.

 

Vedtatt av Universitetsdirektøren januar 2015.

Publisert 13. feb. 2015 09:37 - Sist endret 21. des. 2018 14:03