Ved UiO må alle som ønsker å dra på utveksling søke på en gyldig avtale via Søknadsweb. De fleste innreisende studenter blir nominert på en avtale via Nominasjonsweb. Seksjon for studiekvalitet sender e-post hvert semester i forkant av opptaket der man minner fakultetene på å fornye avtaler som går ut i utvekslingsperioden (samt melde fra til Seksjon for studiekvalitet om eventuelle nye avtaler som skal ut på Søknadsweb - for utreisende studenter).
Utreisende studenter
Saksbehandlingen for utreisende er delt mellom Seksjon for studiekvalitet som tar opptaket til "sine" avtaler (de sentrale bilaterale avtalene og Nordlys), og fakultetene og instituttene som tar opptaket til avtalene de eier (fakultetenes bilaterale avtaler, samt Erasmus+ og Nordplus).
Etter at søknadene om utveksling har blitt saksbehandlet av Seksjon for studiekvalitet og fakultetene får studentene ett tilbud de takker ja eller nei til (enten i Søknadsweb eller i noen tilfeller direkte til fakultetet som eier avtalen). Etter at alt er ferdig registrert i FS (av hhv. Seksjon for studiekvalitet og de saksbehandlene fakultetene), kjører Seksjon for studiekvalitet rutinen 159.001 for overføring til Utvekslingsmodulen – Utvekslingspersonbildet. Det er kun studentene som har takket ja til tilbud om utveksling som blir overført.
For studenter som reiser på bilaterale avtaler blir alle relevante felt fylt ut med korrekte data ved overføringsrutinen. For Erasmus, Nordplus og Nordlys er det imidlertid ikke slik, her setter rutinen en standard generert dato for utvekslingen i feltene Periode, for eksempel 01.01.2019 – 30.06.2019. Stipender til studentene på disse programmene blir utbetalt på bakgrunn av informasjon i dette feltet, samt i feltet Antall måneder. Informasjon til dette siste feltet blir ikke overført fra Opptaksmodulen.
Dette betyr at studiekonsulentene ved de forskjellige instituttene må inn å rette på disse to feltene manuelt. Det går ut en påminnelse fra Seksjon for studiekvalitet om dette hvert semester i god til før rapportering. Erfaringsmessig skjer en del feilregistrering, noe vi prøver å bøte på ved hjelp av mer styrt opplæring og informasjon. Selv om en studiekonsulent fyller ut feil, har man også kvalitetssikret informasjonen gjennom en kontrakt studenten selv skriver under på før avreise. Informasjon om oppholdet (utvekslingsprogramtype, utenlandsk universitet og til-/fra-datoer for utvekslingsoppholdet) i denne kontrakten hentes direkte fra Utvekslingspersonbildet i FS. Informasjon om studenter som har mottatt stipend blir dessuten sjekket en siste gang av Seksjon for studiekvalitet før innrapportering av brukte stipendmidler til donor.
Det er viktig å registrere i utvekslingspersonbildet derom studenten trekker seg eller avbryter oppholdet. Vi ser klart en forbedring av denne registreringen etter UiO innførte sin Beredskapsplan for utreisende studenter.
All informasjon blir endelig kvalitetssikret før innrapportering til DBH, gjennom diverse kontrollrutiner foretatt av FS sentralt. Uregelmessigheter blir sjekket og rettet opp av opptaksansvarlige i Seksjon for studiekvalitet.
Se Rutiner for utreisende utvekslingsstudenter
Innreisende studenter
Innrapportering av innreisende utvekslingsstudenter omfatter to kategorier studenter:
- Innreisende utvekslingsstudenter (studenter som kommer for å ta delstudier ved UiO)
- Tidligere: studenter som er tatt opp til hele grader med stipend (Kvoteprogrammet og NOMA)
FS brukes som hovedverktøy for opptak av begge kategoriene studenter.
Innreisende utvekslingsstudenter
Opptaket av innreisende studenter koordineres av Seksjon for studiekvalitet, og gjøres i samarbeid med fakultetene og instituttene (avtaleeierne).
Innreisende studenter som kommer på semesterutveksling gjennom Erasmus+, Nordplus/Nordlys, EEA-, bilaterale og UiO-avtaler nomineres av sin hjemmeinstitusjon i UiOs nominasjonsweb. Studentene søker deretter i Søknadsweb (velger fakultet og ev. nivå, samt melder inn emneønsker). Studenter som har søkt, lastet opp tilstrekkelig dokumentasjon og som dekker opptakskravene gis tilbud om opptak og overføres til utvekslingspersonbildet med FS-rutine 159.001.
Overføringsrutinen 159.001 setter en standard dato for utvekslingen, for eksempel 01.01.2019 – 30.06.2019, i feltet Periode. Dette betyr at avtaleierne må inn å rette på periodefeltene manuelt for studenter med avvik fra denne perioden (feks. praksisopphold av kortere varighet).
Noen studenter registreres også manuelt direkte i utvekslingspersonbildet av enheten selv (studenter som kommer utenom fristene, eller som skal Erasmus+ praksis eller korttidsmobilitet.
Seksjon for studiekvalitet vil i god tid før rapportering sende ut påminnelse per epost til avtaleeierne om at de må:
- sjekke og ev. korrigere datoer for studenter som har hatt utvekslingsopphold ved UiO på mindre enn tre måneder (feks. praksisstudenter)
- sjekke at EEA-studenter ikke er registrert som erasmusstudenter
- sjekke at PhD-studenter ikke er registrert med studentrettigheter
- legge inn trekk eller avbrudd der dette ikke allerede er gjort.
Uregelmessigheter blir sjekket og rettet opp av opptaksansvarlig ved Seksjon for studiekvalitet. I tillegg vil all informasjon bli endelig sikret før innrapportering til DBH gjennom diverse kontrollrutiner utført i samarbeid med Seksjon for digitale tjenester.
Se Opptak av innreisende utvekslingsstudenter gjennom Nominasjons- og Søknadsweb
Kvote- og NOMA-studenter
Studentene som er tatt opp til hele grader gjennom Kvote og NOMA er behandlet gjennom Søknadsbildet i FS av opptaksansvarlige i Seksjon for studiekvalitet. Seksjon for studiekvalitet er ansvarlig for all registrering av disse i Utvekslingspersonbildet og kvalitetetssikrer dataene før rapportering. Disse programmene er nedlagt og erstattet av mobilitetsprogrammet NORPART. Registreringen av disse studentene ivaretas av egen ansatt i Seksjon for studiekvalitet.
Generelt om kvalitetssikring av data
Registreringen i Søknad samlebilde/utvekslingspersonbildet er utgangspunkt for all informasjon som sendes til studentene, inkludert opptaksbrev, informasjon om bolig, visum osv.
Feilregistreringer eller manglende registreringer blir normalt raskt oppdaget fordi studentene selv gir tilbakemeldinger på feil og mangler – senest i løpet av semesterstart.
Registreringen i Søknad samlebilde/utvekslingspersonbildet er også grunnlag for andre FS-registreringer, som tildeling av studierett og registrering av ev. fritak for betaling av semesteravgift. Kun studenter som ligger som AKTIV i utvekslingspersonbildet blir registrert i bildet Utenlandsk Person, som igjen er utgangspunkt for tildeling av brukernavn og passord, informasjonsmateriell etter ankomst osv.
Seksjon for studiekvalitet kvalitetssikrer dataene i Søknad samlebilde/utvekslings-personbildet, og rutiner for studierett/fritak for semesteravgift kjøres i samarbeid med Seksjon for digitale tjenester. Feil i feks. utvekslingsprogramtype, studieprogram etc. vil som oftest oppdages i løpet av semesterstart. I den grad det likevel forekommer feil, skyldes dette primært manglende funksjonalitet i nominasjonsweb, i tillegg til svikt i rutinene ved institutter og fakulteter.
Opplæring
For å sikre kvaliteten på informasjon lagt inn av ansatte ved institutter og fakulteter, arrangerer Seksjon for studiekvalitet avtaledag to ganger i året, samt arbeidsstuer i forbindelse med utreisendeopptakene. I tillegg kan man kontakte Seksjon for studiekvalitet for veileding i bruk av Utvekslingsmodulen. Fakultetene og instituttene kan finne informasjon i om rutiner og prosedyrer for alle felt innen internasjonalisering av studier, inkludert detaljert informasjon om rutinene i forbindelse med bl.a. opptak og FS-registreringer, på Studieavdelingens "For ansatte-sider".