Avlagte doktorgrader
Det er svært viktig at alle kandidater blir registrert med oppnådd grad i FS. Det er viktig for den enkelte kandidat å kunne dokumentere sin utdanning, og for UiO/fakultetene, siden det er oppnådde grader som utløser resultatmidler.
Fakultetet har ansvar for å registrere oppnådde grader så snart som mulig etter godkjent disputas.
- 15. oktober (fakultetenes frist 5. oktober)
- avlagte grader/disputerte fra vårsemesteret i år (01.01-30.06)
- 15. februar (fakultetenes frist 5. februar)
- avlagte grader/disputerte fra høstsemesteret i fjor (01.07-31.12)
Forutsetninger
- Alle studieretter er riktig avsluttet i hht utdanningsplan, med avhandlingsemne og innlevering og disputas.
- Alle grader er riktig opprettet og overført til protokoll.
- Vurderingssemesteret til avhandlingsemnet samsvarer med dato for disputas.
Topp tre sjekkliste for oppnådde grader
- Er alle gjennomførte disputaser registrert i FS?
- Er alle kandidater med godkjente doktorgradsprøver registrert som fullført i FS?
- Finnes det kandidater i kvalifikasjon samlebilde som ikke er overført til protokoll?
- Oppnådd dato skal være lik disputasdato
- Summen i studiepoeng skal være 180, dersom det mangler studiepoeng under emne, så kan det hende kandidaten har eksterne resultater som utfyller manglende studiepoeng.
- Avhandlingsemnet skal være haket av for inngår, J i oppgave og N i med på vitnemål. Dette er fordi oppgavetittel allerede vises på vitnemålet via andre funksjoner. Har du J her, vil avhandlingstittel komme to ganger.
Kontrollrapport i Tableau
Logg inn i kontrollrapport for disputerte kandidater
Du logger på med feidebruker: brukernavnetditt@uio.no og ditt vanlige passord
Feilsøk avlagte grader
- Det mangler en kandidat: NB: hverken disputas eller grad er registrert i FS. Registrer disputas og kjør avslutningsrutine!
- Følg ellers anvisningene i kontrollrapporten over.
- Kjekt å vite om eventuelle feil på doktorgradsprøven:
- Avhandlingsemnet mangler (**AVHDR må være opprettet og protokollført)
- Innlevering samlebilde: prøveforelesning er ikke registrert
- NB: drphilos'er må ha to registrerte og godkjente prøveforelesninger
- Disputas: det mangler data i dato, resultat kommisjonsvurdering, resultat fakultetsvurdering, resultat styrets vurdering
- Avslutningsrutinen: feilmelding når du kjører avslutningsrutine skyldes ofte at det mangler vurderingsenhet for avhandlingsemnet (**AVHDR) eller pensumemnet (**TEODR dersom kandidaten er tatt opp på gammel studieordning).
- feilen rettes ved å få opprettet vurderingsenhet for det aktuelle semesteret. Vi anbefaler at det gjøres av noen ved fakultetet som har god kompetanse i vurderingsmodulen.
- Student samlebilde: samsvar mellom studierett, grad og doktorgradsreglement
Når data er korrigert, kjører du avslutningsrutinen FS999.001 på nytt, og du kontrollerer at kandidaten er kommet riktig over i rapportene.
Aktive kandidater på ph.d.-program
Kandidater må registreres med aktiv studierett så snart som mulig og uten ugrunnet opphold slik at de kan melde seg til emner i opplæringsdelen og få tilkjent brukerkonto ved UiO. Kandidater på drphilos er ikke med i utplukket for aktive kandidater.
- 15. oktober (fakultetenes frist 5. oktober)
- aktive kandidater høstsemesteret i fjor (01.07-31.12)
- Merk: SSB tar ut et øyeblikksbilde 01.07-dagens dato
- 15. februar (fakultetenes frist 5. februar)
- aktive kandidater vårsemesteret i fjor (01.01-30.06)
Forutsetninger
- Kandidaten har aktiv studierett på ph.d.-program
- er opprettet som ph.d.-kandidat med riktig programstudierett
- Studierettstart-dato = finansieringsstart-dato
- Finansiering er riktig registrert, og finansieringsperiode er ikke utløpt
- Grunnutdanning er riktig registrert
- Fagområde er riktig registrert
- Riktig(e) veileder(e) er registert
- Studierett og utdanningsplan er generelt godt vedlikeholdt
- gjelder ikke drphilos
Sjekkliste aktive kandidater
- Kjør FS-rapport 913.001 for aktuell stedkode
- Gradkode og Studieprogramkode settes til ALLE
- Hak av for Aktiv student
- Datoene i Datointervall settes i samsvar med rapporteringsperioden
- Eksporter rapporten til Excel og sorter på navn eller fødselsnummer
- Se etter dobbeltregistreringer og åpenbare feil/mangler i datagrunnlaget
- Dubletter, samme kandidat dukker opp flere ganger
- Feilregistrert overgang hvor opprinnelige studieretten er ikke avsluttet - avslutt opprinnelig studierett med studentstatus OVERGANG
- Studierett skulle ikke vært opprettet - meld studierett og studentnummer ti fshjelp@admin.uio.no slik at den kan slettes
Feilsøk aktive kandidater
- Det mangler kandidater: kandidaten er ikke tilkjent studierett eller mangler registrert/oppdatert doktorgradsavtale
- Det er for mange kandidater: kandidater som har trukket seg eller sluttet er ikke oppdatert med dette i student samlebilde, eller utløpsdato for avtale er ikke riktig
Fortsatt feil? Varsle Studieavdelingen
Feil i rapporteringsgrunnlaget varsles til Studieavdelingen på fshjelp@admin.uio.no. Oppgi studentnr og beskriv feilen, sett fakultetets fs-koordinator på kopi til orientering.