Forhåndsgodkjenning av delstudier i FS

Dette er en kort instruks for personer som arbeider med forhåndsgodkjenning av delstudier i utlandet. Alle oppfordres imidlertid til å gå på kurs i Utvekslingsmodulen og i Godkjenningsmodulen for å lære det ordentlig!

Husk at alle studenter som reiser ut på UiO@avtalene behandles av Seksjon for studiekvalitet i Avdeling for studieadministrasjon, mens alle som reiser ut på Erasmus, Nordplus eller fakultetenes bilaterale avtaler blir behandlet av saksbehandlere på institutt/program/fakultet. Se nettsider om utreisende studenter.

Alle studenter som er innstilt til en utvekslingsplass i utlandet vil ha en forekomst i Utvekslingspersonbildet i Utvekslingsmodulen. Det er viktig at alle studenter som trekker seg registreres med utvekslingsstatus TRUKKET i dette bildet.

Forhåndsgodkjenning må sees i sammenheng med utveksling. Utvekslingsmodulen sees derfor i sammenheng med Godkjenningsmodulen. All forhåndsgodkjenning, enten man er på avtale eller reiser på egen hånd, skal derfor registreres på samme måte. OBS: Registreringsinstruksen under er for de som skal registrere studenter som ikke har søkt via Søknadsweb. Instruksen vil derfor særlig gjelde for studenter som reiser utenom avtaler.

I bildet Utvekslingsperson i Utvekslingsmodulen: Sjekk først om studenten ligger som utvekslingsperson fra før. Registrer deretter følgende opplysninger (husk å stå i registreringsmodus):

  1. Fødsels- og personnr (navn kommer da automatisk)
  2. Periode dato (bruk standardiserte datoer: 01.01.2006/30.06.2006/01.08.2007/31.12.2007 osv) Unntaket er hvis studenten reiser på erasmusavtale. Se egne FS-instrukser for saksbehandling og registrering av studenter på utvekslingsavtaler.
  3. Utreisende: UT
  4. Utvekslingsprogram (her registreres typen utvekslingsprogram – sett koden INDIVID hvis studenten reiser på egen hånd eller koden EKSHJEMME hvis studenten reiser på avtalt opphold ute, men tar eksamen hjemme)
  5. Internt sted (185 – fak.nr – instnr – gruppenr eller 185- faknr – 0 – 0)
  6. Eksternt sted: Marker feltet og trykk Ctrl + T. Nå får du opp et søknadsfelt. Du kan søke på land og/eller institusjon (deler av navnet holder). Når du har funnet institusjonen, trykker du på knappen Bruk. OBS: Hvis institusjonen ligger inne med to el. flere nummer, bruk det med 8 siffer! Skriv så inn tallet null i de resterende gule feltene under eksternt sted.
  7. Periode semester: VÅR 2007-VÅR 2007 for de som reiser ut i vårsemesteret osv (når feltet er blått betyr det at det anbefales sterkt å fylle det ut).
  8. Kategori: Student
  9. Studieprogram: for eksempel HFB-EAS

Opplysninger som overføres automatisk til Godkjenningssak samlebilde i Godkjenningsmodulen så snart opplysningene over er lagret:

  1. Saksnummer (saksnr 1 hvis ingen godkjenningssak fra før)
  2. Type godkjenningssak: FORHÅND
  3. Saksstatus: UBEHANDLET
  4. I feltet Merknad: Generert automatisk – Utvekslingssak <periode>
  5. Opprettet og endret: Av hvem og når (samsvarer med Utvekslingspersonbildet)

I tillegg genereres det automatisk en forekomst i eksternstudiumbildet med følgende informasjon (forutsatt at dette er registrert i Utv.personbildet):

  1. Ekst.stud løpenummer (1 hvis ingen andre forekomster)
  2. Land: landet institusjonen ligger i
  3. Institusjonsnr (samme som eksternt sted)
  4. Utvekslingsprogram: Program for utvekslingen, f.eks: INDIVID
  5. Merknad: Generert automatisk – Utvekslingssak <periode>

Godkjenningssaken er da også knyttet til eksternstudiet.

Saken saksbehandles så på vanlig måte. Les nøye om hvordan forhåndsgodkjenningssaken må være registrert.

Når studentene kommer hjem:

Se egen veiledning for hva du må registrere

FS-rapport

FS800.003 Godkjenningssak – saksbehandling kan f.eks. vise forhåndsgodkjenningssaker man har behandlet ved et fakultet i en viss periode og f.eks. ubehandlede saker.

Utvekslingsstudenter som trekker seg skal legges inn i Utvekslingspersonbildet i feltet Utvekslingsstatus med kode TRUKKET. Gå også til Godkjenningssak samlebilde og sett TRUKKET i feltet Status behandlet. (Informasjonen ble tidligere overført til Godkjenningssak samlebilde og i Eksternstudiumbildet og saken satt til HENLAGT + dato med i merknad om at studenten hadde trukket seg, men denne funksjonaliteten er midlertidig borte.)

Publisert 20. mars 2009 09:31 - Sist endret 21. des. 2018 14:59