Person eksternstudium
Godkjenningssak samlebilde
Fanen Omfang på Godkjenningssak samlebilde
For å registrere en godkjenningssak av typen innpass må du sørge for at du har en godkjenningssak (se punkt 2 under) og et eksternt studium (se punkt 1 under).
Dersom saken gjelder innpassing av utdanning avlagt utenom UiO-regi må du registrere all informasjonen som trengs i begge bildene. Godkjenningssaken skal være av typen INNPASS.
Hvis saken gjelder en innpassing etter et avtalt utvekslingsopphold, skal du registrere det godkjente resultatet av utvekslingsoppholdet. Studenten har mest sannsynlig allerede et eksternstudium som er knyttet til en forhåndsgodkjenningsak. I så fall kan du bruke forhåndsgodkjenningen til å generere en ny sak av type INNPASS, ved å stå i saken av type FORHÅND og så trykke på knappen Generer innpasssingssak (se punkt 2 under).
1. Person eksternstudium
I bildet Person eksternstudium skal du registrere hvilken ekstern institusjon det gjelder, og hva studenten har avlagt av resultater der. I underbildet Resultater skal du registrere de ulike eksterne eksamenene, og i feltet kode skal man legge inn den eksterne emnekoden. Det som registreres av resultater her kan innpasses i utdanningsplanen og i grad og på vitnemål. Slik registrerer du de eksterne emnene
Merk: Dersom studenten drar tilbake på et opphold ved en ekstern institusjon de allerede har vært på, skal du fortsette å bruke det samme bildet. Bare legg til de nye resultatene under de som allerede er registrert.
2. Godkjenningssak samlebilde
I Godkjenningssak samlebilde skal du registrere hva saken gjelder, og koble denne til riktig eksternt studium. På den måten vil det ikke være noe tvil om hvilken eller hvilke eksterne studier den aktuelle godkjenningssaken dreier seg om.
Dette gjør du i Godkjenningssak samlebilde > underbildet Eksternstudium. Her setter du et kryss i feltet inngår på den relevante eksterne utdanningen.
Har du merknader du som saksbehandler vil skrive i saken, benytt feltet Merknad. Studenten vil ikke se merknaden i Studentweb.
Feltet Søknad er beregnet for tekst som studenten skriver inn i Studentweb for de institusjonene som brukere funksjonalitet for å søke om godkjenning via Studentweb.
Dersom innpassingssaken opprettes som følge av et utvekslingsopphold, les om hvilke felter som må være fylt ut for rapportering av utenlandsk utdanning til Lånekassen.
3. Fanen Omfang
Etter at de eksterne resultatene er registrert i person eksternstudium og godkjenningssaken er knyttet til riktig eksterne studium, skal man registrere omfanget av innpassingssaken. Altså hvor mange studiepoeng det gjelder.
Resultater som inngår i omfangsvurdering
Helt nederst i bildet skal man tilknytte de eksterne resultatene som er relevante til aktuelle saken. Bak hvert resultat er det et felt som heter Inngår, og her må du hake av for de resultatene som skal med i den aktuelle godkjenningssaken.
Dersom studenten for eksempel har resultater fra tidligere opphold ved den samme institusjonen, eller at saken kun dreier seg om noen av resultatene, skal man bare hake av for de resultatene som er relevante i denne saken.
Merk at emnene kan ligge skjult under det lille plusstegnet du finner til venstre for den eksterne institusjonskoden.
Omfang totalt
Fyll inn hvor mange studiepoeng saken dreier seg om i saken totalt.
Omfang Lånekassen
Dersom saken skal til Lånekassen skal man fylle ut feltet Omfang Lånekassen. Hvis saken ikke skal rapporteres Lånekassen skal man ikke fylle ut noe i feltet, for eksempel dersom emnene som skal innpasses er avlagt før studenten fikk opptak til studieprogrammet på UiO. For å unngå feil er det laget visse kontroller som sperrer for registrering av dette feltet, og faktisk fjerner feltet helt.
4. Innpasse emnene i utdanningsplanen
4a. Innpass de eksterne emnene i utdanningsplanen
4b. Vurder om studenten ikke trenger å ta bestemte UiO emner som følge av de eksterne emne. Erstatt UiO-emnene i utdanningsplanen.
Relevante rapporter
FS800.003 Godkjenningssak – saksbehandling kan f.eks. vise forhåndsgodkjenningssaker man har behandlet ved et fakultet i en viss periode og f.eks. ubehandlede saker.