Bakgrunnsdata i Etterutdanningsmodulen
For videreutdanningsemner brukes EVUWeb som søknadsportal. For at videreutdanningsemner skal bli søkbare i EVUWeb må instituttet melde inn emnet som et videreutdanningstilbud til seksjon for opptak. Se mer om saksgangen for oppretting av videreutdanningsemner.
Seksjon for opptak gir beskjed til saksbehandler når emnet har blitt opprettet som et videreutdanningstilbud og er søkbart i EVUWeb. De har da registrert bakgrunnsdata i Etterutdanningsmodulen i FS, blant annet har videreutdanningstilbudet fått en kode (som i Etterutdanningsmodulen kalles kurskode) og det blir det registrert hvor lenge tilbudet skal være søkbart i EVUWeb.
Saksbehandlingen av søknader til videreutdanningsemner gjøres også i Etterutdanningsmodulen.
Kurskode
Vær oppmerksom på at kurskoden som opprettes for et videreutdanningsemnet i Etterutdanningsmodulen er annerledes enn emnekoden. Som regel vil dette være en kode som starter med 14 (HFs stedkode), og etterfølges av bindestrek og emnekoden, f.eks. har videreutdanningsemnet i norsk som andrespråk med emnekode NOAS1100V kurskoden 14-NOAS1100V i Etterutdanningsmodulen. Du vil få oppgitt kurskoden for seksjon for opptak når videreutdanningstilbudet er søkbart i EVUWeb.
Finn fram til søkerne
Søknadene fra EVUWeb registreres automatisk i FS-bildet Kursdeltakelse samlebilde (Modul Etterutdanning> Bilder> Kursdeltakelse samlebilde).
Etter at søkingen har startet i EVUWeb kan du fortløpende sjekke i FS hvor mange og hvilke søknader som har kommet. Du kan enten søke dem opp i Kursdeltakelse samlebilde eller kjøre en rapport for å se søkerne samlet. Hvis du bruker rapporten for å finne fram til søkerne, har du også mulighet til å hente fram søkerne ut fra når de registrerte søknaden i EVUWeb.
Kursdeltakelse samlebilde
For å søke opp søkerne til et videreutdanningsemne i Kursdeltakelse samlebilde velger du kurskoden til videreutdanningstilbudet i nedtrekksmenyen i det første feltet for kurskode. Deretter skriver du inn det aktuelle semesteret tilbudet går i det neste feltet. I eksemplet under er koden for et videreutdanningsemne i historie valgt i nedtrekksmenyen og vårsemesteret 2026V er skrevet inn i det andre feltet. Du kan deretter på vanlig måte trykke Enter for å starte søket.
I eksempelet over er vårsemesteret 2026 registrert som 2026V, og ofte vil semesteret være registrert på denne måten, med årstall+V for vårsemestre og årstall+H for høstsemestre. F.eks. vil det for vår og høst 2026 være registrert 2026V og 2026H.
Når du har søkt fram søkerne til et videreutdanningskurs for et bestemt semester i Kursdeltakelse samlebilde, kan du bla deg gjennom søkerne ved å klikke på piltastene i verktøylinjen i FS. Standardinnstillingen i FS-bildet er å vise kun fullførte søknader. Men det er også mulig å vise søknader som er påbegynt i EVUWeb, men som ikke har ferdigstilt og sendt inn. For å også kunne se søknader som ikke er fullført i EVUWeb, kan du ta bort haken "Vis kun fullførte søknader".
I eksemplet under vises én av søkerne som har søkt til et videreutdanningsemne i historie våren 2026. I eksemplet er også feltet for å hake av for kun fullførte søknader rammet inn.
I eksempelet over kan du også se knappen "Hele", som er markert med en rød ramme. Hvis du trykker på Hele-knappen, får du opp mer informasjon om søkeren, blant annet med adresse, tidspunktet søknaden ble sendt inn og om søkeren har generell studiekompetanse (GSK). Se mer om dette lenger ned i veiledningen.
Rapport FS431.001 Kursdeltakere
For å kunne se søkerne i en samlet oversikt, kan du bruke rapporten FS431.001 Kursdeltakere (Modul Etterutdanning> Rapporter> FS431.001). Velg følgende utplukk:
- "Kurs" under utplukk (dette er standardinnstilling)
- I nedtrekksmenyen for "Kurskode" velge kurskoden for videreutdanningsemnet
- I nedtrekksmenyen "Tidskode" velger du semester
- Under "Vis" kan du hake av for en rekke ulike ting. Mange av disse vil antakelig ikke være relevante for videreutdanningsemner, men deltakernummer (som er et nummer søkerne får når de søker via EVUWeb) og studentnummer kan være nyttig å ha med. Etter hvert som man behandler søknader kan det også være nyttig å hake av for "Tilbudsstatus" og "Svar på tilbud".
Se bildet under med eksempel fra et videreutdanningsemne i historie våren 2026 før saksbehandlingen har startet. Rapporten viser dermed bare deltakernummer, eventuelt studentnummer (hvis søkerne har blitt opprettet som studenter ved UiO tidligere) og navnene til søkerne.
Finn fram til søkere ut fra tidspunkt for søknad
Hvis du har behov for å sortere søkerne ut fra tidspunktet for når de registrerte søknaden i EVUWeb, kan du gjøre dette via rapporten FS431.001 Kursdeltakelse. Dette kan f.eks. være nyttig dersom du skal saksbehandle søknadene fortløpende og vil finne fram til søknader som har kommet inn etter en bestemt dato (f.eks. etter forrige gang du saksbehandlet søknader).
I rapport FS431.001 kan du hake av for påmeldingsperiode og skrive inn et datointervall for å kun hente fram søknadene som er registrert i EVUWeb innenfor disse datoene. I eksemplet under hentes kun søknadene som ble registrert fra og med 1. november til og med 14. november 2025. Hvis du haker av for "Påmeldt" under "Vis", vil rapporten vise en kolonne for tidspunktet for når søker registrerte søknaden sin i EVUWeb.
Dersom du ønsker, kan du sortere søkerne i rapporten ut fra kolonnen for datoen de søkte i EVUWeb. Dette gjør du på følgende måte:
- Høyreklikk i nedre del av rapporten
- Velg 'Sorter...'
- Det kommer opp boks med tittel 'Specify Sort Columns'
- Under 'Source Data' finner du fram til 'dato_pameldt' (denne ligger langt ned på lista)
- Klikk på 'dato_pameldt' under Source Data. Hold musetasten inne og flytt 'dato_pameldt' over helt øverst under Columns. Slipp musetasten. 'dato_pameldt' skal nå ha lagt seg øverst under Columns. Trykk på OK-knappen.
Søkerne har nå blitt sortert etter datoen de søkte, der de som søkte tidligst vises øverst i rapporten.
Behandle søknader
Saksbehandling av opptak til videreutdanningsemner foregår manuelt og gjøres i FS-bildet Kursdeltakelse samlebilde. Det er ikke mulig å bruke rutiner for å beregne om søkere er kvalifiserte, rangere dem eller gi opptak/avslag.
Når du behandler søknader til videreutdanningsemner, kan du enten behandle dem fortløpende etter hvert som de kommer inn, eller du kan vente og behandle alle samlet etter at søknadsfristen har gått ut. Dersom du behandler søknader fortløpende, bør det være informasjon om dette i emnebeskrivelsen under "Opptak til emnet", f.eks. dersom det er "førstemann til mølla"-prinsippet for søkere (som er kvalifiserte). Se mer om dette under avsnittet om å lage tekster til emnebeskrivelser på nettsiden om opprettelse og administrasjon av videreutdanningsemner ved HF.
Sjekk om søkerne må GSK-vurderes
Alle som skal ta videreutdanningsemner må ha GSK (generell studiekompetanse) og dette vil være et opptakskrav for alle videreutdanningsemner. Når du skal saksbehandle søknader må du derfor sjekke om det er noen av søkerne som ikke er registrert med GSK og som må GSK-vurderes.
For å finne ut om søkerne er registrert med GSK, kan du se i Kursdeltakelse samlebilde. Du kan trykke på knappen "Hele" slik at du får se alle feltene i bildet. Feltene for GSK/Studentgrunnlag finner du nederst i bildet. I eksemplet under ser du en søker som er registrert med GSK, og dette vises også som en melding øverst til høyre i bildet. Du kan klikke på knappen "Saml" dersom du vil skjule nedre del av bildet.
Hvis du ikke har så mange søkere du skal gå gjennom, kan det være greit å bla gjennom dem i Kursdeltakelse samlebilde og sjekke hver enkelt søker. Se mer om framgangsmåten for det lenger opp i veiledningen.
Hvis du har mange søkere, kan det være greiere å filtrere slik at du bare får opp de søkerne som mangler GSK. Dette gjør du ved høyreklikke i bildet og velge "Filtrer..". Da kommer det opp en boks ("Specify Filter)". Det vil allerede være en tekst i Specify Filter-boksen fordi du har hake i "Vis kun fullførte søknader".
Når du skal filtrere slik at du kun får opp søkere som ikke er registrert med GSK kan du kopiere filter-teksten under og lime den inn i Specify Filter-boksen:
status_soknad_fullfort = "J" and isnull( person_institusjonsnr_godkj_stkomp) and isnull ( studentgrunnlagkode )
I eksemplet under ser du hvordan filterteksten skal se ut.
Når du trykker OK, vil bare de søkerne som mangler GSK vises i Kursdeltakelse samlebilde, slik at du kan bla gjennom dem. (Husk å fjerne filterteksten senere når du vil hente fram alle søkerne uavhengig av om de er registrert med GSK eller ikke.)
Det er seksjon for opptak som må vurdere søkerne for GSK, og hvis du har søkere som må GSK-behandles må du sende e-post til lokalopptak og be om dette. Se den sentrale nettsiden om å behandle EVU-søknader for å se hvor du skal sende e-posten og hva slags informasjon som må være med.
Vurdere om søkerne er kvalifiserte
Dersom det er flere opptakskrav på videreutdanningsemnet i tillegg til GSK slik at søkerne skal laste opp dokumentasjon for å bekrefte at de tilfredsstiller disse forkunnskaspkravene, må du gå gjennom og vurdere den opplastede dokumentasjonen (eventuelt sammen med fagpersoner dersom det er behov for faglige vurderinger).
Du finner dokumentasjonen i Kursdeltakelse samlebilde under fanen "Dok". Vær oppmerksom på at det kan være dokumentasjon under denne fanen som ikke er relevant for søknaden men som har blitt lastet opp tidligere i forbindelse med andre søknader til studier ved UiO. Du kan se datoen dokumentene er lastet opp i kolonnen "Mottatt", og dermed se om dokumentene er lastet opp i forbindelse med søknaden til videreutdanningsemnet.
Etterlyse dokumentasjon
Dersom emnet har opptakskrav som medfører at søkerne må laste opp dokumentasjon i forbindelse med søknaden, må du etterlyse dokumentasjon fra de søkerne som ikke har lastet opp dette. Men vær oppmerksom på at det er seksjon for opptak som vurderer om søkerne har GSK og etterlyser dokumentasjon på dette dersom det er nødvendig. Se mer om dette lenger opp på nettsiden.
Dersom du må etterlyse dokumentasjon fra søkere, kan du gjøre dette ved å sende e-post via FS. Se oppskrift for å sende e-post til enkeltpersoner. Som det står beskrevet i oppskriften, må du sjekke at du sender e-post til riktig person og bare til den ene personen. Dersom du skal sende e-poster til enkeltsøkere, må du passe på å bare søke opp den enkelte søkeren i Kursdeltakelse samlebilde.
Registrere tilbud eller ikke-tilbud
Alle som har søkt opptak til videreutdanningsemnet i EVUWeb må få svar på søknaden. Det gjelder også de søkerne som ikke er kvalifiserte og/eller ikke skal få tilbud.
Dersom det er begrenset antall plasser på videreutdanningsemnet og har flere kvalifiserte søkere enn antall plasser, bør du likevel sørge for å overbooke en del slik at emnet fylles opp. Det vil antakelig være noe frafall, både før emnet starter og i løpet av semesteret.
Søkere som er kvalifiserte og skal få opptak til emnet
For søkere som er kvalifiserte og skal få opptak til videreutdanningsemnet, registrerer du følgende i bildet Kursdeltakelse samlebilde:
- J i feltet "Kvalifisert"
- I (Søknad innvilget) i feltet "Tilbud"
Se eksempel under.
Søkere som er kvalifiserte men som ikke skal få opptak til emnet
Dersom du har flere kvalifiserte søkere til emnet enn du har plasser, må søkerne rangeres. Rangering skjer ut fra de kriteriene som er oppgitt i emnebeskrivelsen. Les mer om informasjon om rangering i emnebeskrivelsene på på nettsiden om opprettelse og administrasjon av videreutdanningsemner ved HF (under avsnittet om "Opptak til emnet"). Husk imidlertid å overbooke noe, slik at emnet fylles opp dersom det blir frafall fra emnet.
For søkere som er kvalifiserte men som ikke skal få opptak til emnet, registrerer du følgende i bildet Kursdeltakelse samlebilde:
- J i feltet "Kvalifisert"
- IT (Ikke tilbud) i feltet "Tilbud"
Se eksempel under.
Søkere som ikke er kvalifiserte og ikke skal få opptak til emnet
Søkere som er ikke oppfyller de forkunnskapskravene som er satt for emnet, kan ikke få opptak til emnet, f.eks. søkere som ikke har generell studiekompetanse (GSK) eller søkere som ikke har den utdanningsbakgrunnen eller arbeidserfaringen som kreves.
Vær oppmerksom på at søkere uten registrert GSK først må GSK-vurderes (se mer om dette lenger opp på nettsiden). Det er først etter at seksjon for opptak har bekreftet at søker ikke har GSK eller at søker ikke har ettersendt nødvendig dokumentasjon at søkere uten GSK kan registreres som ikke kvalifiserte i Kursdeltakelse samlebilde.
For søkere som ikke er kvalifiserte og som derfor ikke skal få opptak på emnet, registrerer du følgende i bildet Kursdeltakelse samlebilde:
- N i feltet "Kvalifisert"
- AV (Ikke kvalifisert) i feltet "Tilbud"
Se eksempel under.
Oversikt over søkerne etter at opptaket er gjort
Når du har saksbehandlet alle søknadene, kan du bruke rapport FS431.001 Kursdeltakere til å se hvilke søkere som har fått opptak og ikke. I eksempelet under ser du hvordan tilbudsstatusfor hver søker vises i kolonnen "Tilb." hvis du haker av for "tilbudsstatus" under "Vis" øverst i rapporten.
Gi beskjed til studentene når saksbehandlingen er ferdig
Når du er ferdig med saksbehandlingen av søknadene, må søkerne få beskjed om at søknaden er ferdigbehandlet og at de kan se resultatet i EVUWeb. De som får opptak til emnet, må også få beskjed om at de skal takke ja (eller nei) i EVUWeb.
Hvis du saksbehandler søknader fortløpende etter hvert som de kommer inn, kan du sende e-post til én og én søker etter hvert som søknadene blir ferdigbehandlet. Se mer lenger opp på nettsiden om å sende e-post til enkeltpersoner.
Hvis du saksbehandler alle søknadene samlet etter at søknadsfristen er gått ut, kan du gi beskjed til alle søkerne samlet ved å sende e-post via rapport FS431.001 Kursdeltakere. Dette gjør du ved å velge riktig kurs- og tidskode og å hente rapporten med det utplukket du ønsker og deretter høyreklikke i rapporten og velge "Send e-post".
Dersom du vil sende ut en separat e-post til de som har fått opptak, f.eks. for å ønske velkommen og gi mer informasjon om hva de må foreta seg, kan du bruke rapport FS431.001 Kursdeltakere og hake av for "Vis kun tilbud", slik det er vist i eksempelet under, og deretter sende e-post fra rapporten.
Se ellers mer om informasjon til søkere til videreutdanningsemnet på nettsiden for opprettelse, opptak og administrasjon av videreutdanningsemner ved HF. [LENKE].
Opprette studieretter og melde til undervisning og eksamen
Søkerne som får plass på videreutdanningsemnet må takke ja i EVUWeb for å bekrefte at de vil ta emnet. Det er kun søkere der det er registrert tilbud og ja-svar i Kursdeltakelse samlebilde som kan få tildelt studierett og meldes til undervisning og eksamen.
Når søkerne har takket ja, kan du tildele studierett og melde studentene til undervisning og eksamen. Se oppskrift for dette på den sentrale nettsiden om å opprette søkere som studenter.
Se nøye i oppskriften hva som skal fylles ut og hvilke haker som skal være på for at det skal opprettes studieretter og at studentene samtidig blir meldt til undervisning og eksamen.