EVUWeb
For videreutdanningsemner brukes EVUWeb som søknadsportal. Der vises alle Etter- og videreutdanningsemnene ved UiO som det er mulig å søke på. Hvert videreutdanningstilbud blir synlig og søkbart i EVUWeb, og har egen frist for påmelding.
Siden videreutdanningsemner har søking via EVUWeb er det andre rutiner for disse emnene enn for ordinære emner. Dette medfører blant annet egne rutiner for å gjøre emnene tilgjengelige i EVUWeb og for saksbehandling av opptak til emnene. Se mer om dette lenger ned på denne nettsiden.
Organisering og tidspunkt
Generelt om videreutdanningstilbud ved HF
Innenfor EVU-feltet kan man tilby videreutdanning eller etterutdanning. Videreutdanningsemner gir uttelling i form av studiepoeng. Etterutdanning derimot er kortere kurs som ikke gir formell kompetanse, ikke er eksamensrettet og ikke gir studiepoengsuttelling. Ved HF tilbyr vi kun videreutdanning.
Det anbefales at videreutdanningsemnene har et studiepoengsomfang som går opp i 10 slik at det kan passe inn i gradsstrukturen. På HF har vi eksempler på videreutdanningsemner fra 2,5 sp til 30 studiepoeng.
Organisering av undervisning
Institutt/senter må selv vurdere hvordan undervisningen på et videreutdanningsemne skal organiseres (f.eks om undervisningen være fysisk og/eller digital), tidspunkt og om emnet skal gå over ett eller flere semestre. Som for ordinære emner bør disse vurderingene gjøres ut fra faglige og pedagogiske hensyn (se tips på nettsiden om Undervisningsopplegg, eksamen og evaluering for videreutdanningsemner). I tillegg bør man også ta med i betraktning hvem som er målgruppe for videreutdanningsemnet, og hvilke ønsker og behov de kan ha for tidspunkt og form for undervisning.
Finansiering
Institutt/senter må finne ut hvordan de enkelte videreutdanningsemnene skal være finansiert. Et videreutdanningstilbud kan være internt finansiert (med studiepoengproduksjon) på samme måte som for ordinære emner, eksternt finansiert eller ha blandet finansiering. Les mer om de ulike finansieringsmodellene.
Institutt/senter må melde inn hva slags finansieringsmodell emnet skal ha samtidig med at emnet meldes inn til oppretting i EpN.
Tidspunkt for oppretting av emner
Det vil være en fordel å beregne god tid på prosessen med å skulle utvikle og opprette videreutdanningsemner. Saksgangen for oppretting av videreutdanningstilbud er mer omfattende enn for ordinære emner og involverer institutt/senter, fakultet og Studieavdelingen sentralt. Se mer om saksgangen for oppretting av videreutdanningsemner.
Når man skal velge tidspunkt for å starte prosessen med å opprette videreutdanningsemner, bør man bla. tenke på følgende:
- Når bør emnebeskrivelsen være publisert? Se mer om Kommunikasjonsseksjonens informasjon om promotering av videreutdanningsemner.
- Når ønsker man at søkere skal se og søke på emnet i EVUweb?
- Når har målgruppen for videreutdanningsemnet behov for å få informasjon om et videreutdanningstilbud? Og når har de behov for å få svar på om de får plass på emnet?
- Trenger de for eksempel å finne emner og få svar om de får plass på et emne ekstra tidlig, for å få avklart fri eller eventuell betaling med egen arbeidsgiver
- Har de ikke mulighet til å forplikte seg til studier lang tid i forveien, men heller behov for å kunne søke (og få svar) på emnet kort tid før emnet starter?
- Vil det være behov for å avklare undervisningstidspunkt og finne sted/rom tidlig, slik at det kan være informasjon om dette i emnebeskrivelsen?
Opptakskrav
Alle videreutdanningsemner skal ha generell studiekompetanse (GSK) som opptakskrav. Men utover GSK er det opp til fagmiljøene å sette opptakskrav for videreutdanningsemner.
Opptakskravene bør ikke være for omfattende, siden dette øker kravet til dokumentasjon og gjør saksbehandlingen mer tidkrevende. Det kan derfor være lurt å vurdere om opptaks- og dokumentasjonskrav utover GSK er nødvendig, eller om det f.eks. kan være like nyttig å informere om anbefalt målgruppe for emnet.
Noen eksempler på opptakskrav utover GSK:
- Et emne på masternivå kan f.eks. ha opptakskrav om oppnådd bachelorgrad, men uten spesifikke krav om bestemte emner eller faglig innhold fra lavere grad.
- At søker er ansatt i en bestemt type virksomhet, eller har en konkret stilling/arbeidsoppgave, f.eks. lærer, ansatt på et museum, beredskapsarbeid.
- At søker har vært i arbeid et bestemt antall år.
Lenger ned på nettsiden, under avsnittet om å lage tekster til emnebeskrivelsen, er det mer detaljert beskrivelse om hva man må ha med i emnebeskrivelsen av informasjon om opptak til emnet.
Samlet videreutdanningstilbud eller enkelstående emner
Institutt/senter må selv beslutte å tilby videreutdanningsemner, og videre vurdere om det skal være et samlet videreutdanningstilbud som består av flere emner, eller om det skal være enkeltstående emner som fungerer som egne videreutdanningstilbud.
Dersom institutt/senter ønsker å tilby flere emner som et samlet videreutdanningstilbud (men i et omfang av færre enn 60 studiepoeng), må det sendes søknad til fakultetet om å få opprettet dette før man kan opprette de enkelte emnene. Det samlede tilbudet må opprettes som et FS-studieprogram, og dette må etableres i FS før emnene blir opprettet. Ta kontakt med evu-arbeidsstotte@hf.uio.no dersom dere planlegger å opprette et slikt tilbud, slik at det kan legges en plan for søknad og videre arbeid med emnene som skal inngå i tilbudet.
Dersom institutt/senter ønsker å opprette videreutdanningen som enkeltstående emner, der søkerne søker til ett og ett emne, se neste punkt for saksgang for oppretting av emner.
Saksgang for oppretting av videreutdanningsemner
Saksgangen for oppretting av videreutdanningsemner er som følger:
- Institutt/senter lager tekster til emnebeskrivelsen for emnet.
- Institutt/senter melder inn emnet med emnebeskrivelse til oppretting via EpN.
- Institutt/senter ber fakultetets studiewebredaktør om å publisere emnebeskrivelsen.
- Kommunikasjonsseksjonen lenker opp emnebeskrivelsen på HFs nettside om videreutdanning ved HF.
- Institutt/senter melder inn emnet som et videreutdanningstilbud til Seksjon for opptak (UiO sentralt).
- Seksjon for opptak sørger for at emnet blir lagt ut på EVUweb.
Lage tekster til emnebeskrivelse for videreutdanningsemnet
Institutt/senter bør lage tekstene til emnebeskrivelsene så tidlig som mulig. Kommunikasjonsseksjonen kan være behjelpelige med å se gjennom tekster med tanke på klarspråk, leservennlighet og søkermotoroptimalisering.
Se også følgende nettside med HFs krav til emnebeskrivelser om hva som skal være med av informasjon i de ulike feltene i emnebeskrivelsen. Vær oppmerksom på at det kan være behov for å tilpasse tekstene i emnebeskrivelsen til målgruppen for videreutdanningsemnet.
I punktene under er det beskrevet hva som bør være med under de ulike punktene i emnebeskrivelsene for videreutdanningsemner.
Kort om emnet
Dersom emnet er beregnet for en bestemt målgruppe, kan du gjerne skrive inn noe om det under dette punktet i tillegg til vanlig informasjon om emnets faglige innhold/tema.
Opptak til emnet
Se generell informasjon om opptakskrav lenger opp på nettsiden. Alle opptakskravene må være med i emnebeskrivelsen under dette punktet.
Det må være informasjon om at det er krav om generell studiekompetanse for å kunne ta emnet. Eksempel på en slik tekst er: "For å ta emnet kreves det generell studiekompetanse (GSK)".
Hvis det er opptakskrav utover GSK, må det formidles tydelig hvordan kravene dokumenteres. Man kan f.eks. be søkerne laste opp bekreftelse på:
- fullført bachelorgrad.
- at de har et bestemt antall års arbeidserfaring.
- at de er ansatt i en bestemt type virksomhet, eller har en konkret stilling/arbeidsoppgave.
EVUWeb
Det må være informasjon om at søkerne skal søke på emnet i EVUweb. Når emnet blir opprettet kan det legges inn en generell tekst (som kan byttes ut senere), f.eks.:
"Du søker på dette emnet i EVUWeb. Søknadsfristen vil være i løpet av [måned]. Det kommer mer informasjon om søknadsprosessen og søknadsfrist for [semester] når dette er klart."
Søknadsfristen for videreutdanningsemnet blir ikke endelig avklart før emnet er meldt inn som videreutdanningstilbud og seksjon for opptak har gjort emnet søkbart i EVUWeb Se mer informasjon om dette lenger ned på nettsiden. Etter at emnet har blitt opprettet og er lagt inn i EVUWeb, kan det legges inn en lenke som leder direkte til emnet og søknadsfristen kan oppdateres. Dette kan gjøres av fakultetets EpN-koordinator.
Legg gjerne også inn informasjon om når søkerne kan forvente å få svar på søknaden.
Rangering av søkere
Hvis det er begrenset antall plasser på videreutdanningsemnet, bør det være informasjon under "Opptak til emnet" om hvordan søkerne skal rangeres dersom det er flere kvalifiserte søkere enn det er plasser.
Hvis man har opptakskrav utover GSK, kan man ta utgangspunkt i disse for rangering. Hvis søkerne f.eks. må ha et bestemt antall års arbeidserfaring, kan man rangere de med mest erfaring foran de med mindre erfaring. For emner som bare har GSK som forkunnskapskrav, kan rangering f.eks. gjøres ved at de søkerne som søker først får plass først.
Det er en fordel å legge opp til en så enkel rangering som mulig, slik at saksbehandlingen ikke blir for komplisert og at det er enkelt å forstå for søkerne. Ved eventuelle henvendelser eller klager bør det også være enkelt å redegjøre for den rangeringen som er gjort.
Skolepenger/studieavgift
I emnebeskrivelsene til alle videreutdanningsemner må det være informasjon om skolepenger/studieavgift, fordi det er lokale opptak til disse emnene. Denne informasjonen legges inn under "Opptak til emnet".
Teksten som kan legges inn om studieavgift finner du på den sentrale nettsiden om studieavgift.
Info om engelskkrav på masteremner som tilbys på engelsk
For videreutdanningsemner som tilbys på engelsk på masternivå, må studentene oppfylle engelskkravet tilsvarende English proficiency requirement for master's programmes taught in English. Det må være informasjon om dette under "Opptak til emnet" i emnebeskrivelsen.
Undervisning
Skriv gjerne inn tidspunktene for undervisningen og sted (dersom dette er avklart). Hvis tidspunktene ikke er avklart, bør det være informasjon om hvordan undervisningen organiseres og når i semesteret undervisningen vil foregå.
Mange av søkerne til videreutdanningsemner ønsker å vite pensumlitteraturen før de søker på et emne. Fakultetet anbefaler derfor at pensumliste blir publisert samtidig som emnet publiseres. For tidlig opprettelse av semesterside og pensumliste i Leganto, ta kontakt med Fridtjof Jerve.
Se nettsiden om undervisningsopplegg, eksamen og evaluering for mer informasjon og tips om undervisning på videreutdanningsemner.
Dersom du skriver om Canvas under punktet om undervisning i emnebeskrivelsen, skriv gjerne inn litt informasjon om dette systemet, siden målgruppen for videreutdanningsemnene ikke nødvendigvis er kjent med de ulike systemene som brukes på UiO. Eksempel på forklarende tekst som kan brukes om Canvas er:
"Undervisningen består av moduler i Canvas. Canvas er en digital læringsplattform som brukes på Universitetet i Oslo."
Eksamen
I tillegg til informasjon om vurderingsform, anbefaler fakultetet at eksamensdato blir publisert samtidig som emnebeskrivelsen publiseres. Enten kan dette skrives inn i selve emnebeskrivelsen under punktet om eksamen, eller det kan henvises til at man kan finne eksamensdato på semestersiden.
Dersom du skriver om Inspera under punktet om eksamen i emnebeskrivelsen, skriv gjerne inn litt informasjon om dette systemet, siden målgruppen for videreutdanningsemnene ikke nødvendigvis er kjent med de ulike systemene som brukes på UiO. Eksempler på forklarende tekst som kan brukes om Inspera er:
"Eksamen er en firetimers skoleeksamen som leveres i Inspera. Inspera er eksamenssystemet som brukes på Universitetet i Oslo."
"Eksamen er en tredagers hjemmeeksamen som leveres i Inspera. Inspera er eksamenssystemet som brukes på Universitetet i Oslo."
Opprette videreutdanningsemner via EpN
Se rutinebeskrivelse for å opprette videreutdanningsemner i EpN. Se også avsnittene over om å lage tekster til emnebeskrivelser for videreutdanningsemner, for å se hvilken informasjon som må med i emnebeskrivelsene.
Instituttet/senter må selv vurdere tidspunkt for å melde inn videreutdanningsemner. Det er en fordel om videreutdanningsemner kan meldes inn til én av EpN-fristene, se fristene øverst på nettsiden med EpN-veiledninger for HF. Dersom det er ønskelig å opprette videreutdanningsemner utenom de fristene som er fastsatt for EpN, ta kontakt med Anne Løken. Se også mer om organisering og tidspunkt av videreutdanningsemner lenger opp på nettsiden.
Publisering av emnebeskrivelsen
Før emnebeskrivelsen kan publiseres, må institutt/senterpå vanlig måte sjekke og korrekturlese index-filen for videreutdanningsemnet og få rettet eventuelle feil og gjort endringer. Når emnebeskrivelsen for ferdig korrekturlest og klar til å bli publisert, kan du be Fridtjof Jerve om å publisere den.
Emnebeskrivelsen lenkes opp på HFs nettside om videreutdanning
Når emnebeskrivelsen er publisert, sørger Kommunikasjonsseksjonen for at emnebeskrivelsen blir lenket opp fra Nettsiden om videreutdanning ved HF.
Innmelding av emnet som et videreutdanningstilbud
Det er seksjon for opptak (UiO sentralt) som må sørge for at videreutdanningstilbudet blir synlig og søkbart i EVUweb. Institutt/senter må derfor melde inn videreutdanningsemnet via følgende nettskjema. Videreutdanningstilbud må meldes inn i god tid før de skal være synlige og søkbare i EVU-web, og senest 1 uke før tilbudet skal åpnes.
Vær oppmerksom på at emnet må være opprettet og emnebeskrivelsen publisert før emnet kan meldes inn til som videreutdanningstilbud for å bli synlig og søkbart i EVUweb.
Seksjon for opptak går gjennom de innmeldte opplysningene, og sørger for at det blir klargjort for opptak via EVUweb. De tar kontakt med saksbehandleren som har sendt inn nettskjemaet ved behov for avklaringer og gir vedkommende beskjed når tilbudet er opprettet og blir søkbart i EVUweb.
Se under for mer detaljert informasjon om utfylling av noen av punktene i skjemaet. Hvis du har spørsmål, ta kontakt med Anne Løken.
Utfylling av datofeltene i skjemaet
I nettskjemaet må du fylle inn en del datoer som er seksjon for opptak trenger til sine registreringer for å få emnet ut i EVU-web. Dette gjelder bla. søknadsfrist og når undervisningen starter og slutter. Noen av datoene som skal meldes inn vil i tillegg ha betydning for når videreutdanningsemnet blir synlig og søkbart i EVU-web og når studentene kan svare på tilbudet. Det er derfor viktig at du velger datoer som passer med saksbehandlingen av søknadene til emnet. Se flere detaljer om dette i punktene under.
Når skal tilbudet bli synlig i EVU-web?
I dette datofeltet skriver du inn den datoen som dere ønsker at videreutdanningsemnet skal bli synlig i EVU-web slik at søkerne kan begynne å søke på emnet.
Når skal tilbudet fjernes fra EVU-web?
Tilbudet (videreutdanningsemnet) skal først fjernes fra EVU-web etter at all saksbehandling er ferdig og etter at søkerne som har fått opptak har takket ja eller nei. Denne datoen må derfor være senere enn søknadsfristen for emnet og den må også være senere enn svarfristen.
Årsaken til at denne datoen må settes senere enn svarfristen, er at søkerne som har fått opptak ikke vil få takket ja eller nei på tilbudet dersom dette er fjernet fra EVU-web. Og da vil de heller ikke finne igjen søknaden sin i EVU-web.
Datoer for studierett
I skjemaet må du også legge inn datoer for når studentene skal få studierett fra og hvilken dato studieretten skal avsluttes. For videreutdanningstilbudene på HF bruker vi de samme datoene som vi bruker for andre studieretter. Du kan derfor fylle inn følgende datoer i disse feltene:
- I feltet "Fra hvilken dato skal deltakerne få studierett? Angi dato for når studieretten skal starte":
- For emner som går om høsten: 02.08.202X
- For emner som går om våren: 02.01.202X
- I feltet "Hvilken dato skal studieretten avsluttes? Angi dato for når studieretten skal avsluttes":
- For emner som går om høsten: 31.12.202X
- For emner som går om våren: 30.06.202X
Andre opplysninger
Nederst i nettskjemaet er det et kommentarfelt der man har mulighet til legge inn enkle spørsmål søkerne kan få når de søker på videreutdanningsemnet i EVU-web. Der kan du legge inn eventuelle spørsmål dere trenger svar på før studentene får opptak. For alle videreutdanningsemner er det også nyttig å ha med et spørsmål om hvor søker fikk vite om studietilbudet. Spør gjerne: "Hvordan fikk du først vite at UiO tilbyr dette tilbudet?". Send svarene dere får inn på dette spørsmålet til kommunikasjon@hf.uio.no, det vil gi oss verdifull informasjon som kan brukes i arbeidet med promotering av videreutdanningstilbudene.
Oppdatere informasjon om opptak i emnebeskrivelsen
Når emnet er opprettet som videreutdanningstilbud og er lagt ut i EVUweb, kan teksten om opptak i emnebeskrivelsen oppdateres.
Det kan legges inn en lenke direkte til det aktuelle videreutdanningsemnet i EVUWeb, slik at det blir enklere for søkerne å finne fram til riktig emne. I tillegg kan oppdatert informasjon om søknadsfristen legges inn. Ta kontakte Anne Løken, som sørger for å legge inn en slik lenke under "Opptak" i emnebeskrivelsen.
Tilby videreutdanningsemner på nytt
Saksgangen når du skal tilby et videreutdanningsemne på nytt, er som følger:
- Institutt/senter oppdaterer emnebeskrivelsen for emnet via EpN.
- Institutt/senter ber fakultetets studiewebredaktør om å publisere ny versjon av emnebeskrivelsen.
- Institutt/senter melder inn emnet som et videreutdanningstilbud til Seksjon for opptak (UiO sentralt).
- Seksjon for opptak sørger for at emnet blir lagt ut på EVUweb.
- Institutt/senter sørger for promotering av tilbudet.
Oppdatere emnebeskrivelsen
Når et videreutdanningsemne skal tilbys på nytt, må emnebeskrivelsen for emnet oppdateres. Dette gjøres via EpN.
I tillegg til eventuelle endringer som skal gjøres emnets innhold, læringsutbytter, undervisnings- eller eksamensinformasjon, er det særlig viktig at informasjonen om opptak til emnet blir oppdatert for det aktuelle semesteret.
Det er en fordel om videreutdanningsemner kan sendes til FS-klarering til én av EpN-fristene, se fristene øverst på nettsiden med EpN-veiledninger for HF. Dersom det er ønskelig å ferdigstille videreutdanningsemner utenom de fristene som er fastsatt for EpN, ta kontakt med Anne Løken.
Publisering av emnebeskrivelsen
Før emnebeskrivelsen kan publiseres, må institutt/senter på vanlig måte sjekke og korrekturlese index-filen for videreutdanningsemnet og få rettet eventuelle feil og gjort endringer. Når emnebeskrivelsen for ferdig korrekturlest og klar til å bli publisert, kan du be Fridtjof Jerve om å publisere den.
Innmelding av emnet som et videreutdanningstilbud
Videreutdanningsemner må meldes inn som et videreutdanningstilbud hver gang de skal tilbys. Dette må gjøres for at emnet skal bli synlig og søkbart i EVUweb.
Det er seksjon for opptak (UiO sentralt) som må sørge for dette, og institutt/senter må derfor melde inn videreutdanningsemnet via følgende nettskjema. Videreutdanningstilbud må meldes inn i god tid før de skal være synlige og søkbare i EVU-web, og senest 1 uke før tilbudet skal åpnes. Se mer detaljert om utfylling av skjemaet lenger opp på denne nettsiden.
Hvis du har spørsmål til utfylling av skjemaet, ta kontakt med Anne Løken.
Vær oppmerksom på at emnebeskrivelsen må være oppdatert og den oppdaterte versjonen må være publisert før emnet kan meldes inn til som et videreutdanningstilbud.
Seksjon for opptak går gjennom de innmeldte opplysningene, og sørger for at det blir klargjort for opptak via EVUweb. De tar kontakt med saksbehandleren som har sendt inn nettskjemaet ved behov for avklaringer og gir vedkommende beskjed når tilbudet er opprettet og blir søkbart i EVUweb.
Oppdatere informasjon om opptak i emnebeskrivelsen
Når emnet er opprettet som videreutdanningstilbud på nytt og er lagt ut i EVUweb, kan teksten om opptak i emnebeskrivelsen oppdateres, hvis det er behov for det.
Det kan legges inn en lenke direkte til det aktuelle videreutdanningsemnet i EVUWeb, slik at det blir enklere for søkerne å finne fram til riktig emne. Ta kontakte Anne Løken, som sørger for å legge inn en slik lenke under "Opptak" i emnebeskrivelsen.
Promotering av videreutdanningsemnet
Når videreutdanningsemner tilbys igjen, er det i hovedsak opp til instituttene å promotere det videre.
Saksbehande søknader
Alle søknader som kommer inn via EVUWeb må saksbehandles. Se følgende FS-veiledning om å behandle søknader om opptak til videreutdanningsemner ved HF.
Det er mulig å følge med på hvor mange søknader som kommer inn underveis før søknadsfristen går ut. Fremgangsmåten for det står også beskrevet på nettsiden i lenken over.
Ved spørsmål eller støtte til saksbehandling i FS, ta kontakt med Anne Løken.
Informasjon til søkere/studenter
Erfaringsmessig kan søkere til videreutdanningsemner ha behov for mer og hyppigere informasjon enn vi vanligvis gir til studenter på ordinære studietilbud. Dette kan dreie seg om informasjon om søknadsprosess, de tekniske systemene som skal brukes i studiet og om selve innholdet og det pedagogiske opplegget på emnet. Det kan derfor være en fordel å sende flere e-poster underveis i søknads- og opptaksprosessen for emnet, først til de som har søkt og deretter til de av søkerne som får plass på emnet (og blir studenter). På den måten vil søkerne/studentene kunne vite hva de må foreta seg og hva de kan forvente av studiet, samtidig som de kan føle seg velkomne. Ved å sende ut slik informasjon, vil man forhåpentlig også redusere behovet for enkelthenvendelser fra søkerne/studentene.
Informasjonen som sendes til søkerne/studentene bør tilpasses og skreddersys til hvert enkelt videreutdanningsemne. Under finner du noen forslag til hva slags type informasjon du kan sende og hva som kan være egnede tidspunkter for dette.
Informasjon om saksbehandlingstid/tidspunkt for svar
De som sender inn en søknad i EVUWeb om å ta et videreutdanningsemne får en bekreftelse på e-post om at søknaden til emnet er mottatt. Denne sendes ut automatisk som en kvittering når søkeren har søkt i EVUWeb. I denne kvitterings-eposten får søker beskjed om å se mer informasjon om emnet i emnebeskrivelsen (som lenkes opp), men det er ikke noen informasjon ut over dette.
Dersom det vil ta litt tid fra søkerne søker i EVUWeb til de får svar på søknaden, kan det være en fordel å sende e-post til søkerne med informasjon om når de kan forvente å få svar. Se mer om hvordan du kan sende slike e-poster i FS-veiledningen for å behandle søknader til videreutdanningsemner ved HF.
Informasjon når saksbehandlingen er ferdig
Når du er ferdig med saksbehandlingen av søknadene i FS, må søkerne få beskjed om at søknaden er ferdigbehandlet og at de kan se resultatet i EVUWeb. Hvis du behandler søknadene etter hvert som de kommer inn, kan du sende e-poster fortløpende til én og én søker. Men dersom du saksbehandler alle søknadene samlet etter at søknadsfristen er gått ut, kan du sende en samlet e-post til alle søkerne. De som får opptak til emnet, må i tillegg få beskjed om at de skal takke ja (eller nei) i EVUWeb. Se mer om hvordan du kan sende slike e-poster i FS-veiledningen for å behandle søknader til videreutdanningsemner ved HF.
I e-posten(e) du sender til de studentene som har fått opptak på emnet kan du f.eks. ha med følgende:
- ønske velkommen til studiet/emnet
- informasjon om at de må semesterregistrere seg i Studentweb og betale semesteravgift (Studentene blir manuelt meldt undervisning og eksamen til emnet, så de trenger ikke å melde seg til emner selv).
- Informasjon om oppstart (hvis studentene samles fysisk eller digitalt til undervisning) og eventuelle forberedelser de må gjøre i forkant.
- kontaktpunkt for henvendelser
Informasjon før oppstart
Vanligvis vil det gå litt tid fra studentene får opptak til emnet og til undervisningen starter. I dette tidsrommet kan det være lurt å sende e-post til studentene med en påminnelse om oppstart av emnet. Hovedårsaken til å sende en slik e-post er å vise studentene at vi ikke har glemt dem, samt å sørge for at de holder fokus på studiet de skal ta og forhåpentligvis ikke trekker seg.
I en slik e-post kan du f.eks. gjenta viktig informasjon som har blitt gitt i tidligere e-poster og gi informasjon om hva studenten må gjøre før undervisningen starter (f.eks. logge seg inn i Canvas, lese noe av pensum, svare på en undersøkelse e.l.).