Innholdsfortegnelse
Forarbeid før timeplanlegging er i gang
Kvalitetssikre timeplanlegging underveis i prosessen
- Kvalitet av grunnlagsdata FØR hovedkjøring
-
Sjekkliste for aktiviteter som skal være med i hovedbestilling (som ikke forhåndslegges)
Forarbeid før timeplanlegging er i gang
Ferdighetene til den enkelte timeplanlegger
- Den enkelt timeplanlegger bør ha tilstrekkelig kunnskap for å utføre oppgavene sine.
- Nødvendig ferdigheter kan varierer mellom enheter, men også mellom enkelte emner med tanke på graden av kompleksitet.
- Sørg for at nye timeplanlegger melder seg til TP-Grunnkurs/e-kurset så tidlig som mulig og er med på alle arbeidsstuene.
- Ta kontakt med TP sentralt for å bestille opplæring hvis nødvendig.
- Det kan være hensiktsmessig å gi nye timeplanlegger personlig opplæring gjennom koordinator eller erfarne timeplanleggere på enheten din.
- Vis nye timeplanlegger hvor de finner BOTT sine generelle TP-veiledninger og lokalt informasjon om TP fra UiO
Informasjonsflyt og opplæring blant timeplanleggere
- Skaffe deg en oversikt over alle timeplanleggerne på enheten din.
- Opprett en felles kommunikasjonskanal med dine timeplanlegger (e-post-liste, teams-kanal eller lignende).
- Opprett gjerne lokale nettsider med særskilt informasjon om timeplanlegging på enheten din.
- Arranger en eller flere arbeidsstuer for timeplanleggere i perioden mesteparten av arbeidet foregår.
- Bestill kurs og/eller bistand til arbeidsstuene fra TP-sentralt hvis nødvendig.
Regler hvordan timeplanlegging bør gjøres på enheten din
-
Sørg for at alle timeplanleggere har godt kjennskap til fremdriftsplan for timeplanlegging, i tillegg til de interne fristen som du har satt.
-
Slike regler kan med fordel også legges ut på de lokale TP-nettsider (på fakultetet/enheten din)
-
På enheter som har emner som inngår i hovedbestillingen av undervisning (TP finner egnet tid og rom) bør det være klare begrensninger for bruk av forhåndtsvalgt tid, dato og rom.
-
Forhåndsvalgt Tid/dato og rom bør kunne begrunnes og meldes på forhånd til deg som koordinator.
Kvalitetssikre timeplanlegging underveis i prosessen
Kvalitet av grunnlagsdata FØR hovedkjøring
- Sett lokale frister når all grunnlagsdata må være registrert.
- Bruk tiden mellom den interne fristen og hovedbestilling for å kvalitetssikre grunnlagsdata sammen med timeplanleggere dine.
- I TP finnes det ulike rapporter for å hjelpe med timeplanlegging av undervisning og eksamen. På TP sine sider finner du også veiledninger for flere rapporter.
- Bruk rapportene aktiv for å kvalitetssikre grunnlagsdata på enheten din og for å oppdage feil og svakheter i grunnlagsdata FØR hovedbestillingen.
- Henvis timeplanleggere til rapportene (og veiledning til rapportene) for å kvalitetssikre egen grunnlagsdata. Spesielt nyttig for timeplanleggere er veiledning for oversiktsrapport over alle aktiviteter
- Sjekk romdata (for eksempel om rommet skal være stengt, hvilke stedkoder som har rettighet til ulike rom i de forskjellige faser, antall plasser, utsyr osv.). Ta kontakt med TP sentralt hvis du lurer på noe eller trenger hjelp til å endre romdata.
- TP har en egen veiledning for rom-administrasjon som kan utføres av TP-koordinator.
- Be timeplanleggere om oppdatering/sjekk av studentgrupper hvert semester.
- Husk at bare så mange aktiviteter skal kollisjonssikres som er nødvendig for at studenter får minst en mulig kollisjonsfri studieløp.
Sjekkliste for aktiviteter som skal være med i hovedbestilling (som ikke forhåndslegges)
- Sørg for at alle timeplanforekomster har minst
- Ukemønster (f.eks. fra uke 3 - uke 15)
- Varighet i timer (for de fleste aktiviteter 1 t. og 45 min.)
- Antall studenter det trengs plass til
- Studentgrupper, dersom emnet inngår som obligatorisk i ett eller flere studieløp
- Fagpersoner bør være lagt til før hovedbestilling slik at dem kollisjonssikres - Sørg for at timeplanleggere vet om uker hvor det ikke skal legges undervisning (semesterstart, jul, påske osv.).
- Sørg for at det ikke legges flere uker enn antall økter i emnet tilsier.
- Timeplanleggere bør beregne antall studenter så nøye som mulig og tar høyde for romsituasjon på enheten din (f. eks. bør det ikke velges 50 plasser hvis de fleste undervisningsrom har 48 plasser på enheten din).
- TP prøver i hovedbestilling bare å finne rom for aktiviteter med mer enn 50% utnyttelsesgrad (dvs. forhold mellom plasser i rommet og antall studenter som er meldt inn til aktiviteten).
- Aktivitetstider som ikke skal legges i hovedbestillingen må være "unntatt fra hovedbestillingen".
Sjekkliste for aktiviteter som forhåndslegges
- Sjekk nøye om aktiviteter må forhåndslegges.
- Jo mer forvalgt data (dato, klokkeslett, rom) jo vanskeligere er det for TP å oppfylle kravene.
- Utnytt "Slots" hvis du forhåndsleggger aktiviteter (Eksempel: en aktivitet som varer i 1 time og 45 min. bør begynne kl. 8:15 eller 10:15, men ikke kl. 8 eller kl. 9:15)
- Det som er forhåndslagt bør vanligvis også bestilles FØR hovedkjøringen, men bare i samråd med koordinator.
- Sørg for at det ikke forhåndslegges aktiviteter på helligdager.
- Gjør timeplanleggere bevist om skille mellom ønsker og reele behov. Hvis det dreier seg om ønsker, kan TP tar høyde for det med funksjonen "fortrukket tid".