Formål og risiko
Dok. dato: 26.11.2009
Rev. dato: 09.09.2010
Målgruppe: Ledelsen og styre ved fakulteter og institutter samt sentralt og medarbeidere i økonomifunksjonen.
Hyppighet: 5-årige prognoser pr tertial og årsbudsjett i desember
Rutineansvarlig: Seksjon for prosjekt/prosessforbedring i Administrativ støtte, si-prosjekt@admin.uio.no
Formål:
Sikre god treffsikkerhet på 5-årige prognoser som skal synliggjøre enhetenes handlingsrom, risiko, prioriteringer og forpliktelser samt støtte beslutningene i plan- og styringsprosessen ved UiO.
Mens budsjetter uttrykker en plan, vil prognosen uttrykke en revidert plan gitt nye forutsetninger i fortid og fremtid. 5-årige prognoser skal bidra til å fokusere fremover gitt endring fra planer og forutsetninger, samt gi ledelsen en oppdatert status av forventet aktivitetsforløp.
Risiko
Mangelfull kvalitet i planarbeidet fører til svak økonomistyring og dermed dårlig forvaltning av ressursene ved UiO
Kommentar:
Rutinen må sees i sammenheng med plan- og styringsprosessen ved UiO som er beskrevet ved UiOs årshjul. Rutinen må også sees i sammenheng med utarbeidelse av årsplan.
Gjennomføring
Tentative rammer foreligger fra Lederstøtte i begynnelsen av april. Endelig ramme vedtas av universitetsstyret og foreligger i slutten av juni.
Enhetene utarbeider 5 årige inntektsestimater ved bruk av Inntektssimulator. Her estimeres fremtidige resultatbaserte inntekter av studiepoengproduksjon, publ.poeng, EU
- NFR inntekter og doktorgrader, samt oppdatering av satsinger og andre øremerkede midler.
Lederstøtte og Administrativ støtte er ansvarlig for å tilrettelegge for en effektiv budsjetterings- og prognoseprosess internt. Dette inkluderer også kommunikasjon av rammene for arbeidet, tilby verktøy og gjennomføre opplæring.
Fakultetene eller tilsvarende enheter er ansvarlig for gjennomføring av intern budsjetterings- og prognoseprosess, og for å levere budsjetter og prognoser i tråd
med egne prioriteringer og handlingsrom.
Endelig årsbudsjett og langtidsprognose rapporteres medio desember for godkjenning og overføring til hhv Oracle økonomisystem og Kuben.
1. Utarbeider veiledere for budsjettering samt budsjetteringsverktøy
Utførende: Lederstøtte og Administrativ støtte
Frist: Ultimo august
Veiledere spesifiserer prinsippene/rammene for arbeidet med frister. Brukerveiledning for verktøyene og kurstilbud er tilgjengelig på UiOs nettsider.
2. Etablere aktivitetsplan for intern budsjetteringsprosess
Utførende: Økonomileder fakultetsnivå
Frist: Innen september
- Avtale tidspunkt og rammer for estimering av fremtidige inntekter (basis/prosjekt)
- Avtale tidspunkt og rammer for budsjettmøter med instituttledelsen og prosjektledere.
- Ledelsesforankring/godkjenning av prosess.
3. Gjennomgang av prosjektbudsjetter
Prosjektcontroller fasiliterer møter mellom prosjektledere og prosjekteiere for gjennomgang av
- prognosen for inneværende år
- budsjett per prosjekt for hele prosjektets levetid
- godkjenning av endringer
- beskrivelse av tiltak og usikkerhetsfaktorer
Utførende: Prosjektcontroller Fakultetsnivå/instituttnivå
Frist: Medio oktober
Verktøy:
4. Gjennomgang av instituttbudsjetter og 5-årige prognoser
Økonomicontroller fasiliterer møter med instituttledere (eller tilsvarende) og kontorsjefer (eller tilsvarende) for gjennomgang av
- estimering av fremtidige inntekter
- 5-årig prognose
- budsjett pr aktivitet/tiltak
- godkjenning av endringer
- beskrivelse av tiltak og usikkerhetsfaktorer
Det avholdes ofte to budsjettmøter med instituttledelsen.
Utførende: Økonomicontroller fakultetsnivå/instituttnivå
Frist: Ultimo oktober
Verktøy:
- Inntektssimulator
- Buddy
5. Import av 5-årig prognose til Kuben
Utførende: Økonomicontroller fakultetsnivå
Frist: Fortløpende, med frist ihht bestilling (medio desember)
Økonomicontroller laster opp oppdatert 5-årig prognose fra Buddy til Kuben.
Verktøy:
- Buddy
- Kuben
6. Presentasjon og godkjenning av styret
Økonomifunksjonen presenterer budsjettet for fakultetsstyret/instituttstyret for godkjenning
Utførende: Økonomileder og økonomicontroller fakultetsnivå/ instituttnivå
Frist: Medio november/desember
- Basis- og prosjektøkonomien
- Usikkerhets- og risikomomenter
- Kommentarer
- Eventuelle analyser
7. Overføre data til økonomisystemet
ADS laster over periodisert årsbudsjett fra Buddy til OA (ADI).
Utførende: Administrativ støtte (ADS)
Frist: Medio desember
Verktøy:
- Buddy
- ADI
8. Innlevering av ledelseskommentarer
Utførende: Dekan og fakultetsdirektør
Frist: Månedsskifte januar/februar
Se også
9. Presentasjon i Universitetsstyret
Enhetenes årsbudsjetter og 5- årige prognoser presenteres for Universitetsstyret.
Utførende: Lederstøtte
Frist: Mars
Se også
10. Prognoseutarbeidelse ifm 1. tertial
Utførende: Økonomileder
Følg punktene 2-6 med fokus på endringer fra siste tertial.
Frist: Fortløpende, med frist ihht bestilling (slutten av mai)
Se også
Rutine for virksomhetsrapportering
10. Prognoseutarbeidelse ifm 2. tertial
Utførende: Økonomileder
Frist: Fortløpende, med frist ihht bestilling (slutten av September)
Følg punktene 2-6 med fokus på endringer fra siste tertial.