1. Brukere
Saksbehandlere trenger de nødvendige tilganger for å kunne utføre arbeidet sitt, samtidig som det er viktig at det kun er få brukere som for eksempel skal ha tilgang til å endre i eksamensprotokollen.
- Når gjøres dette: Løpende aktivitet.
- Ansvar for å opprette og vedlikeholde brukere: Avdeling for studieadministarsjon (SADM)
- Ansvar for å gi brukere de ulike tilgangene: SADM/DIG
Se egen rutine for tilgang og bruk av FS
2. Emner og studieprogram
Emner og studieprogram som skal rapporteres, må være opprettet i FS
- Når gjøres dette: Løpende aktivitet.
- Ansvarlig for å opprette emner og studieprogram: SADM
- Rettigheter til å endre emner og studieprogram: Fakultet og SADM
Se egen rutine for opprettelse av emner og studieprogram
3. Eksamen
Studenter kan selv opprette eksamensmeldinger via Studentweb, enten fra utdanningsplanen eller direkte eksamensmelding. Saksbehandlere kan også opprette og endre vurderingsmeldinger og delmeldinger. Alle emner som har vurdering må ha en vurderingskombinasjon. I tillegg må det opprettes vurderingsenheter for hver eksamen (vurdering).
- Når gjøres dette: I begynnelsen av semesteret eller på slutten av foregående.
- Hvem har ansvar for å opprette vurderingskombinasjoner og vurderingsenheter: Fakultetene
- Hvem har tilgang til å opprette/endre vurderingsmeldinger: Fakultetene
Når saksbehandler har kontrollert at dataene i sensuren på vurderingsmeldingene er riktige, kjøres en rutine som automatisk flytter resultatene over i vurderingsprotokollen. De tilsvarende data i vurderingsmeldingen blir da fjernet.
- Hvem har ansvar for å registrere sensur: Fakultetene
- Hvem har ansvar for å beregne samlet karakter: Fakultetene
- Hvem har ansvar for å korrekturlese vurderingsresultater før overføring til protokoll: Fakultetene
- Hvem har ansvar for å overføre vurderingsresultater til vurderingsprotokoll: Fakultetene
- Hvem har ansvar for å kontrollere ikke ferdigbehandlede vurderingsmeldinger: Fakultetene
Når dataene er overført til vurderingsprotokollen, skal det kun være et fåtall saksbehandlere ved institusjonen som skal ha tilgang til å kunne endre opplysninger her. Alle endringer i vurderingsprotokollen (for eksempel etter klage på resultatet) logges.
- Hvem har ansvar for å endre data i vurderingsprotokollen: Fakultetene
- Hvem har tilgang til å endre data i vurderingsprotokollen: Fakultetene
- Hvem har ansvar for å gjennomgå vurderingsprotokollen med tanke på å avdekke ureglementerte endringer: SADM
Se egen rutine for eksamensgjennomføring ved UiO
4. Utvekslingsavtaler og utvekslingspersoner
Innreisende eller utreisende eller utvekslingspersoner må være opprettet på en gyldig utvekslingsavtale for å bli rapportert.
- Hvem har ansvar for å opprette utvekslingsavtaler: SADM
- Hvem har ansvar for å opprette utvekslingspersoner: SADM
Se egen rutine: Utvekslingsmodulen – rutine for innlegging og kvalitetssikring
5. Rapportering til HKdir (DBH)
Rapportene til HKdir (DBH) må sendes inn innen gjeldende tidsfrister.
HØST 15. oktober for opptaksdata og registrerte studenter, 15. februar for andre studentdata
VÅR 15. mars for opptaksdata og registrerte studenter, 15.oktober for andre studentdata
- Ansvar for å kjøre rapportene: SADM
- Ansvar for å kontrollere og kvalitetssikre innholdet i rapportene: Enhetene,
- Godkjenner at rapportene kan sendes: I henhold til rutine - fakultetsdirektør
- Ansvar for å sende rapportene: SADM