Rapportering av utenlandsk utdanning: Lånekassen og GAUS

FS viser om en godkjenningssak er klar for å bli rapportert til Lånekassen eller GAUS - Søketjeneste for godkjenning av utenlandsk utdanning

Rapportering til Lånekassen

Godkjenningssaker av sakstypen INNPASS som er opprettet etter avsluttet utvekslingsopphold rapporteres til Lånekassen.
Rapportering til Lånekassen skjer når følgende er oppfylt:

• Studenten må være opprettet som utvekslingsperson.

Godkjenningssaken

• Må være tilknyttet et eksternstudium som er tilknyttet en utenlandsk institusjon.
• Sakstype må ha verdi INNPASS (Innpassing)
• Utvekslingsavtale og dato fra må være fylt ut. For saker som kommer via Søknadsweb via Utvekslingsperson og blir opprettet som en forhåndsgodkjenningssak, og der innpassingssaken deretter blir opprettet med knappen 'Generer innpassingssak', kommer avtale og dato automatisk med til innpassingssaken. Gjelder for utreise fra høsten 2014.
• Status behandling må ha verdi BEHANDLET. Dato ferdigbehandlet blir da automatisk satt.
• Underbildet Omfang må ha verdi i feltet Omfang Lånekassen og Terminangivelse Lånekassen. Angi semesteret studenten tok emner i utlandet. Var studenten ute i flere semester, angi det siste semesteret.
• Dersom en godkjenning er rapportert til Lånekassa og man i ettertid endrer omfangsvurderingen på grunnlag av nye opplysninger, eller f.eks. må rette opp i hvilken termin man la inn, får man opp feltet Årsak til endring av omfang. Man må skrive inn begrunnelse for endringen, og begrunnelsen sendes til Lånekassa. Man må ha FS-rollen FS_GODKJ3.
• Studenten må ha opptak til et studieprogram i det semesteret som blir angitt (for å skille disse sakene fra saker der studenter vil ha innpasset tidligere avlagt fra Norge eller fra utlandet)
• Kun godkjenninger som gjelder f.o.m august 2002 blir rapportert.

Dersom en godkjenningssak ikke er klar til å rapporteres til Lånekassen, vil den blå teksten ’Ikke klar for rapportering Lånekassa’ vises i Godkjenningssak samlebilde. Ved å klikke på teksten med venstre musetast, vil det i et eget vindu gis en oversikt over hvilken informasjon som mangler. I det alle kriterier er utfylt endres teksten til 'Klar for rapportering Lånekassen'.

Rapportering til GAUS - Søketjeneste for godkjenning av utenlandsk utdanning

• GAUS gir saksbehandlere som arbeider med godkjenning av utenlandsk utdanning tilgang å lese andre institusjoners behandling og vedtak. For saker som rapporteres til GAUS ser man altså mange opplysninger.
• Saker som er nyere enn 01.01.2004 overføres fra FS.
• NOKUTS vedtak fra om med 2019 kommer også inn i GAUS. Unit har informasjon om hvordan lese NOKUTs vedtak i GAUS.
• For å logge på GAUS må du ha FS-rollen FS_GAUS. Den bestilles på vanlig måte hos fsvalidering.

Logg på GAUS

Du kan også komme til GAUS fra FS-modul Godkjenningssaker > Bilder > Start GAUS.

Automatisk overføring av nye saker fra Godkjenningsmodulen i FS til GAUS hver natt dersom:

• Eksternstudier som inngår i godkjenningssaken er fra utenlandsk lærested.
• Godkjenning samlebilde er av Type sak:
  ANNET
  FORHÅND
  FORKUNNSK
  INNPASS
  REALKOMP (brukes svært lite på UiO)
• Godkjenning samlebilde har Status behandling:
  BEHANDLES
  BEHANDLET
• Dokumenter (se fanen på høyre side i Godkjenningssak samlebilde) som er eksplisitt knyttet til saken, og som i tillegg har ’Send GAUS’=J, blir også overført.

Om NUS-koder

NUS (NUS2000) er kort for Norsk standard for utdanningsgruppering, og er et kodesystem for å standardisere klassifiseringen av utdanningsaktiviteter etter nivå og fag.

For mer informasjon om NUS

SSB

Standard for utdanningsgruppering

Merk: Det tilstrebes så langt som mulig å finne allerede eksisterende koder til utdanningene som skal plasseres. Unngå å bruke kodene for uspesifiserte fag. Ikke bruk koder som har '00' i siste felt, siden denne er lokal og skal fases ut.