Det er viktig at innreisende utvekslingsstudenter er registrert korrekt i FS. UiO rapporterer studentdata til DBH og får mobilitetstilskudd basert på registreringene i Utvekslings-personbildet. Knutepunktet bruker også utvekslingspersonbildet til å ta ut boliglister som sendes til SiO.
Se også eget avsnitt om registrering av trekk og avbrudd
NB: PhD-kandidater på utveksling skal ikke ha studentstatus. Se egen rutine for Utveksling på PhD-nivå
Innhold
- Før registreringen (saksbehandling og frister)
- Oppretting i FS - personbildet
- Registrering i utvekslingspersonbildet
- Registrering av avtale-id
- Registrering av periode i datofelt
- Registrering av studieprogram
- Registrering av internt og eksternt sted
- Registrering av adresse og mobilnummer
- Registrering i andre felter
- Eksempel på utfylt bilde
- Opplasting av dokumenter
- Registrering av trekk og avbrudd
- Studierett, fritak for semesteravgift, brukernavn og passord
- Hjelp
Før registreringen (saksbehandling og frister)
Ved UiO har vi opptak av innreisende utvekslingsstudenter to ganger i året med følgende frister: 1. mai for studier i høstsemesteret og 15. oktober for studier i vårsemesteret (før 2020 var fristen 1. november). Studenter som skal komme til semesterstart, og som registreres manuelt i utvekslingspersonbildet, bør registreres senest 25. mai og 25. oktober.
Kun studenter som registreres innen fristene omfattes av boliggarantien og av sentrale rutiner for informasjon rundt semesterstart, kjøring av studierett, etc. Studenter som registreres utenom fristene kommer ikke med på boliglister eller i felles kjøringer for brukernavn og passord, etc.. Se Studierett, fritak for semesteravgift, brukernavn og passord
Oppretting i FS - personbildet
Før studenten kan registreres i Utvekslingspersonbildet må han/hun være opprettet som person i FS - personbildet. Oppretting av person/student gjøres av Seksjon for studiekvalitet og kan bestilles ved å fylle inn nettskjema.
Sjekk først at studenten ikke finnes i FS allerede ved å søke på etternavn. Dersom studenten ikke finnes, kan du fylle ut nettskjema for bestilling.
Det er viktig at du fyller ut skjemaet korrekt med navn, kjønn, fødselsdato og -år, samt velger Utvekslingsstudent som kategori. Skriv gjerne også avtale-id/hvilket universitet studenten kommer fra, og når studenten skal begynne oppholdet.
Når SADM har opprettet studenten som person i FS, vil du motta et midlertidig 11-sifret FS-nummer. Dette er et nummer som etterhvert vil erstattes av et såkalt s-nummer/SNR når vilkårene for dette er oppfyllt. SNR er et identitetsnummer som benyttes i utdanningssektoren og som bestilles fra Samordna opptak (SO) via FS, og kommer på plass i FS noen dager etter at studentens adresse i hjemlandet er registrert korrekt i feltet Hjemstedsadresse (feks. i underbildet i Utvekslingsperson). Se registrering av adresse under.
OBS:
- selv om det bes om adresse i nettskjemaet, ber SADM ofte enheten selv registrere studentens adresse i utvekslingspersonbildet når studenten opprettes der.
- Studenter må ha SNR før de kan opprettes som student og få studentnummer, studierett, etc. i FS. Se studierett, fritak for semesteravgift, brukernavn og passord.
Registrering i utvekslingspersonbildet
Når studenten er opprettet som person i FS kan man registrere forekomst for utvekslings-oppholdet i utvekslingspersonbildet. Dette bildet finner du i Utvekslingsmodulen, under "Bilder" på verktøylinjen.
Søk alltid på personens navn før du begynner å legge inn data. Dersom studenten allerede har en forekomst i FS, må du sjekke hvilken periode den gjelder:
- Ved registrering av nytt opphold ved UiO må man ikke endre en tidligere forekomst, men lage en ny.
- Kun dersom studenten skal forlenge sitt opphold kan man endre eksisterende forekomst.
Dersom det ikke finnes tidligere forekomster, får du opp et tomt bilde, og du må lage en ny forekomst for å registrere videre.
For å lage en ny forekomst må du trykke Ctrl + N, eller klikke på "Ny forekomst"-ikonet på verktøylinjen. Det kommer da opp en blank forekomst med felter der det skal registreres. Når du taster eller limer inn studentens 11-sifrede nummer i Fnr-feltet, kommer studentens navn automatisk opp i navnefeltene, og du kan registrere videre i resten av feltene.
Registrering av avtale-id
I feltet "Avtale" skal man registrere den relevante avtalens id-nummer. Desom du ikke vet denne kan du finne den ved å søke på avtalen i avtalebildet. Når man har registrert korrekt id-nummer i feltet "Avtale" trenger man ikke å registrere i utvekslingsprogram-feltet, dette blir fylt ut automatisk, sammen med internt og eksternt sted (men NB! av og til må man registrere ytterligere verdier i internt sted for å spesifisere studentens tilknytning nærmere (se eget punkt om dette under), eller i eksternt sted dersom avtalen har flere slike).
For gjestestudenter brukes avtaleid 11 (INDIVID) og for Erasmus+ praksis (traineeship/placement) brukes id 16 (ERAPRAKSIS), dersom studenten ikke kommer innenfor en vanlig erasmusavtale. For Erasmus+ korttidsmobilitet bruker man id 15 (ERAKORT). Ved bruk av disse avtalene må man både registrere korrekt internt og eksternt sted.
Se lenger ned på siden for eksempel på utfylt bilde
Registrering av periode (datofelt)
I feltene "Periode" registreres korrekt periode studenten skal være ved UiO.
Dersom studenten kommer til semesterstart bør startdato settes til 01.08/01.01. Dersom studenten skal bli til semesterslutt, bør sluttdato settes til 31.12/30.06.
VIKTIG:
- Eksakte datoer for studentens opphold må registreres så nøyaktig som mulig.
- Det er ikke mulig å lagre bildet hvis datoene ikke er innenfor de datoene som den relevante avtalen er registrert med i Utvekslingsavtalebildet (avtalens gyldighet).
- Der oppholdets varighet endrer seg underveis, må datoene i registreringen oppdateres.
Registrering av studieprogram
Feltet "Studieprogram": De fleste fakultetene har fått opprettet egne studieprogrammer for utvekslingsstudenter (UTV-programmene). Disse programmene er tverrfakultære, og inkluderer de fleste emner som undervises på engelsk og ikke har forkunnskapskrav.
- Utvekslingsstudenter skal registreres med et UTV-program som studieprogram.
- Fellesgradstudenter skal registreres på det relevante masterprogrammet
Gjestestudenter (Utvekslingsprogram INDIVID) skal IKKE registreres på UTV-program, bortsett fra spesielle tilfeller. Velg heller et av programmene HFLAV, SVLAV, UTVIT, REALFAG e.l. for disse. Se side for opptak av gjestestudenter.
Registrering av internt og eksternt sted
Disse feltene fylles ut automatisk med korrekt kode for avtalen ved registrering av avtale-id i det avtaleid-feltet. Av og til må man allikevel registrere koder for fakultet og ev. institutt for å nærmere spesifisere studentens tilknytning ved UiO, spesielt der studenten tas opp på avtaler som er registrert sentralt (UiO-avtaler og Nordlys).
Internt sted: Datoene som registreres her må samsvare med hvordan avtalen er registrert i Utvekslingsavtalebildet. Det er mulig å spesifisere undernivåer utover det som står i avtalen, men ikke motsatt. Dersom avtalen over er registrert på 185 17 7 0, er det altså mulig å registrere 185 17 7 10 som internt sted, men ikke 185 17 0 0. Husk å sette null i tomme stedfelt, ellers får du ikke lagret.
Eksternt sted: Ved bruk av id 11, 15, 16 etc., må man registrere eksternt sted (dette kommer ikke inn automatisk).
Tips: Sett musepekeren i feltet og trykk Ctrl + T. Du kan da søke på institusjonens navn. Alle institusjoner som UiO har avtale med er tilgjengelige via denne søkefunksjonen. Husk å sette null i de tre bakerste stedfeltene. Se hvordan finne en avtale i avtalebildet
NB! Dersom en avtale ikke er registrert i Utvekslingsavtalebildet, eller ikke er gyldig for hele perioden studenten er registrert med, får man ikke lagret studenten. Sjekk avtalebildet hvis du har problemer. Dersom avtalen ikke er registrert, tar du kontakt med avtalekoordinator i Seksjon for studiekvalitet.
Registrering av adresse og mobiltelefonnummer
Det er viktig å registrere studentens adresse, e-postadresse og mobilnummer korrekt.
Adresse: For å få såkalt s-nummer (SNR) fra Samordna opptak (SO) må postadressen registreres riktig:
- Adressen skal registreres i feltene "Hjemstedsadresse" i Utvekslingspersonbildets underbilde (i "fanen" kalt Adr med bilde av en konvolutt, til høyre). Se bildet under.
- Adressen må registreres med gatenavn og nummer på linje en eller to, med postkode og by i linje tre (men ikke bruk feltet for norsk postnummer), og med land i linje fire. Ev. co-adresse skrives i linje en.
- Adressen måIKKE registreres i feltene "Semesteradresse" eller "Arbeidsadresse", og heller ikke i "Utenlandsk adresse" i hovedbildet.
- Du må registrere studentens egen adresse i hjemlandet (det holder ikke med adresse til internasjonalt kontor på studentens universitet eller adresse i Norge).
Når adressen er riktig registrert vil det senere samme dag gå en automatisk snr-bestilling til Samordna opptak (SO). SO bruker noen noen dager på å behandle bestillingen og sender deretter snr tilbake. Når snr er kommet inn i FS må SK opprette personen som student, før det kan registreres videre i Student samlebilde. Se Studierett, fritak semesteravgift, etc,. for info om dette.
Se også egen veiledning om registrering av adresse
Epost-adresse: Husk å registrere studentens epostadresse i feltet E-post ekstern. Uten epost-adresse får ikke studenten viktige eposter med feks. opptaksbrev og informasjon.
Mobilnummer: For at studenten skal kunne få tilsendt sitt brukernavn per sms må også mobiltelefonnummer registreres. Nummeret registreres i bildet "Telefonnummer for person". For å få opp bildet må du høyreklikke på musa med pekeren i underbildet "Adr"., for å få opp bildet "Kontaktinformasjon", og deretter velge "Redigér telefonnr". Lag ny rad og registrer korrekt nummer (NB! uten mellomrom mellom tallene), og velg MOBIL i "Type nr". Dersom du skal gjøre dette og ikke har tilgang må du kontakte fsvalidering på vanlig måte og be om utvidet tilgang til rollen FS_UIO_ADR.
Eksempel på korrekt registrert adresse, med bildet "Kontaktinformasjon" åpent:
Registrering i andre felt
Kategori: For bachelor og master velger du "STUDENT", for PhD velger du "PHD". Studenter som registreres med PHD i dette feltet får ikke opptaksbrev, informasjon, bolig eller oppfølging av OPP. Se veiledning for utveksling på PhD-nivå.
Termin (semesterfelt): Det er viktig at alle feltene er utfylt, og utfylt riktig! Dette feltet brukes som søkefelt i mange sammenhenger, fordi det ikke er så lett å ta ut sikre rapporter basert på semesterdatoer. Vær derfor OBS dersom du bruker forhåndsutfylte verdier i FS.
Varighet: Et helt semester skal registreres som "5 MND", to semestre som "10 MND". Dersom oppholdet er av kortere eller lengre art, skriver du nøyaktig antall måneder. Det er spesielt viktig at det noteres dersom studentene skal være i Norge i mindre enn 3 måneder, fordi dette får konsekvenser i forhold til hvordan studenten rapporteres til DBH (se siden om tall og statistikk for mer informasjon om dette).
Studienivå intervall: Velg "BACHELOR" eller "MASTER". Det er viktig at det du registrerer her korresponderer nivåmessig med det studieprogrammet du har registrert i "Studieprogram"-feltet (BACHELOR til HFUTV etc, og MASTER til HFUTVMASTER osv.).
PhD-kandidater på utveksling skal ikke ha studentstatus. Se egen instruks for Utveksling på PhD-nivå
Eksempel på utfylt bilde
Under ser du et eksempel på et ferdig utfylt utvekslingspersonbilde for en erasmusstudent. Alle feltene som er fylt ut i den øverste delen av dette eksempelet, må fylles ut med rett informasjon, for å unngå problemer eller merarbeid i etterkant. Husk å legge inn studieprogram og e-postadresse!
Opplasting av dokumenter
Eventuelle dokumenter, som karakterutskrift og Learning Ageement, etc., skal lastes opp i studentens dokumentarkiv. Klikk på knappen "Dokumentarkiv" til høyre i bildet (se over), og følg instruks for opplasting av dokumenter
Registrering av trekk og avbrudd
Når en student trekker seg før ankomst, skal dette registreres med "TRUKKET" i feltet Utvekslingsstatus i utvekslingspersonbildet. Skriv gjerne også en kommentar med initialer og dato i merknadsfeltet. I tillegg skal det settes TRUKKET som studentstatus i Student samlebilde. Her skal sluttdatoen da endres til: 1) enten den faktiske datoen studenten trakk seg, eller til 2) den datoen studieretten skulle gjelde fra (dersom studenten trekker seg før denne datoen). Trekk som er korrekt registrert i FS trenger ikke å meldes til Seksjon for studiekvalitet.
For utvekslingsstudenter som har begynt oppholdet, men som avbryter, registreres det i feltet Utvekslingsstatus i Utvekslingspersonbildet:
- AVBRUDDF3M (dersom avbrudd før tre måneder av oppholdet har gått)
- AVBRUDDE3M (dersom avbruddet er etter tre måneder, feks. ved reduksjon fra to til ett semesters opphold).
I disse tilfellene skal faktisk sluttdato/registreringsdato og studentstatus SLUTTET registreres som studentstatus i Student samlebilde.
Trekk av undervisnings- og eksamensmeldinger
Dersom studenten som trekker seg har meldt seg til emner og/eller eksamener, må disse også slettes/trekkes. Dette må enheten selv gjøre. Det er også fint om man kan minne studenten på å kansellere ev. boligsøknad eller -kontrakt hos SiO.
Studierett, fritak semesteravgift, semesterregistrering, brukernavn, passord, etc.
Studierett og fritak for semesteravgift: Studenter som registreres i FS utenom fristene for opptak til semesterutveksling (15. mai og 1. november) kommer ikke med i Avdeling for studieadministrasjons felles kjøringer av studierett, fritak for semesteravgift, og realfagsprofil.
Studierett og fritak må da opprettes manuelt, etter at studenten har fått snr SO og er opprettet som student:
- Avtaleeier kan selv opprette studierett for sine studenter, se egen veiledning om studieretter.
- Seksjon for studiekvalitet følger også opp studenter som er registrert manuelt og bestreber seg på å opprette studierett og legge inn fritak så raskt som mulig etter at snr er på plass.
Planelementer og -bekreftelse: For at studentene skal få brukertilganger (IT, etc.), må de oppfylle kravene til "aktiv student". For innreisende studenter som ikke skal ta emner eller eksamen innebærer dette:
- Manuell innlegging av planelementene UTV-PRAKS eller UTV-VEIL, se egen veiledning.
- Studenter som ikke har emner i utdanningsplan må også få registrert riktig termin i arkfanen "Planbekr" i Student samlebilde. Eksempel: Praksisstudenter eller studenter på veiledning våren 2023 må feks. registreres med "VÅR 2023" og dagens dato i denne fanen.
Studenter uten emner i planen, og som mangler Planbekr-registreringen, kan miste (eller ikke få) brukertilgang ved UiO. Se egen nettside Hva er en aktiv student?
Brukernavn og passord: Studenter som registreres innen fristene 15. mai og 1. november kommer med i de felles kjøringene som gjøres for brukernavn og passord. Studenter som registreres utenom fristene kommer ofte ikke med i disse kjøringene og enheten må selv følge opp at studenten får brukernavn og passord med lokal IT.
Manuell semesterregistrering: I de tilfellene der studentene selv ikke gjør ferdig semesterregistreringen i Studentweb må det legges inn J på Registrering Ok og MANUELL i Registreringsform i bildet Registerkort samlebilde (regkort).
Se også Brukernavn og passord for int. studenter
Hjelp
For mer informasjon om saksbehandling og oppretting i FS, se opptak av innreisende studenter.
Dersom du trenger ytterligere hjelp, ta kontakt på exchange-students@admin.uio.no