Tenk miljø
UiO ønsker å opptre så miljøvennlig og kostnadseffektivt som mulig. Start derfor reiseplanleggingen din alltid med å sjekke våre grønne reisetips!
Få reisen godkjent og søk om støtte
- Alle reiser skal være forhåndsgodkjent av leder med budsjettdisponeringsmyndighet, se Innenlandsregulativ §1 pkt 2 og Utenlandsregulativ § 1 pkt 2 (lovdata.no).
- I forkant av reisen, sender du reisesøknad i selvbetjeningsportalen, se veiledning (dfo.no).
- Søk eventuelt om finansiell støtte. Se om det finnes relevante finansieringskilder på din enhet, eller kontakt din leder og finn ut hvilke muligheter du har.
Bruk kredittkort
- Kredittkort må brukes i forbindelse med tjenestereiser og alle typer tjenesterelaterte utlegg. UiO har en avtale om Eurocard Corporate Gold som betalingskort med personlig ansvar til alle ansatte. Årsavgiften er dekket av UiO og gir mulighet til utsatt betaling.
- Reiser som er betalt med kortet er dekket av Eurocards reiseforsikring.
- Registrer dine kredittkortopplysninger i selvbetjeningsportalen (dfo.no). Merk: Dette må du gjøre også hvis du hadde et kredittkort registrert i den gamle HR-portalen. Ved å registrere kredittkortopplysningene dine slipper du manuell registrering av tjenesteutlegg, se hvordan du leser inn kredittkorttransaksjoner som reisebilag i selvbetjeningsportalen (dfo.no). Du trenger dessuten ikke vente på fakturaen fra Eurocard før du skriver reiseregning.
Les mer om fordeler med Eurocard
Slik søker du om kredittkort
- Ha ditt UiO-ansattnummer og din BankID tilgjengelig. Ansattnummeret finner du på lønnslippen din i selvbetjeningsportalen, se brukerveiledning (dfo.no).
Merk: Kredittkorttransaksjoner vil ikke bli importert til selvbetjeningsportalen hvis ansattnummer mangler. - Registrer din UiO e-postadresse på Eurocards søknadsportal (eurocard.no) og fyll ut søknadsskjema.
Merk: Siden du i utgangspunktet søker om et ordinært kredittkort, men med årsavgiften betalt av og betingelser tilpasset UiO, vil du bli bedt om å oppgi din årlige bruttoinntekt, formue og samlet gjeld for husstanden, hovedbankforbindelse og evt. andre betalingskort du disponerer. - Undertegn din søknad elektronisk ved å bruke BankID eller Bypass. Hvis du ikke har mulighet til å signere elektronisk, trykk på at du vil signere manuelt. Hvis du velger å signere på papir, må du skrive ut den ferdige søknaden og legge ved kopi av gyldig legitimasjon bekreftet av leder. Dokumentene sendes da per post til Eurocard, Filial av Eurocard AB, v/EDB Card Services AS, 8607 Mo i Rana.
- På bakgrunn av din søknad foretar Eurocard en personlig kredittsjekk.
Merk: Resultatet vil kun meddeles kredittkortselskapet og deg selv, ikke UiO. - Oppdater dine kredittkortopplysninger i selvbetjeningsportalenportalen (dfo.no) slik at transaksjoner blir tilgjengelig for utbetaling av reise- og utgiftsrefusjoner.
Viktig informasjon til deg som har vært bosatt i Norge i mindre enn ett år
Det er ikke alltid mulig for leverandøren å foreta en ordinær kredittsjekk for ansatte som har vært bosatt i Norge i mindre enn ett år. For at søknader fra disse ansatte ikke skal bli avslått, må det gjøres følgende:
-
Send inn søknadsskjema som alle andre.
-
Når søknaden er sendt, må du ta kontakt med leverandøren og gi beskjed om at du har vært bosatt i Norge i mindre enn ett år og sende inn dokumentasjon om ansettelsesforhold og lønn. Dette sendes til soknad@eurocard.no.
Merk: Personer med D-nummer kan ikke få kort med personlig ansvar, men kan få dette når de har fått norsk fødselsnummer.
Kundestøtte
Spørsmål om ditt kredittkort hos Eurocard kan du stille til Eurocard kundeservice (eurocard.no).
Når du slutter ved UiO
Hvis du har kredittkort gjennom UiO og avslutter ditt arbeidsforhold her, ta kontakt med Eurocard kundeservice (eurocard.no) og gi beskjed om du ønsker å avslutte ditt kundeforhold eller beholde kredittkortet til andre betingelser. Hvis du velger å avslutte kundeforholdet, trenger du ikke å returnere kortet, men bare makulerer det.
Oppdater mobilnummer og personlig profil hos Berg-Hansen
Mobilnummer
Det er viktig at profilene i reiseportalen er oppdaterte til enhver tid. Dette gjelder spesielt registrert mobilnummer da det er knyttet til din plass som prioritert kunde hos Berg-Hansen.
Personlig profil
Det er kun ansatte ved UiO som har tilgang til reiseportalen. Alle reisebestillinger skal være knyttet til din UiO-epostadresse, og denne adressen skal stå oppført i profilen.
For å bestille eller for at andre skal kunne bestille for deg, må du ha en oppdatert reiseprofil. Du har en automatisk opprettet profil når du logger inn første gangen, men du må oppdatere den selv slik at den inneholder korrekt informasjon om for eksempel kredittkort.
For spørsmål om profiler ta kontakt via profiler@berg-hansen.no eller ring 21 02 44 45.
Reiseforskudd
Ved UiO utbetales forskudd kun unntaksvis. Se nettsiden om reiseforskudd for hvordan du kan unngå behovet for reiseforskudd, evt. om din planlagte reise kvalifiserer til unntak.
Bruk av egen bil/ leiebil
- Bruk av eget kjøretøy skal forhåndsgodkjennes av via reisesøknad i selvbetjeningsportalen (dfo.no).
- For hver kjørte strekning skal det spesifiseres dato, fullstendig adresse på start- og sluttsted samt antall kilometer, og på reiseregningen må du oppgi navn på eventuelle passasjerer.
- For godtgjørelse se statens satser for reiser innland, § 6 (regjeringen.no).
-
Leiebil kan bestilles via BH-reiseportalen på samme måte som fly- og hotellbestilling. Leiebiler med avtalepriser er merket med kategori «A».
Bruk av IT-ressurser
Skal du bruke IT-ressurser under reisen og oppholdet i utlandet, bør du ta noen forholdsregler når det gjelder sikkerhet rettet mot bruk av IT-utstyr. Dette er spesielt viktig når du reiser til et høyrisikoland. Les USITs anbefalinger om bruk av IT-ressurser ved utenlandsreiser.
Utenlandsopphold
Et opphold i utlandet krever ekstra god planlegging og en rekke praktiske forberedelser, særlig hvis oppholdet skal være av lengre varighet og du skal ha med deg partner og barn. Sjekk huskelisten med nyttige råd og tips om utenlandsopphold.