Kontroll av brukertilgang i SAP, Unit4 og Tableau

Brukere har feil eller mangelfulle rettigheter i systemene.

Feil personer har rettigheter i systemene, og kostnader som registreres er ikke gyldige og godkjent i henhold til eksisterende rutine.

Forsinkelse i fakturaflyt og bestillinger til leverandører

Brukere har tilgang til Tableau-rapporter uten at det foreligger et tjenstlig behov

Beskrivelse av kontrollhandlingen(e):

1. Logg inn i Tableau (html login). 
    
2. Benytt følgende rapporter i mappen UiO Brukeroversikter:
    
   • Brukeroversikt Tableau
   • Brukeroversikt SAP
   • Brukeroversikt Unit4
3. Velg filter for din enhet og trykk på knapp for eksport til Excel.
    
4. Åpne nedlastede filer i Excel. Sorter brukeroversikt Tableau etter sist innlogget. Gå gjennom de enkelte brukertilgangene med ansvarlig leder og kommenter i egen kolonne. Rapportene lastes opp som vedlegg i Task manager og resultatene rapporteres som beskrevet i rutine for Levering, dokumentasjon og oppfølging.
    
5. Brukertilganger som skal avsluttes, endres eller opprettes følger nærmere beskrivelse i pkt. 6 og 7. Sletting av Tableau-brukere følger regel om manglende pålogging eller ikke pålogget de to siste årene. Dette gjelder også brukere som har sluttet. Det er leders ansvar at brukertilgangene til de ansatte ved enheten samsvarer med enhetens aktiviteter og brukernes tjenstlige behov.
    
6. Følgende nettskjema benyttes fra Brukertilganger i SAPDFØ, Unit4 og Tableau:
   • Sletting av systemtilganger for SAP/Unit4/Tableau superbrukere og utviklere_med_edit:
     • Sletting av systemtilganger og myndigheter (nettskjema)
   • Bestille/endring av tilganger til Unit4 ERP:
     • Økonomisystemet Unit4 ERP (nettskjema)
   • Bestille/endring av tilganger i SAP:
     • Søknad om brukertilgang til SAP-DFØ (nettskjema)
7. Sletting/tilganger for ordinære Tableau-brukere:
   • Kontakt din lokale Tableau superbruker. Se oversikt.