| Aktivitet | Aksjon | Ansvarlig | Kommentar | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Beslutning om utlysning av stilling | Behandles i Instituttets organer | Instituttstyret | Gjelder 100 % faste lektor, førsteamanuensis og professorstillinger. Kjønnsbalanse skal etterstrebes ved MN-fakultetet. Vi ber derfor om i) en analyse av potensialet for svært godt kvalifiserte søkere av minoritetskjønn for denne spesifikke utlysningen. ii) en kort beskrivelse av hvordan kjønnsbalanse-perspektivet er tenkt ivaretatt i den videre ansettelsesprosessen, herunder bruk av letekomite iii) dersom stillingen ønskes utlyst som professorat bes dette begrunnet. |
| 2 | Drøfting av utlysning av faste vitenskapelige stillinger i lys av tverrfaglighet og komplementaritet på tvers av instituttene | Drøftes i instituttledermøte | Instituttleder melder inn | Må sendes til fakultetsdirektør i fakultetsadministrasjonen i forkant for å settes på møteagendaen.
|
| 3 | Ansettelsessak | Opprette ansettelsessak i elements | Kontorsjef | Anmodning om utlysning med følgende vedlegg: + begrunnelse på utlysning + utlysningstekst + Svar på punktene om kjønnsbalanse |
| 4 | Fremlegg til Ansettelsesutvalget - AU | Kontrollere utlysningstekst
| HR-rådgiver | Etter vedtak i AU lyse ut stillingen |
| 5 | Fyll ut skjema til hovedtillitsvalgte | Sende kunngjøringstekst og skjema til hovedtillitsvalgte. Legg i tillegg skjema i elements. | HR- rådgiver | Skjema til tjenestemannsorganisasjonene. De har frist på tre dager med å komme med tilbakemeldinger eller kreve drøfting på lønnsspenn.
|
| 5a | Evt. tilbakemeldinger fra organisasjonene etter 3 dagers frist | HR- rådgiver tar kontakt med kontorsjef | Hovedtillitsvalgte | Ved krav om drøfting, innkaller HR til møte |
| 6 | Utlysning i Jobbnorge | Opprette ny stilling i Jobbnorge | HR-rådgiver | Sender melding til kontorsjef /instituttleder og kontaktperson om at nå er stillingen kunngjort med lenke til stillingen |
6a
| EURAXESS (ved engelsk utlysningstekst) | Sjekke fagområde pluss eventuelt underområde | HR-rådgiver | |
| 6b | Utlysningstekst og utvidet søkerliste | Legges i elements av robot | ||
6c
| Opprettelse av brukerkonto i Jobbnorge/gi tilgang til komite | Opprette brukerkonto | HR-rådgiver | Opprettelse av brukerkonto gjelder kun kontaktpersoner som ikke har brukerkonto i Jobbnorge |
| 7 | Oversendelse av sakkyndig komite | Navn og kontaktinformasjon (CV) til medlemmene | Instituttet/kontorsjef | |
| 7a | Oppnevningsbrev til sakkyndig komite med orientering | Sendes på elektronisk godkjenning til dekan i elements | HR-rådgiver | Lage oppdragskontrakt i TOA løsningen + husk habilitetsskjema skal lagres i elements på saken - husk også å sende med maler for rapport fra sakkyndig komite |
| 7b | Gi komitéen tilgang til Jobbnorge | Opprette brukerkonto | HR-rådgiver | Skal ikke gjøres før habilitetsskjema er returnert |
| 7c | Informasjon til søkerne om oppnevnt komite | Via Jobbnorge | HR-rådgiver | Sendes i Jobbnorge. Eposten skal legges i elements |
| 8 | Sakkyndig vurdering | Sendes til instituttet som oversender til HR rådgiver i elements | Komiteen og instituttet | Komiteen har tre måneder på vurderingen av søkerne. Rapporten sendes til instituttet. |
| 8a | Sakkyndig vurdering sendes søkerne | 14 dagers frist for tilbakemelding | HR-rådgiver | Sendes i Jobbnorge, melding legges i elements. |
| 8b | Evt. merknad til sakkyndig vurdering fra søker sendt til HR-rådgiver | Sender til instituttleder og kontorsjef for videre saksbehandling. Skal følge saken frem til behandling i AU | HR-rådgiver | E-post/melding i JobbNorge legges i elements. |
| 8c1 | Svar på merknad til sakkyndig vurdering (om svaret ikke endrer innstilling) | Kommentarene følger saken | HR-rådgiver | E-post/ notat fra sakkyndig komite legges i elements og sendes søker til informasjon |
| 8c2 | Svar på merknad til sakkyndig vurdering (om svaret endrer innstilling) | Ved endring i innstilling | HR-rådgiver | E-post legges i elements sammen med korrigert innstilling. Oppdatert innstilling sendes alle søkere. |
| 9 | Oppnevne innstillingskomite og innkalle til intervju | Instituttet | Det skal være med en student i innstillingskomiteen | |
| 9a | Gjennomføre intervju og prøveforelesning | Endelig innstilling behandles i instituttstyret | Innstillingskomite/ Instituttet | |
| 10 | Oversendelse av innstilling med anmodning om ansettelse til HR-rådgiver | Legges inn i elements sammen med notat vedr restrisiko, evt. annen info som er relevant for ansettelsen | Kontorsjef | NB! Notat vedr. restrisiko skal være godkjent av forskningsseksjonen og signert av instituttleder. Dette gjelder selv om ansettelsen skjer på et senter. Husk: årslønn, kontering, org. ID og nærmeste leder i DFØ portalen + evt startdato eller frist for startdato |
| 10a | Hvis stillingen krever sikkerhetsklarering | Instituttet må kontakte HR og forskning på fakultetet for videre saksbehandling | Kontorsjef/ instituttleder | |
| 10b | Fremlegg til Ansettelsesutvalget - AU | Fremlegg | HR-rådgiver | Vedtak i AU. Etter vedtak sendes til tilbud om ansettelse. Hvis ikke godkjent returneres saken til instituttet |
| 11 | Utarbeidelse av kontrakt | Sendes til kandidat etter godkjenning av dekan | HR-rådgiver | Tilbud sendes på e-post til kandidaten |
| 11a | Retur av signert kontrakt | Legges i elements, opprettelse av personalmappe | HR-rådgiver | Sender beskjed til kontorsjef om at kandidaten har takket ja og startdato |
| 11b | Takker nei til stilling | Legge inn avslag i elements | HR-rådgiver | Gi beskjed til kontorsjef at nr. 2 på listen må kontaktes |
| 12 | Oversendelse av arbeidskontrakt til lønn (se punkt 12a) | Dokumentflyt
| HR-rådgiver | Jo tidligere retur av kontrakt, jo raskere tilgang til systemer |
12a
| Utenlandsk bankkonto? | Dokumentflyt | HR-rådgiver | Hvis den ansatte ikke har norsk personnummer og norsk bankkonto |
| 13 | Bekreftelse på tiltredelse | Gir beskjed til HR-rådgiver som sender bekreftelse på flyt til Seksjon for lønn | Kontorsjef | Gjelder bare for ansatte som ikke har personnummer eller norsk bankkonto. Sende kandidaten skjema om utenlandsk bankkonto |
| 14 | Søknad og CV | Legges på ansettelssaken i elements av robot
| HR -rådgiver | Søknad og CV |
| 15 | Avslutning av ansettelsessaken
| Jobbnorge og elements Sende avslag til de søkerne. Avslagsmelding i Jobbnorge legges i elements av roboten. | HR -rådgiver | Avslutte stillingen i Jobbnorge og ferdigstille elements sak med lenke til personalmappe for den ansatte |
Prosess ved rekruttering til lektor, førsteamanuensis og professorstillinger ved MN
Publisert 26. nov. 2015 20:54
- Sist endret 15. apr. 2026 10:03