Pilotering og utrulling
eBilag undervisning
- Våren 2015 ble løsningen på studiesiden, dvs. time- og oppdragskontrakter relatert til undervisningsaktiviteter, pilotert med enheter fra SV og UV.
- Utrulling startet i oktober 2015 og er nå gjennomført på hele UiO.
eBilag forskning
- Løsningen på forskningssiden, dvs. time- og oppdragskontrakter for vitenskapelige ansatte knyttet til forskningsaktivitet, disputas og bedømmelse av doktorgradsavhandling samt bedømmelse av kompetanseopprykk og bedømmelse av søkere til stilling, har vært pilotert siden januar 2017 på UV, SV og MED
- Utrullingen starter like over sommeren og skal være sluttført innen utgangen av 2017 etter følgende tentative plan:
- Pulje i august:
- UV og SV (de enheter som ikke har vært i pilot)
- Pulje i oktober:
- HF
- Odontologi
- Teologi
- Pulje i november:
- Medisin
- JUS
- Pulje i desember:
- MN
- NHM
- KHM
- Pulje i august:
Helelektronisk bilagslønnprosess
eBilag består av følgende hovedfunksjoner:
- Elektronisk innhenting av persondata
- Elektronisk oppretting av kontrakter
- Elektronisk godkjenning av kontrakter
- Elektronisk godkjenning av utbetalinger
Eksterne personer vil få mulighet til å registrere sine personopplysninger selv, slik at det blir riktig med en gang. De kan også oppdatere personopplysningene sine ved endringer.
Oppkobling mot SAP
Løsningen er koblet opp mot SAP, UiOs lønns- og personalsystem.
Saksbehandlere og ledere behandler kontrakter ved å logge seg på i selvbetjeningsløsningen DFØ på vanlig måte.
I tillegg til de tradisjonelle fanene i DFØ, har saksbehandlere fått en ny fane "Saksbehandling". Her har saksbehandler bl. a mulighet til å:
- søke opp personer som er registrert i SAP
- se en oversikt over alle kontrakter saksbehandleren selv har opprettet
- godkjenne utbetalinger
- se på saker opprettet av kollegaer ved egen enhet
Dokumentasjon
Det er utarbeidet egne nettsider om arbeidsprosesser, roller, brukerveiledninger og timelistemaler for dokumentasjon av arbeidede timer.