Bakgrunn
Strategien skal realiseres gjennom felles samarbeid om etablering av nye løsninger innen økonomi og lønn, arbeid med å utvikle felles praksis (standard arbeidsprosesser) og enklere organisering av fagområdene, samt styrking av vår omstillingsevne.
Effektive tjenester og frigjøring av administrative ressurser er hovedmålsettingen ved UiO som skal oppnås ved å:
- Effektivisere administrative arbeidsprosesser
- Videreutvikle kompetanse og kultur for endring og omstilling
- Skape eierskap til fremtidige arbeidsprosesser
- Sikre ønsket effekt av nye løsninger / tjenester
Prosjekt UiO: Økonomi og lønns mål er:
- forberede organisasjonen på nye løsninger
-
sørge for smidig overgang med god opplæring
-
tilrettelegge for gevinstuttak i linjen (enhetene er ansvarlige for uttak av gevinster)
Les mer om prosjektet:
- Prosjektets mandat (pdf)
- Prosjektbeskrivelse (pdf)
- De administrative arbeidsprosessene innenfor økonomi og lønn
Prosjektfaser
Prosjektfase 1: Planleggingsfasen
Prosjektfasen går fra august 2020 - oktober 2020
Leveranser:
- Avklart organisering og nøkkelroller i mottaksprosjektet
- Utarbeidet ressursoversikt for prosjektperioden
- Utarbeidet overordnet milepelsplan for mottaksprosjektet
- Utarbeidet «Kritisk Sti» for mottaksprosjektet ( det vil si avhengigheter mellom delprosjekter, nasjonalt prosjekt og andre enheter ved UiO)
- Oppdatert risikovurdering for mottaksprosjektet
Når fasen er avsluttet skal prosjektet sammen med styringsgruppen ha et godt grunnlag for å styre prosjektet i henhold til plan, leveranser og risiko
Prosjektfase 2: Forberedende fase
Prosjektfasen går fra oktober 2020 - februar 2021
Leveranser:
- Utarbeide retningslinjer for bruk av ny Økonomimodell
- Kartlegging av nødvendige oppdatering av Tableau rapporter
- Gjennomføre nødvendige forberedelser ifm konvertering
- Støtte organisasjonen i arbeid med organisasjonstilpasninger
- Utarbeide opplæringsplaner
- Fasilitere nødvendige forberedelser før overgang
- Rigging av brukerstøtte og forvaltning
Når fasen er avsluttet skal alle fakulteter og enheter ha oversikt over hvem som skal inneha hvilke roller ved produksjonsstart, hvilke endringer dette medfører for den enkelte enhets arbeidsprosesser og hvilken konvertering og opplæring aktuelle roller skal gjennom i overgangen til nye løsninger.
Prosjektfase 3: Implementeringsfasen
Prosjektfasen går fra februar 2021 - mai 2021
Leveranser:
- Gjennomføre opplæring ihht opplæringsplaner
- Etablere brukerstøtte i overgangen til nye løsninger
- Teknisk konvertering til nye løsninger
- Gjennomføre produksjonssetting
Når fasen er gjennomført skal UiO være på nye løsninger, aktuelle involverte jobber skal være i henhold til nye standar arbeidsprosesser, og UiO har et restrukturert grunnlag til bruk i økonomistyringen
Prosjektfase 4: Produksjon
Prosjektfasen går fra mai 2021 - september 2021
Leveranser:
- Gjennomføre obrukerstøtte
- Overlevering av brukerstøtte fra prosjekt til forvaltning i linjen
Fasen er gjennomført når UiO er over i stabil drift etter overgangen til nye løsninger, kritiske feil og avvik er håndtert og brukerstøtten er evaluert
Prosjektfase 5: Evaluering
Prosjektfasen går fra mai 2021 - september 2021
Leveranser:
- Evaluering av prosessene
- Plan og oppfølging av brukertilfredshet med gevinstrealisering i linjen
Fasen er gjennomført når forvaltning er etablert i henhold til nye roller og premisser, og alle er kjent med sin rolle og praksis rundt brukerstøtte i forvaltningen av nye løsninger
Prosjektfase 6: Gevinstrealisering (i linjen)
Gevinster
- Økt brukervennlighet
- Økt systemfunksjonalitet
- Økt digitalisering av økonomi- og lønnsprosessene
- Mindre dobbeltarbeid
- Mer samordnede arbeidsprosesser på UiO
Hva er BOTT?
BOTT er et samarbeid mellom universitetene i Bergen, Oslo, Trondheim og Tromsø om felles systemer og prosesser.
Samarbeidet har som formål å styrke universitetenes evne til å levere administrative og tekniske tjenester som støtter opp om utdanning, forskning, innovasjon og formidling. Les mer på BOTT-samarbeidets hjemmesider.