UiO: Økonomi og lønn

Prosjektet skal gjennom konkrete aktiviteter lokalt bidra til å sikre det overordnede strategiske målet om at UiO i samarbeid med BOTT (Universitetene i Bergen, Oslo, Tromsø og NTNU) skal forenkle, forbedre og fornye de administrative prosessene for å frigjøre ressurser. Prosjektet var tidligere en del av Program for administrativ forbedring og digitalisering.

Bakgrunn

Strategien skal realiseres gjennom felles samarbeid om etablering av nye løsninger innen økonomi og lønn, arbeid med å utvikle felles praksis (standard arbeidsprosesser) og enklere organisering av fagområdene, samt styrking av vår omstillingsevne.

Effektive tjenester og frigjøring av administrative ressurser er hovedmålsettingen ved UiO som skal oppnås ved å: 

  • Effektivisere administrative arbeidsprosesser
  • Videreutvikle kompetanse og kultur for endring og omstilling
  • Skape eierskap til fremtidige arbeidsprosesser
  • Sikre ønsket effekt av nye løsninger / tjenester

Prosjekt UiO: Økonomi og lønns mål er:

  • forberede organisasjonen på nye løsninger

  • sørge for smidig overgang med god opplæring

  • tilrettelegge for gevinstuttak i linjen (enhetene er ansvarlige for uttak av gevinster)

Les mer om prosjektet:

Prosjektfaser

Prosjektfase 1: Forberedende arbeid, kartlegginger og avklaringer

Prosjektfasen går fra august 2018 - februar 2019

Leveranser:

  • Avklart ambisjonsnivå med prosjekteier, programstyret og kritiske interessenter
  • Avklart organisering av prosessteam, referansegrupper og brukerinvolvering
  • Utarbeidet plan for forberedende arbeid i fase 2 på bakgrunn av kartlegging, risikovurdering, samt faglige avklaringer
  • Etablert styringsgruppe for fase 2 av prosjektet godkjent av programstyret

Prosjektfase 2: Prosesskartlegging og endringsarbeid

Prosjektfasen går fra mars 2019 - januar 2020

Leveranser:

  • Etablert nødvendig organisering og involvering i prosessteam og referansegrupper
  • Gjennomført og justert plan for forberedende arbeid herunder konkrete endringer/uttesting knyttet til prosess og praksis.
  • Utarbeidet implementeringsstrategi og faseplan for implementering av nye løsninger i tråd med det nasjonale prosjektets rammer.
  • Gjennomført vurdering av kritiske suksessfaktorer samt ekstern vurdering om prosjektets gjennomførbarhet og økonomisk risiko.

Prosjektfase 3: Etablering mottak, opplæring og produksjon

Prosjektfasen går fra januar 2020 - desember 2021

Leveranser:

  • Etablert mottaksapparat og endelig plan for implementering
  • Gjennomført ekstern QA av implementeringen
  • Gjennomført produksjonssetting og overlevering til mottak og forvaltning
  • Overlevert plan for videre oppfølging til gevinstansvarlige i linjen

Gevinster

  • Økt brukervennlighet
  • Økt systemfunksjonalitet
  • Økt digitalisering av økonomi- og lønnsprosessene
  • Mindre dobbeltarbeid
  • Mer samordnede arbeidsprosesser på UiO

Hva er BOTT?

BOTT er et samarbeid mellom universitetene i Bergen, Oslo, Trondheim og Tromsø om felles systemer og prosesser.
Samarbeidet har som formål å styrke universitetenes evne til å levere administrative og tekniske tjenester som støtter opp om utdanning, forskning, innovasjon og formidling. Les mer på BOTT-samarbeidets hjemmesider

Publisert 26. apr. 2019 08:58 - Sist endret 23. juni 2020 11:22