- Forberedelse
- Identifisere behov, sette mål, organisere og planlegge
- Nåsituasjon
- Samle informasjon, kartlegge og analysere
- Ønsket situasjon
- Design av ny tjeneste eller arbeidsprosess
- Pilotering
- Teste ut, måle og evaluere ny løsning
- Drift og videreutvikling
- Drift og videre arbeid med forbedring av prosess/tjeneste
Formål
Å kartlegge dagens situasjon, identifisere mulige forbedringsområder og utarbeide rapport for nåsituasjon.
Nåsituasjonsfasen
Denne fasen handler om å få et bilde av dagens situasjon. Dette gjøres gjennom å innhente eksisterende informasjon og data, skape innsikt i brukernes opplevelse (gjennom for eksempel intervjuer og beskrivelse av typiske brukere), og workshops med arbeidsgruppen. Prosessleder vurderer behov for å samle inn informasjon, i hvilken grad brukeropplevelsen skal kartlegges og hva han/hun trenger for å planlegge og gjennomføre workshops med arbeidsgruppen. Under maler og verktøy ligger forslag til hvordan workshops for kartlegging av nåsituasjonen kan planlegges og gjennomføres, med verktøy som passer for ulike typer kartleggingsarbeid.
For å få en god nok oversikt over nåsituasjonen er det ofte behov for to eller flere workshops. I workshopene jobber gruppen med å beskrive dagens situasjon gjennom å få opp involverte roller og brukere, og hvilke steg og aktiviteter som utføres i dagens prosess. Slik får gruppen en visuell oversikt over hele prosessen, som setter gruppen i stand til å vurdere prosessen, og gir et grunnlag for å diskutere utfordringer og forbedringsmuligheter. Vi anbefaler også at det vurderes å involvere andre sentrale interessenter som jobber med prosessen for å gi mulighet til kvalitetssikring.
Etter at arbeidsgruppen har beskrevet nåsituasjonen og identifisert forbedringsmuligheter utarbeider prosessleder en nåsituasjonsrapport som fremlegges for prosesseier. Prosesseier beslutter eventuell overgang til fase ønsket situasjon.
Leveranser og verktøy
Sjekkliste for nåsituasjon
- Er kartlegging av dagens situasjon gjennomført i workshops?
- Er forbedringsmuligheter og utfordringer i dagens arbeidsprosess identifisert sammen med arbeidsgruppe?
- Har brukere vært tilstrekkelig involvert i for å få innsikt i deres opplevelse av dagens situasjon og utfordringer?
- Er det samlet inn nok data og informasjon til at eksisterende prosess er kjent?
- Er dagens arbeidsflyt tegnet opp og er det laget prosessoversikt med steg for involverte brukere og roller, systemer etc.?
- Har relevante interessenter vært tilstrekkelig involvert i kartlegging av dagens sitasjon og identifisering av utfordringer?
- Er nåsituasjonsrapport utarbeidet?
- Har prosesseier fått presentert nåsituasjonsrapport og fattet beslutning om videre arbeid og forbedringsområder?