Ønsket situasjon

• Forberedelse
  • Identifisere behov, sette mål, organisere og planlegge
• Nåsituasjon
  • Samle informasjon, kartlegge og analysere
• Ønsket situasjon
  • Design av ny tjeneste eller arbeidsprosess
• Pilotering
  • Teste ut, måle og evaluere ny løsning
• Drift og videreutvikling
  • Drift og videre arbeid med forbedring av prosess/tjeneste

Formål

Å utforske muligheter for forbedringer, beskrive mulige nye løsninger og utarbeide rapport for ønsket situasjon.

Ønsket situasjonsfasen

Denne fasen handler om å utforske muligheter for å forbedre arbeidsprosessen/tjenesten på bakgrunn av de områdene prosesseier har prioritert fra nåsituasjonen. Dette gjøres i en eller flere workshops med arbeidsgruppen, som sammen diskuterer og kommer opp med forslag til nye løsninger. Hvilke forbedringsmuligheter som diskuteres vil avhenge av om det eksempelvis er en tjeneste som skal redesignes helt, om det er små forbedringer, og/eller om prosessen/tjenesten skal standardiseres eller digitaliseres. Arbeidsgruppen sorterer de ulike løsningsforslagene og beskriver hva som skal til for å gjennomføre dem. Er det små endringer som raskt kan utføres, eller er det større endringer som krever nye systemer, endring i policy eller annen utvikling?

Under er en liste med noen eksempler på temaer arbeidsgruppen kan jobbe med i en workshop for ønsket situasjon.

Brukerorientering

• Er det forbedringer som kan gjøres for å gi brukerne bedre tjenester?
• Er det en helhetlig gjennomarbeidet løsning for kontakt med og støtte til brukere?

Standardisering og effektivisering

• Finnes det beste praksis ved UiO eller andre organisasjoner?
• Er der unødvendig mange roller involvert?
• Er det unødvendige steg eller aktiviteter som kan fjernes?

Automatiseringsverktøy

• Er det manuelle, repetitive og regelbaserte steg i prosessen som kan automatiseres?
• Er det innhenting av informasjon som flyttes mellom systemer som kan løses via nettskjema?
• Er det brukerstøtte og veiledning som kan løses via en Chat-bot?

Styrende og støttende elementer

• Er det internt pålagt regelverk/policy som gjør prosessen unødvendig tungvinn?
• Er det regelverk som styrer prosessen som må følges som vi ikke kan gjøre noe med?
• Er det systemer som brukes i dag som ikke er godt tilpasset prosessens behov?
• Er det behov for ny kompetanse og/eller nye roller for å støtte prosessen bedre?

Arbeidsgruppen foreslår og beskriver ny arbeidsprosess i workshopen. Prosessleder tar med denne beskrivelsen i rapport for ønsket situasjon, og legger denne fram for prosesseier for godkjenning. 

Prosesseier beslutter eventuell overgang til fase for pilotering.

Leveranser og verktøy

• Prosessdokument (ppt)
• Rapport for ønsket situasjon (word)
• Regi for Workshop Ønsket situasjon (ppt)
• Visio (zip)

Sjekkliste for ønsket situasjon

• Er forslag til ønsket situasjon utarbeidet i workshops sammen med arbeidsgruppe?
• Er brukeres behov vurdert og tatt med i ny prosess der dette er mulig/relevant?
• Er ny arbeidsprosess tegnet opp og effekten av forbedringer beskrevet?
• Er det gjennomført en overordnet vurdering av hva ny prosess vil kreve av endring, utvikling eller kostnad?
• Er det gjennomført en analyse av risiko i ny prosess?
• Er rapport for ønsket situasjon utarbeidet?
• Har prosesseier fått presentert rapport for ønsket situasjon og fattet beslutning om videre arbeid og pilotering?