Godkjenningsnivåer
Det er tre nivåer for elektronisk godkjenning ved UiO:
- Enkel godkjenning: Dokumentet er godkjent av én leder. Skal brukes når dokumentet inneholder økonomiske forpliktelser for UiO.
- Sekvensiell godkjenning: Dokumentet er godkjent av én eller flere, ikke nødvendigvis ledere.
- Selvgodkjenning: Saksbehandler selv godkjenner dokumentet. Med dette menes at saksbehandler ferdigstiller og ekspederer dokumentet uten først å ha fått det godkjent av andre, da saksbehandler i disse tilfellene selv har godkjenningsmyndighet.
Godkjenning av intern kommunikasjon ved UiO
Notater (N og X): Dokumentets innhold og saksbehandlers fullmakter avgjør hvilket nivå det skal godkjennes på.
Godkjenning av utgående henvendelser fra UiO
Utgående brev (U): En leder kan ved alminnelig delegasjon gi saksbehandler tillatelse til selv å godkjenne. Dokumentets innhold og saksbehandlers fullmakter avgjør hvilket nivå det skal godkjennes på.
Godkjenningsmåter
- Når et dokument godkjennes i ePhorte loggføres dette, og denne loggføringen fungerer som signatur (ev. også parafering). Dokumentet trenger derfor ikke en fysisk signatur før det sendes ut. Dette oppgis også nederst i teksten i UiOs brev- og notatmaler.
- Avtaler og kontrakter må signeres fysisk.