Arkivering av digitale eksamener
Etter bevarings- og kassasjonsrutiner ved UiO skal følgende bevares for alltid:
- ett eksemplar av alle eksamensoppgavetekster
- alle eksamensprotokoller
- samtlige mastergradsoppgaver, inkludert oppgaver som ikke er bestått
- for mastergrad uten mastergradsoppgave bevares eventuell avsluttende oppgave
Alle øvrige eksamensbesvarelser oppbevares i 2 år fra eksamensdatoen.
Etter 2 år kan eksamensbesvarelsene kasseres i henhold til gjeldende regler for makulering av sensitive personopplysninger. Husk også at personopplysninger må slettes på en forsvarlig måte.
Enheter som ønsker å bevare eksamensbesvarelser ut over det som er spesifisert i bevarings- og kassasjonsreglementet kan gjøre det, men materialet må oppbevares på forsvarlig måte på delarkivet tilknyttet enheten og kan ikke avleveres til Riksarkivet.
Scantron-ark
Når Scantron-arkene med håndtegninger er lastet på kandidatens besvarelse i Inspera er det dette som er den arkivverdige dokumentasjonen, og som da skal behandles etter bevarings- og kassasjonsreglementet for eksamensbesvarelser (bevares i 2 år).
Papiret kan tas vare på av administrative hensyn i en kort periode etter eksamen. Det anbefales å vente med kassasjon av papiret til et par måneder etter at alle klagefrister er gått ut.
Digital eller papir vurderingsprotokoll?
Det er bestemt (Ephorte 2020/318) at hvis sensurkommisjonen har identifisert seg gjennom innlogging i Inspera, registrert og godkjent sensuren digitalt, bortfaller kravet om å levere signert (papir) vurderingsprotokoll.
Eksempel: Sensoren(e) logger seg inn i Inspera, registrerer og godkjenner sensuren. Studie-/eksamenskonsulent overfører sensur fra Inspera til FS = Ikke nødvending å signere protokoll fra Inspera.
For eksamener som sensureres på andre måter, skal det fortsatt leveres signerte vurderingsprotokoller på papir.
Krav om signert vurderingsprotokoll og bruk av Inspera til kun sensurregistrering
Det er fortsatt krav om å levere signert (papir) vurderingsprotokoll hvis ikke sensurkommisjonen har identifisert seg gjennom innlogging i Inspera og registrert og godkjent sensuren digitalt. Signert vurderingsprotokoll er aktuelt på muntlige eksamener og andre eksamener som holdes utenfor Inspera.
Men hvis Inspera brukes til å registrere sensur for disse eksamenene holdt utenfor Inspera, bortfaller kravet om å levere signert vurderingsprotokoll. Inspera kan brukes til å registrere sensur:
- på eksamener som ikke er gjennomført i Inspera
- på muntlige eksamener, se veiledninger for:
Veiledninger om eksport/nedlasting av oppgavesett og protokoll fra Inspera
- Eksportering av oppgavesett fra Inspera
- Hvordan laste ned og skrive ut protokoll fra Inspera
- Rutine for arkivering av protokoll for masteroppgaver