Tagging av e-post i RT med kategorier og verdier

MN-studieinfo tagger e-post i kategorier med underliggende verdier. Formålet er å få bedre oversikt på hvem som sender oss e-post og hva det gjelder. 

Fremgangsmåte

1. Ta sak i RT og les henvendelsen.
2. Kategoriser ved å trykke på "Custom Fields" og så marker. Hvis du ønsker å markere flere verdier i en kategori hold inne Ctrl-knappen.
3. Svar på saken på vanlig måte.

4. Det er ikke nødvendig å tagge e-post som skal flyttes til en annen RT-kø. Taggingen følger ikke med.

 

Kategorier og Verdier

Inndeling av katogorier for MN-studieinfo:

  • Hvem er henvendelsen fra?
    noen kan være flere verdier, men vi velger den som er knyttet til denne henvendelsen. Eks: en tidligere bachelorstudent er nå søker til masterprogram. Hvis henvendelsen gjelder søknaden til master krysser vi av "Potensiell søker" som verdi.
  • Hva gjelder henvendelsen?
    Det er mulig å velge flere kategorier og verdier. Se også eksempler på bruk.

MN-studieinfo og instituttene kan ha noe ulikt behov for kategorier  og verdier. Det er allikevel nyttig at vi bruker samme tittel der det er mulig, og ikke finner på egne. Da kan vi se på statistikk samlet. Ved egne oppsett kan kategorier og verdier som ikke trengs fjernes eller legges til ved behov. For å ha utbytte av å se statistikk samlet må flere varianter innenfor samme verdi ha samme intro, f.eks. "Bachelor MAMI".

Nedenfor er oppsettet til MN-studieinfo.

Katergori Verdi
Henvendelse fra  Enkeltemnestudent
 

Årsenhet

 

Bachelor

 

Master (inkl farmasi)

 

Lektor

 

Programstudent ved UiO (ikke MN)

 

Ph.d.

 

Utvekslingsstudent - innreisende

 

Tidligere student

 

Potensiell student (inkl. søkere)

 

EVU

 

Ansatt

 

Partneruniversitet

  Annet (inkl utenfor UiO)

 

Kategori Verdi
Søknadsfrist og opptak Enkeltemner
 

Bachelor, farmasi og årsenhet (Samordna opptak)

 

Master

 

Ph.d. (inkl. hospitant)

 

Opptakskrav

  Studiestart og fadderordning
  Annet
   
Studier

Oppbygging/gjennomføring

 

Oppbygging/gjennomføring - fritt sammensatt bachelorgrad

 

Undervisningsopptak (inkl bytte av gruppe)

 

Innleveringer (inkl. obliger)

 

Utveksling

 

Godkjenning ekstern utdanning - norsk

 

Godkjenning ekstern utdanning - utenlandsk

  Annet
   
Studiehverdag Tilrettelegging i studiehverdagen, permisjon, redusert progresjon
  Studieveiledning og utfordringer
  IT (brukernavn, canvas, inspera, studentweb, kottilgang etc.)
  Annet
   
Eksamen og resultater

Tilrettelegging på eksamen

 

Fravær på eksamen

 

Ny og utsatt eksamen

 

Begrunnelse og klage

 

Karakterutskrift

 

Vitnemål

 

Bekreftelser

  Annet
   
Annet  

Eksempler på bruk av Kategorier og Verdier

Hvem henvendelsen er fra, eksempler MN-studieinfo

Hva henvendelsen gjelder, eksempler MN-studieinfo

Hente frem e-post som mangler tagging

Får frem e-poster hvor det ikke er krysset av i noen aktuelle kategorier. Det gjøres et søk i RT for å hente frem e-postene (status Resolved).

  1. Search-Tickets-New Search
  2. Advanced.
  3. I boks Query: legg inn søkestreng med aktuelle kategorier

Mangler 'Henvendelse fra' 

I søkestrengen legges det inn kø-navn, tittel kategori og dato søket skal gjelde fra.

Queue = 'kø-navn' AND 'CF.{kategori}' IS NULL AND Status = 'resolved' AND Created > 'DATO'

Eksempel MN-studieinfo

Kategori: 'Henvendelse fra'.
Queue = 'mn-studieinfo' AND 'CF.{Henvendelse fra}' IS NULL AND Status = 'resolved' AND Created > '2019-07-01' 

Mangler kategori for hva henvendelsen gjelder 

I søkestrengen legges det inn kø-navn, dato søket skal gjelde fra og ID-nr til kategoriene det gjelder.

Queue = 'KØNAVN I RT' AND Created > 'DATO' AND CF.{ID-nr til kategori} IS NULL AND CF.{ID-nr til kategori} IS NULL AND CF.{ID-nr til kategori} IS NULL AND CF.{ID-nr til kategori} IS NULL AND CF.{ID-nr til kategori} IS NULL AND Status = 'resolved'

ID-nr og navn for kategori finnes i oversikten over custom fields for køen:

  • Admin -> Queues -> Select
  • Søk opp kø
  • Custom Fields -> Tickets
  • Under Selected Custom Fields er ID-nr og navn på venstre side.

Eksempel MN-studieinfo

Kategori: Opptak til studier og studiestart - Studier - Studiehverdag - Eksamen og resultater
- Annet

Queue = 'mn-studieinfo' AND Created > '2019-07-01' AND CF.{479} IS NULL AND CF.{480} IS NULL AND CF.{484} IS NULL AND CF.{481} IS NULL AND CF.{482} IS NULL AND Status = 'resolved'

 

Publisert 9. mai 2019 13:19 - Sist endret 10. des. 2019 13:26