Kanaler for studiekommunikasjon ved MN

Anbefalt kanalbruk ved MN

* Beskjedfunksjonen på UiO.no (Vortex) er planlagt å fases ut på sikt.
** Velg kanal etter hva som skal formidles, og alltid i henhold til kravene i Forvaltningsloven. Er du usikker, spør din nærmeste leder.

Ulike kanaler

Mine studier

Mine studier er studentenes personlige port til det digitale læringsmiljøet:

• beskjeder (med varslinger) fra Canvas, UiO.no (Vortex) og Mine studier
• endringer og avlysninger i timeplan fra TP
• personlig timeplan
• annen relevant informasjon knyttet til studiene
• sjekkliste ved studie- og semesterstart

Beskjedløsningen er

• en enkel måte å sende målrettede beskjeder til riktige studenter
• et trygt og tydelig grensesnitt for studieadministrativ kommunikasjon
• en felles kanal som studentene stoler på og aktivt bruker

Bruk Mine studier til all generell og praktisk informasjon om studiet, og unngå å sende samme beskjed i flere kanaler.

Tilgang og veiledning til beskjedløsning i Mine studier

• Beskjedløsningen skal kun brukes av studieadministrative, og tilgang styres via FS. Se veiledning for å legge inn tilgang.
• Se UiO's veiledning for bruk av beskjedløsningen i Mine studier.

Beskjed på programnivå 

• Beskjed på programnivå når alle studenter med studierett på et program.
• Beskjed på programnivå brukes til å gi informasjon som er relevant for alle, eller mange studenter på programmet.
• Under valgt studieprogram kan man velge alle kull (standard) eller hake av for ønskede kull.
• Gjelder beskjeden et bestemt kull, vurder å begrense beskjeden til kun dette kullet, men husk at mange studenter ikke følger normert løp.
• Gjelder informasjon bestemte emner studentene er meldt til, sendes i stedet en beskjed på emnenivå.
• Fakultetet kan også sende beskjed på programnivå med relevant informasjon.
• Kontaktpunkt kan skrives nederst i beskjeden. Bruk helst et felles kontaktpunkt, ikke en enkeltperson.

Beskjed på emnenivå

• Beskjeder på emnenivå når alle studenter som er undervisningsmeldte og/eller vurderingsmeldte.
• Beskjed på emnenivå brukes til å gi informasjon som gjelder alle eller mange studenter på emnet.
• Husk at permanent info om et emne skal ligge på emnesiden og oppdateres i EpN.
• Kontaktpunkt kan skrives nederst i beskjeden. Bruk helst et felles kontaktpunkt, ikke en enkeltperson.

Beskjed til alle MN-studenter

• Kun fakultetet kan legge ut beskjeder til alle MN-studenter. Dette kan f.eks. gjelde utveksling, store arrangementer relevant for alle, fadderrekruttering etc.
• For spørsmål om beskjed til alle MN-studenter, kontakt Marianne Jacobsen i studieseksjonen på fakultetet.

Dette skal ikke legges ut som beskjed i Mine studier 

• Endringer i timeplan: Hvis en forelesning er avlyst, eller endrer tid/sted, må du føre inn endringene i TP. TP og Mine studier er integrert slik at det kan settes på varsel for endringer i timeplan til Mine studier. Hvis avlysning eller endring gjelder en forelesning i nær framtid, må du benytte varsel som blir sendt som pushvarsel til studenter som har installert Mine studier-appen. Det er ikke nødvendig å sende ut beskjed i Mine studier i tillegg.
• Små arrangement som ikke er relevant for flertallet
• Ledige stillinger: I utgangspunktet legger vi ikke ut beskjed om ledige stillinger i Mine studier, men svært relevante stillinger kan legges ut på programnivå.
• Innsamling av forskningsdata: Forskere og studenter må finne andre kanaler.
• Varig informasjon: Dette skal som hovedregel legges på egnet nettside, men det er mulig å varsle om endringer i Mine studier. F.eks. må endring i et studieprogram ligge på programsiden, men berørte studenter kan varsles i beskjed med lenke i Mine studier

Canvas

Canvas er UiOs læringsplattform, der hvert emne har sitt eget rom. Anbefalingen er at det primært er emneansvarlig/ underviser som skal bruke Canvas til å kommunisere med studentene om det som er rent faglig og på emnenivå. Dette er for å rendyrke Canvas som faglig læringsplattform. Ved MN blir Canvas i dag også brukt til annet enn kun faglig kommunikasjon, og anbefalingen nedenfor vil derfor ikke passe for alle. Det er heller ikke alle emner ved MN som bruker Canvas, og disse kan inntil videre bruke beskjedløsningen på semestersiden til faglig kommunikasjon.

Anbefalt bruk av Canvas:

• Canvas brukes kun av emneansvarlig/underviser til å legge ut faglig informasjon om undervisningen i et emne.
• Canvas brukes kun til informasjon som gjelder et emne inneværende semester, ikke hendelser i fremtiden.

Dette er det ikke anbefalt å bruke Canvas til:

• ikke-faglig informasjon (legges heller ut som beskjed i Mine studier)
• informasjon om endring i timeplan, sensurfrist, rom osv.
• pensum (skal ikke lastes opp i Canvas, kun ligge i Leganto)
• leseplanen (skal ikke legges ut som PDF i Canvas – du skal detaljere timeplanen; det kan gjøres både for forelesninger og seminarer)
• å besvare henvendelser (legg inn autosvar i Canvas, f.eks.: «Meldinger sendt i Canvas blir ikke besvart. Spørsmål sendes på epost til studieinfo@xx.uio.no.»)

Nettsider

Varig studieinformasjon skal ligge på egnet nettside. 

Vit hvilke nettsider du har ansvar for – spør din leder eller studiewebredaktør på fakultetet. Hold deg oppdatert på årshjulet.

• Emner som ikke bruker Canvas, kan inntil videre legge ut faglig informasjon som beskjed på semestersiden.
• Emner som bruker Canvas, skal legge faglig informasjon i Canvas og ikke-faglig informasjon som beskjed i Mine studier.

E-post

• E-post brukes hovedsaklig til informasjon rettet mot en enkeltstudent, f.eks varsel om inndragning av studierett, trekk av eksamensmelding osv.
• Informasjon til mange studenter skal som hovedregel gis som beskjed i Mine studier.
• E-post via FS kan brukes ved enveis informasjon til en student.
  • Hvordan sende epost via FS?
  • Sett avsenderadresse til felles kontaktpunkt, eller noreply@admin.uio.no.
• E-post via RT eller Outlook kan brukes ved dialog med en enkeltstudent.

Infoskjermer

MN har ingen felles drift eller rutiner for infoskjermer. Hver enhet styrer sin infoskjerm. Informasjon av felles interesse som kan egne seg til infoskjermer på alle enheter kan sendes til infoskjermer-mn@mn.uio.no.

Sosiale medier

• SoMe brukes til «nice to know» og ikke som hovedkanal for studieinformasjon.
• MNs SoMe-kanaler har en kanalstrategi.
• Kommunikasjonseksjonen på fakultetet drifter kanaler på fakultetsnivå. Forslag eller innspill til fakultetets kanaler kan sendes til kommunikasjonsgruppa@mn.uio.no.

SMS

• SMS brukes kun i beredskapstilfeller, eller andre særtilfeller, og skal brukes minst mulig.
• SMS sendes via FS.