Opprettelse av vurderingsenheter
Hvert semester sender eksamenskontoret ut en oversikt til enhetene med hvilke vurderingsenheter som ligger an til å opprettes i FS for kommende semester. Enhetene sender tilbakemeldinger til eksamen"at"uv.uio.no med informasjon om feil og mangler i oversikten (f.eks emner som går uregelmessig som skal gå det aktuelle semesteret, eller emner som står der som ikke skal gå osv) innen oppgitt frist.
Etter at fristen er gått ut, og evt justeringer gjort, oppretter eksamenskontoret vurderingsenheter i FS for kommende semester.
Utkast epost til enhetene
"Hei,
Vedlagt finner dere oversikt over vurderingsenheter som opprettes i FS for Sett inn riktig semester.
Vi ber om at dere ser over listene (det er en liste per enhet) og sjekker emnene dere administrerer, og melder fra til eksamen"at"uv.uio.no innen Sett inn frist dersom dere ser:
- emner på lista som ikke skal gå dette semesteret
- emner som mangler på lista, men som skal gå dette semesteret
- emner på lista der det står "Avholdes uregelmessig. Ikke generert", som skal gå dette semesteret (disse opprettes ikke med mindre vi får beskjed)
Det er viktig at alle sjekker sine emner!"
Eksamensplanlegging for "skoleeksamener" (eksamener som benytter Silurveien)
Innmelding av aktuelle eksamensperioder
Når vurderingsenhetene er opprettet setter eksamenskontoret opp en oversikt over emner med "skoleeksamen" (som krever plass i Silurveien), og enhetene får en bestilling om å gå inn på oversikten for å fylle ut aktuelle eksamensperioder, antall kandidater man trenger eksamensplass til samt evt merknad (f.eks om eksamen må gå samtidig med en annen eksamen, om det må legges inn kollisjonssperre mot andre emner osv)
Utkast epost til enhetene
"Hei alle som har emner med skoleeksamen sett inn semester!
Vi skal snart registrere forhåndsdata for sett inn semester, og vi trenger tilbakemelding om hvilke uker det er mulig å ha skoleeksamen i de aktuelle emnene.
Frist for tilbakemelding: Sett inn frist
Dere må oppgi hvilke uker mellom undervisningsslutt og slutten av semesteret der det er mulig å legge eksamen. Vi kan dessverre ikke oppgi hvilke uker det passer best, og ikke hvilke enkeltdager vi ønsker skoleeksamen på, men må oppgi de ukene som det er mulig å ha eksamen i.
Der hvor det er helt spesielle grunner til at en eksamen ikke kan falle på en spesifikk dag, kan systemet ta hensyn til det. Dersom eksamen skal være veldig tidlig eller sent i semesteret, er det greit å ønske spesifikke dager.
Excelskjema for utfylling ligger SKriv inn hvor det ligger (fellesområde eller teams) Skriv inn ukenumre, antall kandidater dere trenger plass til og evt merknader, der det er nødvendig.
Dette gjelder for de som har eksamener som varer mer enn 4 timer:
" ...fra høsten 2019 vil eksamener på 4 timer eller mindre få prioritet i eksamensplanleggingen og legges først. Lengre eksamener legges i annen runde og til perioder der det finnes ledig kapasitet. Fakulteter med lange eksamener vil måtte belage seg på å få eksamen på tidspunkter utenfor ordinær arbeidstid. Det vil si at lengre eksamener vil kunne måtte legges til eksamensskift som avslutter sent (etter kl. 18:30), lørdager eller utenfor hovedeksamensperioden." "
Registrering i TP
Eksamenskontoret registrerer deretter inn nødvendige data i TP i tråd med UiOs rutiner for eksamensplanlegging i TP, og følger opp eksamensplanleggingen med UiO sentralt.
Etterarbeid
Når eksamensplanen ved UiO er lagt, sjekker eksamenskontoret at de tildelte datoene er i overensstemmelse med innmelding, og informerer enhetene om at datoene er på plass.
Eksamensplanlegging for andre eksamensformer
Dette legger normalt enhetene selv lokalt. Endelig fastsettelse av datoer gjøres gjerne etter at "skoleeksamener" er lagt, med tanke på å unngå kollisjoner.
Noen viktige punkter å huske på:
- Unngå kollisjoner. For eksempel: dersom en hjemmeeksamen normalt tas i samme semester som en eller flere andre eksamener, må den legges til en annen periode enn disse.
- Tenk gjennom avslutningstidspunktet for hjemmeeksamener, semesteroppgaver etc. Kommer det til å være noen tilgjengelig for å kunne hjelpe studenter som får problemer rett før fristen? Hva blir innleveringstidspunktet for studenter som får tilrettelegging med ekstra tid?
- Er det eksamener som ikke bør legges til bestemte tidspunkt av semesteret? (For eksempel kan det gi uheldige utslag dersom avsluttende eksamener på bachelor legges så sent i semesteret at sensur ikke er klar i god nok tid før 1. juli, med tanke på masteropptak).