Organisering, veiledning og brukerstøtte
På UiO er det Avdeling for studieadministrasjon som er systemeier i FS, og dermed har ansvaret for å forvalte tilgang, bruk og opplæring av systemet. Likevel er arbeidet med opplæring og brukerstøtte relativt desentralisert. Fakultetene har ulik struktur og forskjellig behov for administrasjon av sine studier. For å ivareta dette har man på UiO organisert seg med FS-koordinatorer på hvert fakultet, samtidig som det er sentrale standardiserte veiledninger og rutiner for hvordan man skal gjøre ulike registreringer i tråd med gjeldende regelverk.
FS-koordinatorene holder orden på behovene til fakultetet og svarer på de fleste spørsmålene fra brukerne på sitt fakultet. Fakultetskoordinatorene blir dermed førstelinje for henvendelsene om FS. De spørsmål koordinatorene ikke kan svare på, retter de videre til Avdeling for studieadministrasjon (fshjelp@admin.uio.no). Noen av fakultetene har utviklet egne veiledninger, men mye er dekket av de sentrale veiledningene.
FS brukes som datagrunnlag for alt fra produksjon av vitnemål, til rapportering av data til lånekassen og DBH. For at datagrunnlaget skal være sammenlignbart og bli riktig i sin sammenheng, er det derfor viktig at registreringene gjøres på en standardisert måte. Dette styres i stor grad av de nevnte veiledningene, men det er også rutiner for hvem (fakultet eller Avdeling for studieadministrasjon) som har ansvar for registrering av data i de ulike trinnene. Det som ikke er dekket av rutinene er avtalt over tid med de enkelte fakultetene.
Kurs og opplæring
Selv om brukerstøtte ofte blir en form for opplæring, har en FS-bruker åpenbart behov for mer enn bare å få svar på spørsmål eller lese i en veiledning. Derfor holder Avdeling for studieadministrasjon ulike typer kurs, både sentralt og i samarbeid med fakultetene.
Avdeling for studieadministrasjon har laget et digitalt grunnkurs i FS inne i Canvas, hvor nye brukere får en innføring i hvordan man bruker systemet generelt. I tillegg settes det opp enkelte modulkurs der det fokuseres på hvordan man bruker de ulike modulene i FS (FS er delt opp i moduler for de ulike arbeidsområdene - undervisning, eksamen, opptak osv). Det meste av opplæringen skjer likevel under såkalte arbeidsstuer som arrangeres fakultetsvis, da i samarbeid fakultetskoordinatorene. Her går man gjennom hva som skal gjøres i FS på et tema (eksamensarbeid, planlegging av undervisning osv), samtidig som brukerne faktisk jobber med ordentlige saker. På den måten kan de få svar på det de lurer på, når de har den reelle problemstillinger foran seg.
Tidligere holdt Avdeling for studieadministrasjon en rekke modulkurs på tvers av fakultetene, og i tillegg åpne arbeidsstuer uten tema hvor brukere fra alle fakulteter kunne komme for å få hjelp. Erfaringene viste at man sjelden klarte å få tak i de rette brukere på de tverrfakultære kursene, og de åpne arbeidsstuene ble bare sporadisk brukt. Vi har derfor valgt å organisere opplæringen fakultetsvis.