I Studentweb vises eksterne resultater som er hentet inn på siden Resultater. Emner som er innpasset vises i utdanningsplanen.
Slik registrerer du
Godkjenningssak samlebilde
1 Studenten søker om å få godskrevet og innpasset emner tatt ved andre norske FS-institusjoner på samme måte som før.
2 Opprett en ny godkjenningssak for studenten av type INNPASS, med status behandling BEHANDLES.
3 Til høyre i bildet finner man knappen 'Hent ekstern norsk utdanning'.
Trykk på knappen for å hente den eksterne utdanningen.
4 Det kommer opp en firkant med en strek inni og en tekst Bestilt dato og klokkeslett. Du kan trykke inne i ruten og få opp mer informasjon om hvordan det går med bestillingen. Bestillingen går automatisk til de andre norske FS-institusjonene som er med på resultatutvekslingen, og du får normalt svar i løpet av et minutt.
I godkjenningssak samlebilde > fanen Eksternstudium er det nå automatisk opprettet rader for de institusjonene det er hentet resultater fra.
5 Godkjenningssak samlebilde > fanen Omfang > hak av for Inngår på de emnene som gjelder godkjenningssaken du arbeider med.
Person eksternstudium
6 Gå til bildet Person eksternstudium
Dersom studenten har resultater å hente, er det automatisk blitt opprettet forekomster i Person eksternstudium for hver institusjon.
Resultatene har automatisk kommet til fanen Resultater.
Opplysningene er de som tradisjonelt står på en karakterutskrift.
- Dersom studenten har eksterne emner, kommer de over med kategorien EMNE (Emne).
- Dersom studenten har en ekstern emnesamling, kommer den over med kategorien EMNESAML (Emnesamling). Se nærmere i trestrukturen oppe til høyre for oversikt over hvilke emner som hører inn under emnesamlingen. Skal du legge inn emnesamlingen i en utdanningsplan, kontakt fshjelp@admin.uio.no
- Dersom studenten har ekstern grad, kommer den over med kategorien KVAL (Kvalifikasjon). Se nærmere i trestrukturen oppe til høyre for oversikt over hvilke emner fra denne institusjonen som inngår i kvalifikasjonen.
- Grader og kvalifikasjoner overføres først når kvalifikasjonen er oppnådd og når dato for vitnemål produsert er registrert i FS. Se mer på Sikts nettside om resultatutveksling.
- Resultater som har kommet over ved resultatutvekslingen har Reg. kilde AUTOMATISK (Automatisk registrering). Slike resultater kan du ikke redigere på.
- Dersom den eksterne institusjonen har registrert tekstinformasjon om emnet/graden i FS, kommer det opp et info-symbol. Du kan trykke på symbolet og lese om emnet/graden.
- Emnekoden hentes inn i feltet Kode, og inkluderer en bindestrek og så versjonskoden, f.eks. FRA1110-1. Versjonskoden kan bestå av siffer og/eller bokstaver, inntil tre tegn. Dersom studenten har tatt f.eks. to emner der det er full vektingsreduksjon på det ene, blir begge emner overført, men det ene vises med 0 studiepoeng.
- Emnets navn og bokmål/nynorsk. Studentens målform på UiO, se bildet Person/student > feltet "Skal tilskrives på", avgjør om emnenavnet blir hentet inn på bokmål eller nynorsk. Engelsk emnenavn kommer over i feltet for engelsk navn. Studenter som skal tilskrives engelsk får bokmålsnavnet i det norske navnefeltet.
- Emnets studienivåkode vises frem:
- Merk at studentens karakter automatisk kommer med ved resultatutvekslingen, på samme måte som når en student leverer en karakterutskrift/vitnemål. Karakteren er til informasjon til saksbehandler i FS, men skal ikke med på UiO-vitnemål. Dette sørger du for når du innpasser emnet i utdanningsplanen til studenten ved hjelp av feltet 'Resultat "Innpasset" på vitnemål' skal ha J. Dersom det eksterne emnet skal brukes i en fritt sammensatt grad (altså der studenten ikke har utdanningsplan) er det i bildet Oppnådd kvalifikasjon/oppnådd kvalifikasjon protokoll, underbildet Ekstern resultat at de som skriver ut vitnemål sjekker at det står J i feltet Innpass. Det kommer Innpasset/Innpassa/Recognized på vitnemålet via FS670.001.
Student samlebilde > Utdanningsplan
7 Innpass emnene i utdanningsplanen på vanlig måte.
Husk at eksterne karakterer ikke skal komme frem på vitnemål fra UiO.
Allerede registrert ekstern norsk utdanning?
Hvis resultatene du ønsker å bruke i godkjenningssaken du arbeider med allerede er registrert manuelt, kan du likevel trykke på knappen 'Hent ekstern norsk utdanning'. Da må du kontrollere og rydde.
Slik rydder du
I bildet Person eksternstudium vil rammen Kontroll få rød skrift, feltet kontrollert = N og det det står: "Krever kontroll: J. Det eksisterer både manuelt og automatisk registrerte resultater."
I nedre del av bildet under fanen Resultater, må du finne ut hva blant det manuelt registrerte som tilsvarer det som har kommet over automatisk.
Slett det gamle manuelle resultatet dersom:
- Det manuelt registrerte resultatet ikke er benyttet i kvalifikasjon ennå. Dette ser du hvis du haker av under detaljer.
- Det manuelt registrerte resultatet inngår i utdanningsplan(er), men ikke er brukt i grad ennå. Slett emnet fra utdanningsplanen(e) før du kan slette det manuelt registrerte emnet.
- Det manuelt registrerte resultatet er haket av for Inngår i nedre del av Godkjenningssak samlebilde, fanen Omfang, fjern denne haken i innpassingssaken.
- Dersom dette involverer flere fakulteter, be FS-koordinator kontakte fshjelp@admin.uio.no.
Be FS-koordinator kontakte fshjelp dersom den manuelt registrerte eksterne utdanningen allerede er brukt i en kvalifikasjon (grad) fra UiO.
Når det er ryddet opp, det automatisk hentede resultatet er innpasset i utdanningsplanen og godkjenningssaken er ferdigbehandlet, kan du skrive Kontrollert=J i øvre del av bildet.
Hvis det ikke er manuelt registrerte resultater som er relevant for godkjenningssaken du arbeider med, kan du skrive Kontrollert=J i øvre del av bildet og fortsette arbeidet som vanlig.
Lenge siden resultatet er hentet inn?
Dersom studenten står på nippet til å få grad fra UiO, men muligens kan ha forbedret et tidligere automatisk innhentet eksamensresultat fra en annen institusjon, kan du trykke på 'Hent ekstern norsk utdanning' på nytt.
Merk at eksterne karakterer ikke skal komme frem på vitnemål fra UiO, så ny innhenting er egentlig overflødig dersom det gjelder gjentak.