Inndra av studieretter hvert semester, med forhåndsvarsel
Gå gjennom aktive studieretter hvert semester og finn de studentene som ikke fyller kravene til å beholde studieretten. Send dem forhåndsvarsel på e-post, inndra studieretten ca. to uker senere, og send deretter brev om vedtaket.
Rutinen trekker fra semestre der studenten er på utveksling, i permisjon eller med lavere progresjon automatisk, slik at dette ikke trenger vurderes manuelt.
- Inndragning i vårsemesteret skal foretas i perioden 20. februar - 15. mars. Send forhåndsvarsel i perioden 5.-15. februar.
- Inndragning i høstsemesteret skal foretas i perioden 20. september - 15. oktober. Send forhåndsvarsel i perioden 5.-15. september.
Programmer det skal inndras for: årsenheter, bachelorprogram, masterprogram av 1-2-årig og 5-årig lengde og 6-årige programmer
Bestemmelsen som tillater ett semesters fravær uten permisjon gjelder ikke for første semester i et studieprogram, ikke for studieprogram ved MN-fakultetet og ikke for studieprogrammene i farmasi, klinisk ernæring, medisin eller odontologi. Medisintudiet har egne bestemmelser om studieprogresjon. Fellesgrader kan ha avtalefestet egne bestemmelser om studieprogresjon.
1 Studenter som ikke har møtt til studiet
- Inndragningen foretas for alle studieprogram som har hatt opptak dette semester, jf. Forskrift om studier og eksamener ved Universitetet i Oslo §7.2.1 og §7.1.2.
Åpne FS>Programstudent>Rutiner>FS250.001 Inndragning av studierett:
Følgende skal fylles ut:
- Sted/Studieprogram: Enten sted + studienivå (lavere grad: 180-499) eller STUDIEPROGRAMKODE
- Studierettstatus: ALLE (Når rutinen er kjørt uten oppdatering vil du se om det er spesielle statuser som bør holdes utenfor [f.eks. UTLOPPTAK/KVOTEPROG]. Da må rutinen i steden kjøres én gang for hver av de andre studierettstatusene som forekommer)
- Starttermin: Hake og DETTE-SEMESTER
- Kulltermin: Ikke hake
- Registreringsperiode: DETTE-SEMESTER - DETTE-SEMESTER
- Dato for inndragning: DAGENS DATO
- Fravær beregnet på grunnlag av: Hake
- Emne dette semester: Hake
- Registrert: Ikke hake
- Betalt: Ikke hake
- Bekreftet plan: Ikke hake - - Minimum antall terminer fravær: 1
- Manglende studieprogresjon pr termin: Ikke hake
- Justér ned testtermin i forhold til perm, utveksl, lavere progr og bortvisn: Hake
- Ikke inndra studierett for studenter i permisjon etter: EN-DATO-DETTE-SEMESTER
- Utelat studenter med betalingsfrist senere enn: Ikke fyll ut dette feltet.
- Vis kun inndragninger: Hake
- Oppdatér database: Kjøres med NEI først for å sjekke at resultatet ser fornuftig ut, og om noen studierettstatuser må holdes utenfor (se studierettstatus over). Deretter kjøres rutinen med JA her.
Det er ikke vanlig å sende denne gruppen brev eller forhåndsvarsel, siden personene det gjelder etter alt å dømme ikke har en aktiv tilknytning til programmet/UiO. Det er likevel mulig hvis ønskelig å sende vedtaksbrev:
- høyreklikk på det hvite feltet i rapporten og velg Lag brev/meldinger (FS210.001)
- velg brevtype: SADM INNDR-MOTT-VEDT 1
- åpne meldingsinnstillinger med control-i eller menyknappen
- det skal være hake i arkiver meldingen OG i feltet Publiser meldingen på Studentweb
- velg medium for utsending: E-post: 0 Brev: 1 SMS: 0. Hak av for Send til digital postkasse. Trykk OK
- Trykk på fliken som heter Brev, og ta en kikk på at brevet ser fint ut
- Skriv ut, med control-p eller menyknappen
- De studentene som har opprettet digital postkasse får brevet et dit. De reserende må du skrive ut på papir: Skriv ut. NB: to-sidet printing passer ikke for slike brev.
- Du kan lese mer på Units veiledning for å sende brev fra FS.
2a Fravær mer enn ett semester uten permisjon - forhåndsvarsel
Gjelder alle studieprogram, jf. Forskrift om studier og eksamener ved Universitetet i Oslo §7.2.1 og §7.1.5.
Man skal sende forhåndsvarsel fordi det er et krav i forvaltningsloven § 16. Forhåndsvarsel om tap av studierett kan sendes på e-post da det viktigste i med forhåndsvarselet er at studentene mottar det, og dermed er det mer hensiktsmessig med e-post. Erfaringsmessig gir studentene ev. tilbakemelding med ev. utfyllende saksopplysninger ved å svare på e-post, og da er det et gode for dem å kunne svare direkte på forhåndsvarselet. Det er i forbindelse med forhåndsvarslet at studenten kan gi ytterligere saksopplysninger og dokumentasjon, som kan medføre at UiO ikke fatter vedtak om å inndra studieretten. Dersom studenten ikke benytter denne muligheten til å gi innspill, vil studenten måtte klage på vedtaket dersom studieretten blir inndratt. Da er det ikke lenger tilstrekkelig å skrive en enkel e-post.
Forhåndsvarsel kan sendes studentene med to ukers svarfrist. Med digital kommunikasjon er det ikke nødvendig å legge inn ekstra tid til postgang på papir.
Send ut forhåndsvarsel i perioden 5.-15. februar og 5.-15. september.
Åpne FS>Programstudent>Rutiner>FS250.001 Inndragning av studierett
Fyll ut feltene slik:
- Sted/Studieprogram: Enten sted + studienivå (lavere grad: 180-499) eller STUDIEPROGRAMKODE. Bruk studieprogramkode for profesjonsutdanninger og 5-årige programmer.
- Studierettstatus: ALLE (Når rutinen er kjørt uten oppdatering vil du se om det er spesielle statuser som bør holdes utenfor [f.eks. UTLOPPTAK/KVOTEPROG]. Da må rutinen i stedet kjøres én gang for hver av de andre studierettstatusene som forekommer)
- Starttermin: Ikke hake
- Kulltermin: Ikke hake
- Registreringsperiode: 2003 HØST - DETTE-SEMESTER
- Dato for inndragning: DAGENS DATO
- Fravær beregnet på grunnlag av: Hake
- Emne dette semester: Hake
- Registrert: Ikke hake
- Betalt: Ikke hake
- Bekreftet plan: Ikke hake
- Minimum antall terminer fravær: 2 - Manglende studieprogresjon pr termin: Ikke hake
- Justér ned testtermin i forhold til perm, utveksl, lavere progr og bortvisn: Hake
- Ikke inndra studierett for studenter i permisjon etter: EN-DATO-DETTE-SEMESTER
- Utelat studenter med betalingsfrist senere enn: Ikke fyll ut dette feltet.
- Vis kun inndragninger: Hake
- Oppdatér database: Kjøre med NEI. Sjekk om noen studierettstatuser må holdes utenfor (se studierettstatus over).
Send forhåndsvarsel på e-post:
- høyreklikk på det hvite feltet i rapporten og velg Lag brev/meldinger (FS210.001)
- velg brevtype: SADM INNDR-FRAV-VARS 1 - Varsel før inndragning av studierett.
6. feb. 2019: Noen har problemer med stedkoden bildet "Meldingsinformasjon". I påvente av retting står det midlertidig Vennlig hilsen Universitet i Oslo nederst i e-posten i stedet for fletting med Vennlig hilsen {AVSENDER_STEDNAVN}. - åpne meldingsinnstillinger med control-i eller menyknappen
- det skal være hake i arkiver meldingen OG i feltet Publiser meldingen på Studentweb
- velg medium for utsending: E-post: 1. Velg Begge adresser. Brev: 0 SMS: 0. Trykk 'OK'
- Trykk på arkfanen som heter E-post (i FS210.001), og ta en kikk på at e-postinnholdet ser fint ut
- Trykk control-p eller velg menyknappen Bildet "Meldingsinformasjon" åpner seg.
- I bildet Meldingsinformasjon, skriv i feltet Avsender E-postadresse: den e-postadressen du ønsker ev. tilbakemeldinger fra studentene på.
- Trykk på knappen 'Skriv ut/send meldinger'. E-postene blir da sendt ut.
2b Fravær mer enn ett semester uten permisjon - inndra studierettene
Gjelder alle studieprogram, jf. Forskrift om studier og eksamener ved Universitetet i Oslo §7.2.1 og §7.1.5.
Inndra studierettene etter at fristen for tilbakemelding på forhåndsvarselet har utløpt, og eventuelle endringer i bakgrunnsdata er registrert i FS.
Åpne FS>Programstudent>Rutiner>FS250.001 Inndragning av studierett:
Følgende skal fylles ut
- Sted/Studieprogram: Enten sted + studienivå (lavere grad: 180-499) eller STUDIEPROGRAMKODE. Bruk studieprogramkode for profesjonsutdanninger og 5-årige programmer.
- Studierettstatus: ALLE (Når rutinen er kjørt uten oppdatering vil du se om det er spesielle statuser som bør holdes utenfor [f.eks. UTLOPPTAK/KVOTEPROG]. Da må rutinen i stedet kjøres én gang for hver av de andre studierettstatusene som forekommer)
- Starttermin: Ikke hake
- Kulltermin: Ikke hake
- Registreringsperiode: 2003 HØST - DETTE-SEMESTER
- Dato for inndragning: DAGENS DATO
- Fravær beregnet på grunnlag av: Hake
- Emne dette semester: Hake
- Registrert: Ikke hake
- Betalt: Ikke hake
- Bekreftet plan: Ikke hake
- Minimum antall terminer fravær: 2 - Manglende studieprogresjon pr termin: Ikke hake
- Justér ned testtermin i forhold til perm, utveksl, lavere progr og bortvisn: Hake
- Ikke inndra studierett for studenter i permisjon etter: EN-DATO-DETTE-SEMESTER
- Utelat studenter med betalingsfrist senere enn: Ikke fyll ut dette feltet.
- Vis kun inndragninger: Hake
- Oppdatér database: Kjøres med NEI først for å sjekke at resultatet ser fornuftig ut, og om noen studierettstatuser må holdes utenfor (se studierettstatus over). Deretter kjøres rutinen med JA her.
Send brev slik:
- høyreklikk på det hvite feltet i rapporten og velg Lag brev/meldinger (FS210.001)
- velg brevtype: SADM INNDR-FRAV-VEDT 1 Vedtak om inndragning av studierett
- åpne meldingsinnstillinger med control-i eller menyknappen
- det skal være hake i arkiver meldingen OG i feltet Publiser meldingen på Studentweb
- velg medium for utsending: E-post: 0 Brev: 1 SMS: 0, Hak av for Send til digital postkasse. Trykk OK.
- Trykk på fliken som heter Brev, og ta en kikk på at brevet ser fint ut
- Skriv ut, med control-p eller menyknappen
- De studentene som har opprettet digital postkasse får brevet et dit. De resterende må du skrive ut på papir: Skriv ut. NB: to-sidet utskrift passer ikke for disse brevene.
- Du kan lese mer på Units veiledning for å sende brev fra FS.
3a Manglende studieprogresjon - forhåndsvarsel
Gjelder alle studieprogram, jf. Forskrift om studier og eksamener ved Universitetet i Oslo §7.2.1 og §7.1.6.
Man skal sende forhåndsvarsel fordi det er et krav i forvaltningsloven § 16. Forhåndsvarsel om tap av studierett kan sendes på e-post da det viktigste i med forhåndsvarselet er at studentene mottar det, og dermed er det mer hensiktsmessig med e-post. Erfaringsmessig gir studentene ev. tilbakemelding med ev. utfyllende saksopplysninger ved å svare på e-post, og da er det et gode for dem å kunne svare direkte på forhåndsvarselet. Det er i forbindelse med forhåndsvarslet at studenten kan gi ytterligere saksopplysninger og dokumentasjon, som kan medføre at UiO ikke fatter vedtak om å inndra studieretten. Dersom studenten ikke benytter denne muligheten til å gi innspill, vil studenten måtte klage på vedtaket dersom studieretten blir inndratt. Da er det ikke lenger tilstrekkelig å skrive en enkel e-post.
Forhåndsvarsel kan sendes studentene med to ukers svarfrist. Med digital kommunikasjon er det ikke nødvendig å legge inn ekstra tid til postgang på papir.
Send ut forhåndsvarsel i perioden 5.-15. februar og 5.-15. september.
Åpne FS>Programstudent>Rutiner>FS250.001 Inndragning av studierett
Følgende skal fylles ut
- Sted/Studieprogram: Enten sted + studienivå (lavere grad: 180-499) eller STUDIEPROGRAMKODE. Bruk studieprogramkode for profesjonsutdanninger og 5-årige programmer.
- Studierettstatus: ALLE (Når rutinen er kjørt uten oppdatering vil du se om det er spesielle statuser som bør holdes utenfor [f.eks. UTLOPPTAK/KVOTEPROG]. Da må rutinen i stedet kjøres én gang for hver av de andre studierettstatusene som forekommer)
- Starttermin: Ikke hake
- Kulltermin: Ikke hake
- Registreringsperiode: Ikke aktuelt (det kan stå hva som helst)
- Dato for inndragning: DAGENS DATO
- Fravær beregnet på grunnlag av: Ikke hake
- Manglende studieprogresjon pr termin : Hake og FORRIGE-SEMESTER
- Inkludér studiepoeng innenfor program som ikke er i utdanningsplan: Hake
- Inkludér studiepoeng vurderingsmeldt i utdanningsplan denne termin: Ikke hake - Justér ned antall terminer fravær/manglede studieprogresjon ved
Permisjon: Hake
Utveksling: Hake
Lavere planlagt progresjon: Hake
Sanksjoner: Hake. Merk: Sanksjoner lagres ikke lenge i FS. Anbefaling: Legg inn permisjon uten årsak eller årsak ANNET på studenter som får sanksjonen "Utestenging ved egen institusjon". Les mer på FS-veiledning om sanksjoner og inndragning av studierett. - Ikke inndra studierett for studenter i permisjon etter: EN-DATO-DETTE-SEMESTER
- Utelat studenter med betalingsfrist senere enn: Ikke fyll inn dette feltet.
- Vis kun inndragninger: Hake
- Oppdatér database: Kjøres med NEI. Sjekk at resultatet ser fornuftig ut, og om noen studierettstatuser må holdes utenfor (se studierettstatus over).
Send forhåndsvarsel på e-post:
- høyreklikk på det hvite feltet i rapporten og velg Lag brev/meldinger (FS210.001)
- velg brevtype: SADM INNDR-PROG-VARS 1 Varsel før inndragning av studierett
6. feb. 2019: Noen har problemer med stedkoden bildet "Meldingsinformasjon". I påvente av retting står det midlertidig Vennlig hilsen Universitet i Oslo nederst i e-posten i stedet for fletting med Vennlig hilsen {AVSENDER_STEDNAVN}. - åpne meldingsinnstillinger med control-i eller menyknappen
- det skal være hake i arkiver meldingen OG i feltet Publiser meldingen på Studentweb
- velg medium for utsending: E-post: 1. Velg Begge adresser. Brev: 0 SMS: 0. Trykk 'OK'
- Trykk på arkfanen som heter E-post (i FS210.001), og ta en kikk på at e-postinnholdet ser fint ut
- Trykk control-p eller velg menyknappen Bildet "Meldingsinformasjon" åpner seg.
- I bildet Meldingsinformasjon, skriv i feltet Avsender E-postadresse: den e-postadressen du ønsker ev. tilbakemeldinger fra studentene på.
- Trykk på knappen 'Skriv ut/send meldinger'. E-postene blir da sendt ut.
3b Manglende studieprogresjon - inndra studierettene
Gjelder alle studieprogram, jf. Forskrift om studier og eksamener ved Universitetet i Oslo §7.2.1 og §7.1.6.
Inndra studierettene etter at fristen for tilbakemelding på forhåndsvarselet har utløpt, og eventuelle endringer i bakgrunnsdata er registrert i FS.
Åpne FS>Programstudent>Rutiner>FS250.001 Inndragning av studierett:
Følgende skal fylles ut
- Sted/Studieprogram: Enten sted + studienivå (lavere grad: 180-499) eller STUDIEPROGRAMKODE. Bruk studieprogramkode for profesjonsutdanninger og 5-årige programmer.
- Studierettstatus: ALLE (Når rutinen er kjørt uten oppdatering vil du se om det er spesielle statuser som bør holdes utenfor [f.eks. UTLOPPTAK/KVOTEPROG]. Da må rutinen i stedet kjøres én gang for hver av de andre studierettstatusene som forekommer)
- Starttermin: Ikke hake
- Kulltermin: Ikke hake
- Registreringsperiode: Ikke aktuelt (det kan stå hva som helst)
- Dato for inndragning: DAGENS DATO
- Fravær beregnet på grunnlag av: Ikke hake
- Manglende studieprogresjon pr termin : Hake og FORRIGE-SEMESTER
- Inkludér studiepoeng innenfor program som ikke er i utdanningsplan: Hake
- Inkludér studiepoeng vurderingsmeldt i utdanningsplan denne termin: Ikke hake - Justér ned antall terminer fravær/manglede studieprogresjon ved
Permisjon: Hake
Utveksling: Hake
Lavere planlagt progresjon: Hake
Sanksjoner: Hake. Merk: Sanksjoner lagres ikke lenge i FS. Anbefaling: Legg inn permisjon uten årsak eller årsak ANNET på studenter som får sanksjonen "Utestenging ved egen institusjon". Les mer på FS-veiledning om sanksjoner og inndragning av studierett. - Ikke inndra studierett for studenter i permisjon etter: EN-DATO-DETTE-SEMESTER
- Utelat studenter med betalingsfrist senere enn: Ikke fyll inn dette feltet.
- Vis kun inndragninger: Hake
- Oppdatér database: Kjøres med NEI først for å sjekke at resultatet ser fornuftig ut, og om noen studierettstatuser må holdes utenfor (se studierettstatus over). Kjør deretter rutinen med JA her.
For å sende brev:
- høyreklikk på det hvite feltet i rapporten og velg Lag brev/meldinger (FS210.001)
- velg brevtype: SADM INNDR-PROG-VEDT 1 Vedtak om inndragning av studierett
- åpne meldingsinnstillinger med control-i eller menyknappen
- det skal være hake i arkiver meldingen OG i feltet Publiser meldingen på StudentWeb
- velg medium for utsending: E-post: 0 Brev: 1 SMS: 0, Hak av for Send til digital postkasse. Trykk Ok.
- Trykk på arkfanen som heter Brev, og ta en kikk på at brevet ser fint ut
- Skriv ut, med control-p eller menyknappen
- Velg printer en i nærheten av deg (NB: to-sidet utskrift passer ikke for disse brevene)
- Du kan lese mer på Units veiledning for å sende brev fra FS.
3c Mulighet: Manglende studieprogresjon - inndra et semester i forkant - forhåndsvarsel
Det er et alternativ å inndra studieretter pga. manglende progresjon et semester tidligere. Behovet er beskrevet i et endringsønske fra UiO. Hvis man kjører rutinen og inkluderer eksamensmeldinger for inneværende semester får man fanget opp studenter som ikke har meldt seg til mange nok emner til å kunne beholde studieretten det neste semesteret. Det enkelte fakultet må selv vurdere om de kan inndra studieretter et semester i forkant.
Beslutter fakultetet å benytte dette alternativet, må man gjøre det i to trinn:
- Først med «Manglende studieprogresjon pr termin» = forrige semester + ikke hake i feltet «Inkludér studiepoeng vurderingsmeldt i utdanningsplan denne termin»:
- Deretter med «Manglende studieprogresjon pr termin» = inneværende semester + hake i feltet «Inkludér studiepoeng vurderingsmeldt i utdanningsplan denne termin»:
3d Mulig alternativ: Manglende studieprogresjon - inndra et semester i forkant - vedtak
Det er et alternativ å inndra studieretter pga. manglende progresjon et semester tidligere. Behovet er beskrevet i et endringsønske fra UiO. Hvis man kjører rutinen og inkluderer eksamensmeldinger for inneværende semester får man fanget opp studenter som ikke har meldt seg til mange nok emner til å kunne beholde studieretten det neste semesteret. Det enkelte fakultet må selv vurdere om de kan inndra studieretter et semester i forkant.
Beslutter fakultetet å benytte dette alternativet, må man gjøre det i to trinn:
- Først med «Manglende studieprogresjon pr termin» = forrige semester + ikke hake i feltet «Inkludér studiepoeng vurderingsmeldt i utdanningsplan denne termin». Se bildeillustrasjon i punkt 3c, men kjør rutinen med oppdatering av database.
- Deretter med «Manglende studieprogresjon pr termin» = inneværende semester + hake i feltet «Inkludér studiepoeng vurderingsmeldt i utdanningsplan denne termin»: Se bildeillustrasjon i punkt 3c, men kjør rutinen med oppdatering av database.