Informasjon til partnerinstitusjoner
Partnerinstitusjonen deres vil finne nyttig og viktig informasjon i Europakommisjonens Erasmus+ International Credit Mobility - Handbook for participating organisations.
Participant Identification Code (PIC)
Alle institusjoner som deltar i Erasmus-prosjekter må ha en Participant Identification Code (PIC). Dersom partnerinstitusjonen deres ikke har en kode allerede, må de søke om PIC her.
Inter-Institutional Agreement (IIA)
Alt Erasmus-samarbeid mellom en institusjon i et programland og en institusjon i et partnerland må forankres i en Erasmus-avtale. Gjennom avtalen bekrefter partnerinstitusjonen at de er enig i prinsippene i Erasmus Charter for Higher Education (ECHE), som skal sikre kvaliteten i samarbeidet.
Avtalen bør utformes i samarbeid med partneruniversitetet. Vi anbefaler at fakultetets internasjonaliseringskoordinator involveres i arbeidet. Følg UiOs rutiner for avtaleinngåelse i Erasmus+. Dersom fagmiljøet allerede har en bilateral utvekslingsavtale med partneruniversitetet, anbefaler vi at Erasmus-avtalen baseres på denne.
Avtalen må være i tråd med rutiner og prosesser for Erasmus-programmet, og innenfor eksisterende rammer. Eksempelvis bør innreisende og utreisende studenter nomineres og søke på samme måte som ordinære utvekslingsstudenter (se rutinene under).
Inngåtte avtaler i Erasmus+ global mobilitet registreres i FS med utvekslingsprogram ERAGLOBAL.
Stipendsatser
En oversikt over satser for studenter og ansatte som reiser gjennom Erasmus+ global mobilitet finner du her. Beløpene kalkuleres ut ifra Europakommisjonens faste satser, basert på varighet og destinasjon.
Administrasjonsmidler
Fra administrasjonsmidlene (OS-midler) er det anledning til å dekke kostnader inntil 500 euro per deltaker. Dette kan for eksempel være kostnader knyttet til visumsøknad, og deler av kostnader for forsikring. Utbetaling av denne støtten vil sammenfalle ved utbetaling av det tildelte stipendbeløp til den enkelte deltaker.
Rutiner for innreisende studenter
Avtaleeier må melde ifra til Seksjon for studiekvalitet på erasmus-uio@admin.uio.no om hvilke studenter som skal komme, hvor lenge de skal oppholde seg ved UiO, og om de har spesielle behov, så tidlig som mulig og helst før fristen for nominasjon og søknad. Se nettside om nominasjon.
Innreisende studenter søker til sin hjemmeinstitusjon i tråd med deres retningslinjer, og nomineres til UiO på samme måte som ordinære innreisende utvekslingsstudenter innen fristene 15. oktober/1. mai. UiOs rutiner for nominasjon, opptak og mottak av innreisende utvekslingsstudenter beskrives her.
Studenter som registreres manuelt må også registreres innen fristene. Så lenge studentene nomineres/registreres innen fristene som gjelder, og følger instruksjonene i søknadsprosessen, vil de behandles som ordinære innreisende utvekslingsstudenter. Det inkluderer prioritering til studentbolig gjennom SiO.
Før avreise må studentene signere en stipendavtale og en Learning Agreement (LA). Seksjon for studiekvalitet tar seg av stipendavtalen og har kontakt direkte med studenten(e) om den. Vi anbefaler å bruke UiOs mal for Learning Agreement (docx). Den kan dere sende til partneruniversitetet, som fyller den ut i samarbeid med studenten (og i samråd med dere). Deretter signeres den av alle tre parter, før dere arkiverer den endelige versjonen. Se også nettside for innreisende erasmusstudenter.
Stipendbeløpet regnes ut basert på hvor lenge studenten skal være ved UiO, og utbetales først når studenten kommer til Oslo. Det betyr at studenten selv må legge ut for reise og eventuelle andre utgifter som oppstår under forberedelsene. Det kan være lurt å informere studentene om at dette er en prosess som kan ta litt tid, selv om vi er klar over at studentene ofte er i en økonomisk vanskelig situasjon.
Studenter som er i Norge i kun ett semester får ikke norsk bankkonto. Studenter som har fått studentbolig gjennom SiO, har imidlertid mulighet for å få overført stipendbeløpet til sin depositumskonto der, og SiO kan deretter trekke husleie derfra samt utstede cashcard/midlertidig bankkort til studenten. SADM sørger for opprettelse og overføring av penger til SiO depositumskonto i samarbeid med ØVA og SiO.
Se nettside om mottak av nye studenter for mer informasjon.
Rutiner for innreisende ansatte
I samarbeid med partnerinstitusjonen bestemmer dere hvem dere vil motta på ansattmobilitet for opplæring eller undervisning, og utarbeider en mobilitetsavtale med en av disse malene:
- Mobilitetsavtale for innreisende ansatte på opplæring (doc)
- Mobilitetsavtale for innreisende ansatte på undervisning (doc)
Kriteriene for oppholdet er de samme som for utreisende ansatte. Enheten må fylle ut nettskjema med informasjon om den ansatte og vi utarbeider en stipendavtale. Ofte endres datoer, så ikke fyll ut nettskjema før dere er sikre på når den ansatte kommer til Oslo. Fyll ut skjema i god tid før oppholdet. Det er enheten selv som legger ut støttebeløpet (og ev. reise mm.) for den innreisende ansatte, og for deretter å fakturere Seksjon for studiekvalitet som refunderer beløpet når den ansatte har ankommet.
Mottak av innreisende ansatte er instituttet og fagmiljøets ansvar. Husk å planlegge oppholdet i god tid i forveien for å ha tilstrekkelig med tid til eventuelle visumprosesser.
Enheten kan bestille reise for den ansatte gjennom BH-portalen og trekke fra reisen fra det totale støttebeløpet. For utbetaling av det resterende støttebeløpet, se Administrasjon av stipendutbetaling - rutine fra Seksjon for lønn.
Les mer om vilkår for ansattmobilitet på HK-dirs nettside
Rutiner for utreisende studenter
Utreisende studenter søker utveksling på vanlig måte, innen UiOs frister 15. september/15. februar, og nomineres til partneruniversitetet i tråd med deres retningslinjer for innreisende studenter. Generell informasjon om rutiner for utreisende utvekslingsstudenter finner du her.
Før de reiser må studentene signere en stipendavtale og en læringsavtale (Learning Agreement). Seksjon for studiekvalitet tar seg av stipendavtalen. Læringsavtalen beskriver hvilke kurs studenten skal ta på utveksling, og hvilke UiO-emner de erstatter. Den utarbeides av fagmiljøet i samarbeid med studenten og signeres av dere, studenten og partneruniversitetet. Ferdig signert læringsavtale arkiveres i WebSak. Les mer om UiOs felles rutiner for Learning Agreement her.
Stipendet utbetales til studentens bankkonto i to omganger: 70 % overføres ved begynnelsen av oppholdet. 30 % utbetales når studenten kommer hjem, etter at bekreftelse på datoer fra vertsinstitusjonen og en elektronisk rapport er levert.
Rutiner for utreisende ansatte
Fagmiljøet og partneruniversitetet blir enig om hvem som skal reise og hva programmet skal være. Husk å planlegge oppholdet i god tid i forveien for å ha tilstrekkelig med tid til eventuelle visumprosesser.
Minstelengde for oppholdet er fem dager. Tilskuddssatsene er noe høyere, ellers er kriteriene og rutinene like som for ansattmobilitet i Europa. For undervisningsmobilitet er kravet at man må undervise i minst åtte timer per uke.
Ansattmobilitet gjennom Erasmus+ Global må avtales med ansvarlig for mobiltetsprosjektet ved instituttet. Ta kontakt med internasjonal koordinator ved din enhet for mer informasjon, eller kontakt erasmus-uio@admin.uio.no
Les mer om vilkår for ansattmobilitet på HK-dirs nettside
Behov for tilrettelegging
Alle skal ha mulighet til å reise på utveksling. Dersom dere mottar eller sender ut ansatte eller studenter med spesielle tilretteleggingsbehov, kan vi søke ekstra midler hvis det er ekstrautgifter i forbindelse med utenlandsoppholdet. Dette må meldes inn til Seksjon for studiekvalitet så tidlig som mulig. Det er viktig at dere informerer eventuelle deltakere om muligheten.
Kommunikasjon av prosjektresultater
Alle prosjekt som får tildelt midler må ha nettside for prosjektet. Nettsiden bør ha Erasmus-logo.
Se nettsider for tips:
Rapportering for prosjekter
Utdanningsinstitusjoner som deltar i mobilitetsaktivitetene i Erasmus+, skal levere en sluttrapport innen 60 dagar etter at prosjektperioden er over. Sluttrapporten blir generert i Beneficiary Module, og Seksjon for studiekvalitet fyller ut og leverer der, basert på innspill fra enheten som eier prosjektet. Det er HK-dir som evaluerer sluttrapportene. Se rapportering, avtaler og kontrakter
Mer om mobilitet og stipend for studenter og ansatte
Les mer om mobilitet og stipend for studenter og ansatte på HK-dirs nettside