Emneavklaringsprosess for UTV-studenter
Der det er behov for avklaring er det internasjonal koordinator på studentens fakultet som tar kontakt med den enheten der studenten ønsker emner. Hvis studenten ønsker emner på andre fakulteter, er det internasjonal koordinator som kontakter det fakultetet eller instituttet der studenten ønsker å ta emner.
SADM oppfordrer fakultetene til å se på søknader fra studenter som ønsker masteremner så tidlig som mulig. Enhetene kan bruke søknad samlebildet i FS fortløpende for å få oversikt over søknader og emneønsker. Se nettside om bruk av søknad samlebilde.
Se også https://ewp-dashboard.eu/ om studenten har en OLA med emneønsker.
Viktig om emneavklaring:
- Studenter som ikke er kvalifisert, eller som ikke kan ta de ønskede emnene av andre grunner, bør få beskjed så tidlig som mulig om dette.
- Seksjon for studiekvalitet vil gjerne ha beskjed om studenter som har søkt masternivå, men som ikke har dokumentert at de er kvalifisert for dette, før opptaket kjøres og opptaksbrevene lages.
- Erasmus+ Learning Agreements bør ikke signeres for masteremner før det er avklart om studenten kan ta emnene som er satt opp.
Tidslinje for emneavklaring for UTV-INN VÅR 2027
| FRIST/PERIODE | HVA SKAL GJØRES | ANSVAR |
| September - oktober | Nominasjonsweb åpner 2. september. Frist for nominasjon og søknad for vår er 15. oktober. Fakulteter og enheter kan når som helst etter åpning begynne emneavklaringsprosessen for studenter er nominert og har søkt. SK anbefaler å begynne med de som er avhengige av a ta spesielle emner (for eksempel på masternivå), eller som ønsker emner som fakultetet vet har strenge krav eller ikke er tilgjengelige, ol. Se FS-veiledninger for bruk av Søknad samlebilde og rapporter: | Fakulteter og enheter/avtaleeiere Seksjon for studiekvalietet (SK) sender påminning med lenker til veiledninger noen dager før fristen. |
| Fortløpende frem til 1. desember (og helst før 20. oktober). | Fakulteter og enheter er ansvarlig for koordinering av emneavklaring for alle som ligger på fakultetets studieprogram (feks. HFUTV, MNUTVMAS) (dvs. også for studenter på de sentrale UiO-avtalene):
OBS: Man trenger ikke emneavklare og kommunisere med emneleverandører og studenter når studenten ønsker emner de selv kan melde seg på når studentweb åpner (UTV-emner som finnes i Studentweb). SK oppfordrer enhetene til å gå gjennom emneønskene til studenter som har søkt og som er avhengige av å få spesiell emner (for eksempel på masternivå), eller som ønsker emner med spesielle opptakskrav, så tidlig som mulig. Dette slik at studenter:
| Avtaleeier/ Internasjonal koordinator |
| Frist for nominasjon og søknad: 15. oktober | Frist for nominasjon og søknadsfrist for innreisende studenter. (Systemet vil være uoffisielt åpent til ca. 20. oktober for sene nominasjoner og søknader). OBS: Boligfristen er 1. november. Studenter må være registrerte i utvekslingsperson i god tid innen dette for å komme på boliglisten. | Partnere og nominerte studenter |
| Inntil ca. 21. oktober | Bestille og importere S-nr, rydde i FS, sjekke engelskkrav for de som har det, kjøre rutiner etc., se årshjul | SK |
| Senest 21. oktober | Avklare emneønsker for studenter som har søkt masteremner. SK sender påminnelse til hver fakultetskoordinator dersom behov. SK går også gjennom søknadsalternativer vs. emneønsker slik at vi kan endre alternativ før studierettene kjøres, eller før Studentweb åpner. | Avtaleeier/ Internasjonal koordinator |
| 21.-22. oktober | Kjøre opptak. Publisere tilbudsbrev og UDI-brev i Søknadsweb, informere studentene pr. epost om tilbud og praktiske ting rundt opptaket og opphold, bolig, Studentweb osv. | SK |
| 23. oktober -> | Overføre studentene som har fått tilbud fra søknad samlebilde til utvekslingspersonbildet og kjøre studierett osv. for de som har snr (FS-rutine 159.001). | SK |
| Fra ca. 23.oktober | Enhetene fortsetter emneavklaring og kan nå bruke rapporter/data både fra opptaksmodulen og utvekslingsmodulen: http://www.uio.no/for-ansatte/arbeidsstotte/sta/fs/veiledninger/utveksling/rapporter.html | SK |
| 23. oktober -> | Kjøre rutiner som over for enkeltstudenter etter fristen. | SK |
| 23. oktober -> | Fakultetene kan sende epost til sine studenter med informasjon om emnepåmeldingsprosessen ved fakultetet, kontaktinfo, etc. | Fakultetene |
| Senest 30. november | Kjøre SQL/rutine for fritak for semesteravgift og realfagsprofil for MN-studenter (gjøres av DIG noen dager før StudentWeb åpner). Se http://www.uio.no/for-ansatte/arbeidsstotte/sta/fs/veiledninger/utveksling/studieretter.html | SK/DIG |
| 1. desember | Studentweb åpner. Emnepåmelding første runde for de fakultetene som gjør dette i desember. Emnene må kunne velges i utdanningsplanene, dvs. UTV-emnekombinasjonene må være oppdaterte, og spesielle emner som er avklarte må være lagt inn. Se FS-veiledning: http://www.uio.no/for-ansatte/arbeidsstotte/sta/fs/veiledninger/studieelementer/endre-emnekomb.html | Fakultetene |
| Desember | Flere runder med emneopptak. Emneavklaring fortsetter. | Fakultetene |
| 1. desember - 1. februar | Studentene foretar emnepåmelding i Studentweb, ev. med hjelp fra fakultetene. Svare på spørsmål om emner fra studentene (fortsatt), og kontakte studenter der det avklares at ønskede emner ikke kan tas. | Fakultetene/Avtaleeier |
| Januar | Emneopptaket bør være ferdig innen emnepåmelding siste runde og før enkeltemnepåmelding som begynner i midten av måneden. Se emner med ledige plasser etter ca. 10. januar: https://www.uio.no/studier/emner/ledige-plasser/ | Fakultetene |
| 1. februar | Frist for emnepåmelding i Studentweb for vår 2027. | Alle |
Se også notat med utfyllende tekst (.docx) om rutinene, vedtatt i arbeidgruppen for IHR utveksling i oktober 2013 (krever innlogging). OBS: rutinen er noe endret etter 2013, bla. lager enhetene selv oversikt over sine studenter med utgangspunkt i FS som beskrevet over.