| FRIST/ARB:PERIODE | HVA SKAL GJØRES - UTREISENDE | HVA SKAL GJØRES - INNREISENDE | HVEM UTFØRER |
|---|---|---|---|
| November - desember | Klargjøre FS for opptak, med tekster osv. i Søknadsweb. | Planlegge inn-opptak som åpner i februar. | Seksjon for studiekvalitet (SK) |
| Desember - januar | Alle avtaler skal være fornyet slik at de er gyldige for ut-opptak i påfølgende opptaksperiode. | Alle avtaler skal være fornyet slik at de er gyldige for inn-opptak i påfølgende opptaksperiode. | Avtaleeier |
| November - desember | Avtalesidene på nett skal være korrekte og oppdaterte. | Avtalesidene på nett skal være korrekte og oppdaterte. | Avtaleeier |
| Frist: 1. desember | Utarbeide kvitteringstekst og informasjonstekst til søkerne til bruk i Søknadsweb. | Avtaleeier | |
| Før 1. desember | Sjekke og ev. oppdatere informasjon på For Ansatte-sidene. | SK | |
| Primo - medio desember | Søknadsweb åpner. | SK | |
| Medio januar | Legge inn kvitteringstekster og andre tekster i Nominasjons- og Søknadsweb. | SK | |
| Medio januar | Klaregjøre FS, opprette opptak, legge inn tekster etc. | SK | |
| Medio januar | Kvalitetssikre og ev. oppdatere informasjon på For Ansatte-sidene, nettsider om søknadsfrister osv. oppdateres. | SK | |
| Medio februar | Åpne nominasjons- og Søknadsweb. | SK | |
| Frist 15. februar | Søknadsfrist for utreisende studenter. | SK/studentene | |
| 16. februar | Sende lister til fakultetene over hvem som har søkt flere ut-opptak. | SK | |
| Ca. 20. februar | Saksbehandlerdag (arbeidsstue): Saksbehandle søknader for utreisende studenter. | SK kaller inn avtaleeierne | |
| Ca. 22. februar | Informere studentene i Søknadsweb og per e-post om tilbud om utvekslingsplass. | Avtaleeier | |
| Iht. partneruniversitetets frister. | Bistå studenten i videre søknad og kontakt med partneruniversitetet (f.eks søknad, emner, bolig, visum). | Avtaleeier | |
| Medio februar → | Fortløpende: endre nominasjonskontakter i FS for partneruniversitetene som melder endringer, rette feil etc., besvare henvendelser fra studenter og partnere. | SK | |
| Ca. 1. mars - medio mars | Sende e-post til partneruniversiteter om at nominasjonsweb er åpen, med brukernavn og passord, samt informasjon om søknadsfrister etc. (ca. 15. mars). | SK | |
| 1. mars – 1. mai | Brukerstøtte for partneruniversiteter, besvare praktiske spørsmål, etc. | SK/DIG/USIT | |
| 1. mars – 1. mai | Besvare fagnære spørsmål fra partneruniversiteter og nominerte studenter (avtalevilkår, emner, etc). | Avtaleeiere | |
| 1. mars – 1. mai | Brukerstøtte i Søknadsweb for nominerte studenter. | SK | |
| 15. mars → | Behandle søknad om forhåndsgodkjenning fra utreisende studenter. Stud overført til utv.personbildet. | Fakultetene | |
| April | "Avtaleeiere (institutter og fakulteter) vurderer om utvekslingsavtaler som utløper etter inneværende akademiske år skal forlenges. Kontakter partneruniversitet for å tegne en ny avtale ved ønske om forlengelse". | Avtaleeiere (institutter og fakulteter) vurderer om utvekslingsavtaler som utløper etter inneværende akademiske år skal forlenges. Kontakter partneruniversitet ang. ny avtale ved ønske om forlengelse. | Avtaleeiere |
| April | Begynne emneavklaringsprosessen basert på informasjonen i Søknad samlebilde, ev. bruk rapporter. Det anbefales å starte saksbehandlingene tidlig, samt avklare søknader om opptak spesielle emner (bla. masteremner) før tilbudsbrevene sendes ut. | Fakultetene | |
| Ultimo april | Purre på manglende søknader, dokumentasjon og emneønsker. | SK | |
| Frist 1. mai | Nominasjons- og søknadsfrist for innreisende studenter. (NB: Vi holder nominasjons- og Søknadsweb åpne tom. 15. mai, pga. mange helligdager i mai + og fordi mange partnerinstitusjoner ikke rekker 1. mai). | SK | |
| Første uken i mai | Kvalitetssikre data i FS. Kjøre rutiner for tilbud og ja-svar i Søknad samlebilde, bestille og følge opp S-nr etc.. | SK | |
| Ca. 6. mai | Kjøre opptak og publisere informasjon i Søknadsweb om utvekslingsplass. | SK | |
| Ca. 7. - 8.. mai | Produsere opptaks- og UDI-brev, sende e-post til studentene. Mottak tar over kontakten med studentene mht. praktiske forhold som bolig, visum osv. | SK | |
| Ca. 8. - 9. mai | Kjøre rutine for overføring til Utvekslingspersonbildet og tildeling av studierett (159.001). Følge opp avtaler som må forlenges før overføring. | ||
| 15. mai | Nominasjons- og Søknadsweb stenger. Frist for å registrere søkere manuelt i utvekslingspersonbildet. NB: studenter som registreres for sent kommer ikke med på boliglista til SiO og har dermed ikke garantert bolig. | ||
| Ca. 12. mai – 1. juni | Bruke utvekslingspersonbildet til å fortsette avklaring av emneønsker, kommunisere med studentene om emner som ikke går, forkunnskapskrav som må være oppfylt, endring av emner etc. Registrere ok emner i utdanningsplan. Være i kontakt med andre emneleverandører - også der studenter har emneønsker ved et annet fakultet o.l. Se instruks for emneavklaring. | Avtaleeiere | |
| Frist 1. juni | Studentweb åpner ca. 1. juni til første runde med undervisningsopptak (avhengig av hvilken ukedag 1. juni faller på, dvs. 2. juni vår 26). Emner som er avklart må kunne velges i utdanningsplanene, dvs. UTV-emnekombinasjonene må være oppdaterte. Se: FS-veiledning: http://www.uio.no/for-ansatte/arbeidsstotte/sta/fs/veiledninger/studieelementer/endre-emnekomb.html | Fakultetene | |
| Primo juni | Beredskapsmail – sende egenerklæringsskjema til alle utreisende utvekslingsstudenter (nettskjema). | Alle utvekslingsstudenter får e-post om semesterregistrering, beredskap osv.. | SADM/(KP) |
| Medio juni (før 15. juni) | Avtaledag: Starte arbeid med avtalefornyelser, forberede åpning av søknadsweb for utreisende i august (søknadsalternativer mm.), oppdatere nettsidene, oppdatere kontaktinformasjon i FS, etc. | Avtaledag: Avtalefornyelser, registrering av nye avtaler og forlengelser, oppdatering av kontaktinformasjon i FS, ev. spørsmål rundt nominasjonsweb, opptak etc. | SK kaller inn avtaleeierne |
| Primo august | Klargjøre FS for opptak, legge inn kvitteringstekst og informasjonstekst i FS. | Opprette opptak for vår. Legge inn kvitteringstekster og informasjonstekster i Nominasjonsweb og Søknadsweb. | SK |
| Frist 10. august | Alle avtaler skal være fornyet slik at de er gyldige for inn/utopptak i påfølgende opptaksperiode. | Avtaleeiere | |
| Frist 10. august | Avtalesidene på nett skal være korrekte og oppdaterte. | Avtalesidene på nett skal være korrekte og oppdaterte. | Avtaleeiere |
| Frist 10. august | Utarbeide kvitteringstekst og informasjonstekst til søkerne til bruk i Søknadsweb. | SK | |
| Frist 10. august | Gjennomgå og revidere rutiner på For Ansatte-sidene. | Gjennomgå og revidere rutiner på For Ansatte-sidene, og andre nettsider. | SK |
| Medio august, ev. før | Søknadsweb åpner. | SK | |
| Primo september | Åpne Nominasjons- og Søknadsweb for innreisende studenter senest 15. september. | SK | |
| Frist 15. september | Søknadsfrist for utreisende studenter. | SK | |
| 16. september | Sende lister til fakultetene over hvem som har søkt flere ut-opptak. | SK | |
| Ca. 20. september | Saksbehandlerdag (arbeidsstue): Saksbehandle søknader for utreisende studenter. | SK kaller inn avtaleeierne | |
| Ca. 22. september | Informere studentene i Søknadsweb og per epost om tilbud om utvekslingsplass. | Avtaleeier | |
| Iht. partneruniversitetets frister. | Bistå studenten i videre søknad og kontakt med partneruniversitetet (f.eks søknad, emner, bolig, visum). | Avtaleeier | |
| Ca. 15. september | Sende e-post til partneruniversiteter om at nominasjonsweb er åpen, med brukernavn og passord, samt informasjon om søknadsfrister etc. Kopi til avtaleeiere ved UiO. | SK | |
| September --> | Brukerstøtte for studenter på Søknadsweb og for partneruniversiteter på nominasjonsweb. Besvare andre praktiske spørsmål. Opprette nye brukere, endre nominasjonskontakter etter henvendelse fra partnerinstitusjoner, etc.. | SK | |
| September --> | Besvare fagnære spørsmål fra partneruniversiteter og nominerte studenter. | Avtaleiere | |
| Primo oktober | Ev. workshop avtaler: inngåelse av avtaler (både bilaterale og Erasmus+ o.a.), fornyelse av avtaler, FS-relatert info og arbeid. | Begynne emneavklaringsprosessen basert på informasjonen i Søknad samlebilde, ev. rapporter: http://www.uio.no/for-ansatte/arbeidsstotte/sta/internasjonalisering/innreisende/utveksling/emneavklaring.html. Det anbefales å starte saksbehandlingene tidlig, samt avklare søknader om opptak spesielle emner (bla. masteremner) før tilbudsbrevene sendes ut. | SK kaller inn avtaleeierne. |
| 15. oktober → | Behandle søknad om forhåndsgodkjenning av emner fra utreisende studenter. | Fakultetene | |
| Medio oktober | Frist 15. oktober | Purre på manglende søknader, dokumentasjon og emneønsker. Søknadsfrist for innreisende studenter. Systemene holdes åpne tom. 20. oktober for sene nominasjoner og søknader. Kvalitetssikre data i FS. Bestille S-nr. | SK |
| Ca. 20. - 23. oktober -> | Kjøre rutiner for tilbud og ja-svar i Søknad samlebilde. | SK | |
| Ca. 22. oktober | Publisere informasjon i Søknadsweb om utvekslingsplass for studenter med komplett søknad. | SK | |
| Ca. 22. oktober -> | Produsere opptaksbrev i FS, sende e-post. Mottak tar over kontakten med studentene om praktiske/generelle forhold som bolig, visum osv: http://www.uio.no/for-ansatte/arbeidsstotte/sta/internasjonalisering/innreisende/mottak/ | SK | |
| Ca. 23. - 24. oktober -> | Kjøre rutine 159.001 for overføring til Utvekslingspersonbildet og tildeling av studierett for de som ligger klare i Søknad samlebilde. Suppleringsrunder kjøres fortløpende. | SK | |
| Ca. 25. oktober | SKss frist for å registrere søkere manuelt i utvekslingspersonbildet. NB; studenter som registreres etter fristen kommer ikke med på boliglista som Knutepunktet sender til SiO 1. november. | SK/KP | |
| 1. november | Boligfrist for innreisende studenter. | KP/SiO | |
| Medio oktober – 1. desember | Fortsette avklaring av emneønsker, kommunisere med studentene om emner som ikke går, forkunnskapskrav som må være oppfylt, endring av emner etc. Være i kontakt med andre emneleverandører - også der studenter har emneønsker ved et annet fakultet o.l. Se instruks for emneavklaring. Avslutte emneavklaringsprosessen. Det anbefales å starte saksbehandlingene tidligere, samt avklare søknader om opptak til masteremner før tilbudsbrevene sendes ut: http://www.uio.no/for-ansatte/arbeidsstotte/sta/internasjonalisering/innreisende/utveksling/emneavklaring.html | Avtaleeiere | |
| Primo desember | Beredskapsmail – sende egenerklæringsskjema til alle utreisende utvekslingsstudenter (nettskjema). | Alle utvekslingsstudenter får e-post om semesterregistrering, beredskap osv.. | SK |
| Frist 1. desember | Studentweb åpner til første runde med emnepåmelding ca. 1.-3. desember (avhengig av hvilken ukedag 1.12 faller på). Emnene må kunne velges i utdanningsplanene, dvs. UTV-emnekombinasjonene må være oppdaterte. Se FS-veiledning: http://www.uio.no/for-ansatte/arbeidsstotte/sta/fs/veiledninger/studieelementer/endre-emnekomb.html. | Fakultetene | |
| Medio desember (ca. 15.12) | Avtaledag: Starte arbeid med avtalefornyelser, forberede åpning av Søknadsweb for utreisende i januar (søknadsalternativer mm.), oppdatere nettsidene, oppdatere kontaktinformasjon i FS, etc. | Avtaledag: Avtalefornyelser, registrering av nye avtaler og forlengelser, oppdatering av kontaktinformasjon i FS, avklare ev. spørsmål rundt nominasjonsweb, opptak etc. | SK kaller inn avtaleeierne |
Årshjul for opptak av inn- og utreisende utvekslingsstudenter
Årshjulet oppdateres fortløpende ved endringer. NB: Fom. høst 2020 er frist for nominasjon og søknad for innreisende studenter flyttet fra 1. november til 15. oktober.
Publisert 12. feb. 2013 21:27
- Sist endret 22. sep. 2026 15:05