Innreisende studenter - Nansen EDU

Studieavdelingen bistår Nansen EDU-prosjekter med registrering og mottak av innreisende master- og og PhD-studenter med studentstatus* til UiO. Det er svært viktig at prosjektene overholder frister for å sikre studentene tilgang til rimelige studentboliger, visum/oppholdstillatelse og stipendutbetalinger.

*PhD: studentstatus eller gjesteforskere?

PhDer som er fullfinansiert av NORAD/UD programmer (NORHED, NORPART, Nansen-EDU) kan registreres som studenter ved UiO. Studentstatus gir tilgang til rimeligere boliger og helsetjenester via SiO, samt studentrabatter hos Ruter (for de under 30 år). 

Merk at studentstatus og studentbolig kun er tilgjengelig hvis prosjektet overholder fristene i tabellen ovenfor. Se øvrige krav under avsnitt om bolig.   

Hvis prosjektet skal ta imot PhD-studenter på opphold under to måneder eller som ikke kommer til starten av semesteret, skal de ha status som gjesteforskere. International Staff Mobility Office (ISMO) bistår prosjektene i spørsmål om bolig og visum for denne gruppen. All dokumentasjon for gjesteforskere utstedes av vertsinstituttet/prosjektet (invitasjonsbrev etc.) 

Opptak- og visumdokumentasjon

Seksjon for studiekvalitet utsteder opptaks-og visumdokumentasjon for bachelor/master- og  PhD-studenter med studentstatus. Prosjektene må sende en fullstendig oversikt i complete overview (Excel)  innen fristene i tabellen ovenfor.

Basert på den oversendte informasjonen, gjør Seksjon for studiekvalitet personopprettinger i FS, samt opprettinger i bildet "utvekslingsperson". Opptaksbrev vil ligge tilgjengelig i studentens dokumentarkiv i FS og er tilgjengelig for kollegaer med FS-tilganger.  

Prosjektet må selv utstede et brev til studentene som bekrefter tildelt stipendsum, se malbrev. UDI krever at studentene kan dokumentere at de kan finansiere sitt opphold i Norge for å innvilge visum. Minstesatsen for bachelor/masterstudenter tilsvarer nivået på støtten fra Lånekassen, som i 2026/2027 er 15 488 per måned. I henhold til vilkårene satt av HK-dir skal prosjektene følge minstesatsen fra NFR for PhD-studenter, som i 2026/2027 er 25 000 kr per måned. 

Varigheten på oppholdet i Norge avgjøre hvilke typer visum/oppholdstillatelser studenten må søke om:

• Under 90 dager: visumfritt med biometrisk pass eller besøksvisum (visitor's visa) dersom de ikke har biometrisk pass

• Utveksling i 1-2 semester: studentoppholdstillatelse

For opphold i Norge under 90 dager, kan studentene søke om besøksvisum i stedet for studentoppholdstillatelse. 

Søknad og dokumentasjon

Studenter må søke om oppholdstillatelse før ankomst i Norge for å påbegynne studier. Vi anbefaler at studenten starter søknadsprosessen hos UDI så tidlig som mulig etter å ha mottatt nødvendig dokumentasjon fra UiO.

Søknadsprosess oppholdstillatelse: 

• Dokumenter som må legges ved søknaden: Letter of admission, study plan letter (som refererer til at studenten er garantert bolig), et brev som bekrefter stipend/finansiering

• Søknadsgebyr: Studenten/prosjektet må betale et søknadsgebyr på 5 400 kr. Betalingen må skje ved bruk av kredittkort. For øyeblikket er det ikke mulig for en tredjepart å betale i UDI-portalen.

• Søknadsfrist: For å garantere at studentene kommer til semesterstart, må søknad og dokumenter levers innen 1. juli/1.desember

• Oppholdstillatelsens varighet: Frem til 31. august vårsemesteret og 28. februar for høstsemesteret. 

Vennligst se våre nettsider for mer informasjon til studentene om hvordan søke oppholdstillatelse.

Opphold inntil 90 dager

Studenter med biometrisk pass som skal oppholde seg i Norge i 90 dager eller mindre, kan reise til Norge og andre Schengen land i 90 dager i løpet av en periode på 180 dager. 

Studenter som ikke har biometrisk pass kan søke om et besøksvisum/visitor's visa. Merk at det ikke er mulig å utvide et besøksvisum eller søke om oppholdstillatelse fra Norge når man er på besøksvisum. 

Søknadsprossess besøksvisum

For disse studentene anbefaler UDI at prosjektet/enheten utsteder et invitasjonsbrev, da prosjektet er ansvarlig for å følge opp studenter på kortere opphold. De anbefaler også at det oppgis en kontaktperson skulle det komme spørsmål om formålet med studentens opphold i Norge og ved UiO. Merk at noen ambassader har egne maler for invitasjonbrev. Du finner disse i embassy checklist.

Vennligst vær oppmerksom på at det kreves andre dokumenter når studenten søker om et besøksvisum. Det anbefales derfor at studenten kontakter UDI/relevant ambassade for spørsmål om søknad og nødvendig dokumentasjon. 

Knutepunktet - International Student Reception kan også bistå i spørsmål om søknadsprosessen.

Søknad om fornyelse av oppholdstillatelse

Studenter som ønsker å utvide oppholde sitt i Norge, må søke om fornyelse av oppholdstillatelsen minst en måned før tillatelse går ut.

Studenten må:  

1. Registrere en søknad om fornyelse av oppholdstillatelse på udi.no
2. Betale et søknadsgebyr i portalen. Se UDIs nettsider for pris.
3. Avtale en time hos politiet for å levere dokumentasjon
4. Bestille progress report fra Knutepunktet - International Student Reception.

Knutepunktet - International Student Reception er kontaktpunkt for alle spørsmål om fornyelse av oppholdstillatelse: int-advisor@admin.uio.no. 

Mer informasjon om prosessen finnes på våre nettsider. 

Forsikring (reise og helse)

Studenter som skal være i Norge over tre måneder, kan bli medlemmer av Folketrygden/National Insurance Scheme (nav.no). 

Studenter som er i Norge under tre måneder har ikke denne rettigheten og bør ha privat eller offentlig forsikringsdekning fra sitt hjemland.

Merk at det kan ta flere måneder før studentene blir registrert hos Folketrygden. Alle studenter må derfor ha en offentlig eller privat helseforsikring som dekker opphold i Norge inntil de mottar en bekreftelse om medlemskap i Folketrygden. 

Merk at dersom studenten skulle bli syk og trenge medisinsk behandling, dekker forsikringen dette i Norge, men ikke i et annet europeisk land. Vi anbefaler derfor en reiseforsikring i tillegg.

For mer informasjon om helseforsikring, vennligst se våre engelske nettsider.

Bolig

UiO har en boliggaranti for internasjonale studenter som kommer til semesterstart. For å bli inkludert i ordningen må følgende overholdes:

• Studenten må legge inn en søknad innen fristen 1. november/1. juni (sio.no/en/housing) 

• Garantien gjelder kun kategorien 'single furnished room' 

• Kontraktstart må være 1. august/1. januar 

• Kontrakten må vare i minst to måneder

• Studenten må ankomme i begynnelse av semesteret 

Studenter som kommer etter semesterstart

UiO har inngått en avtale med SiO om at Nansen-EDU-studenter som søker om bolig med ankomstdato etter 2. januar/1. august kan prioriteres for bolig. Vi gjør oppmerksom på at vi ikke kan garantere at studentene får bolig, ettersom det er avhengig av tilgjengelighet hos SiO.

For å bli prioritert for bolig utenom semesterstart må prosjektet informere Knutepunktet innen 15. mai/15. oktober. 

Dersom studentene søker om bolig utenom semesterstart og det ikke er ledige boliger hos SiO, er prosjektet selv ansvarlig for finne alternativ bolig. 

Hvis prosjektet skal ta imot PhD-studenter på opphold under to måneder eller som ikke kommer til starten av semesteret, skal de ha status som gjesteforskere. International Staff Mobility Office (ISMO) bistår prosjektene i spørsmål om bolig  for denne gruppen.

Hvordan søke?

Studenten må legge inn en søknad på sio.no for et 'single furnished room' innen søknadsfristen 1. november/1. juni.

Nansen-EDU studenter må skrive at de er på Nansen-EDU-program i søknaden om bolig. 

Se vår step by step guide for flere detaljer.

Studenten må signere kontrakt med 1.8/1.1 som startdato, men det er mulig å ankomme boligen senere. Hvis studenten kommer mange uker etter semesterstart må prosjektet likevel betale leie for periode fra kontraksstart til studenten ankommer for ikke å miste boligen. 

Studentene garanteres ikke familie eller parleiligheter.

For mer informasjon, vennligst se Housing - International students (uio.no)  

Hvis prosjektet skal betale depositum og husleie 

Knutepunktet har laget en egen avtale med SiO regnskap om betaling av husleie for Nansen-EDU-studenter. SiO vil kunne sende fakturaen for husleie direkte til prosjektet. For at SiO skal kunne sende fakturaen, må prosjektene fylle ut excel-skjema med nødvendig fakturainformasjon og sende det til Mariana Hatzianastasiou innen 1. juni/1. november.

Stipend/Cash cards

Studenter uten en norsk bankkonto kan motta stipender via et kronekort/cash card. Cash card er et BankAxept-kort som kan fylles på.

Cash cards kan kun bli brukt i minibanker og betalingsterminaler markert med BankAxept. CashBack kan også benyttes til å ta ut kontakter ved kjøp. Merk at det ikke er mulig å benytte cash cards til å betale fakturaer på nett eller i butikk/posten.

Prosjektet sender inn bestilling med informasjon om stipendet til Seksjon for lønn innen deres frister. For mer informasjon om stipendutbetaling, se  https://www.uio.no/for-ansatte/ansettelsesforhold/utbetalinger/stipend/ 

Kjøreplan for utbetaling av lønn og refusjoner. 

Det er svært viktig at prosjektet sender inn dokumenter i god tid før studentens ankomst slik at penger er tilgjengelig med en gang studenten er ankommet Oslo. Se også:https://www.uio.no/for-ansatte/arbeidsstotte/lonnsadministrasjon/bilagslonn/

For at seksjon for lønn skal kunne lage kronekort til semesterstart må de ha all nødvendig dokumentasjon innen 1. juli/1. desember.

Dersom dere har spørsmål om stipendutbetaling kan dere sende e-post til stipendutbetaling@admin.uio.no

Norsk bankkonto

Kun studenter som har fått norsk ID-nummer kan kontakte en bank for å åpne en bankkonto. Merk at det kan ta lang tid å åpne en bankkonto. For studenter som skal være i Norge under 6 måneder er det sannsynlig at de ikke vil få opprettet en konto.

Når studenten har fått åpnet en norsk bankkonto, kan prosjektet utbetale stipend direkte til denne kontoen heller en via ordningen med cash cards. 

IT-tilganger/ brukernavn og passord

Nye studenter som er riktig registrert i FS, skal få tilsendt sitt UiO-brukernavn og instruksjoner for hvordan opprette et passord på SMS. Studenter på utveksling til UiO får tilsendt SMSer i slutten av mai/begynnelse av juni for studier som starter i høstsemesteret og i månedsskiftet november/desember for studier som starter i januar. Vær oppmerksom på at studenter som tidligere har vært registrert som studenter på UiO ikke vil motta en ny SMS, men må oppdatere sitt passord i Password services. 

Hvis studenten ikke har mottatt en SMS med informasjon om brukernavn, må studenten selv kontakte UiO:Helpdesk for bistand. Fordi brukertilgangene er personlige, er det best om studenten først tar kontakt med Helpdesk heller enn at prosjektet tar kontakt på studentens vegne.

Studieavgift

Nansen EDU-studenter på utvekslingsopphold er fritatt fra å betale studieavgiften som ble innført fra studieåret 2023/2024. 

Semesteravgift 

Nansen EDU-studenter på utvekslingsopphold er fritatt fra å betale semesteravgift.

Studieretter og emneoppmelding (FS)

Studieavdelingen er ansvarlig for å opprette studentene i FS, mens prosjektet er ansvarlig for å sikre at studentene får status som aktiv student, og eventuelt meldes til emner. Vær særlig obs på at dette også gjelder PhD-studenter.

For å få status som aktiv student må det være en aktiv studierett i FS, og studenten må være registrert med en utdanningsplan og/eller være oppmeldt til emner.

Utvekslingsstudenter på bachelor/masternivå - Studieavdelingen registrerer disse med aktiv studierett. For hjelp med emneoppmelding, kontakt internasjonal koordinator på fakultetsnivå, og/eller studiekonsulenter på instituttnivå.

Utvekslingsstudenter på PhD-nivå – Prosjektet må kontakte PhD-koordinator og/eller internasjonal koordinator på fakultetsnivå for registrering av studierett, og eventuelt institutt for emneoppmelding. Merk at PhD-kandidater som skal ha studentstatus må få en studierett selv om de ikke skal ta emner.

Ankomst i Oslo

Før ankomst til Norge er det viktig at studentene gjør seg kjent med UiOs ressurssider for internasjonale studenter om ankomst til Oslo. 

Registrering hos politiet

Studenten må registrere seg hos politiet etter ankomst til Norge for å kunne motta et oppholdskort. Studenten bestiller en time i UDI portalen etter at de har fått svar på sin søknad om visum og/eller oppholdstillatelse.

For øyeblikket er det færre tilgjengelige timer hos politiet i Oslo. Vennligst se egne nettsider om 'police registration' for studenter fra utenfor EU.

ID-nummer 

Studentene registreres også hos Folkeregisteret når de møter hos politiet for å bestille et oppholdskort. Politiet gir beskjed til Skatteetaten (Skatt Øst) på vegne av studenten og Skatteetaten vil etterhvert utstede et ID-nummer. Se Knutepunktets nettsider for flere detaljer.

Når studenten har mottatt sitt norske ID-nummer, må vedkommende fylle ut nettskjemaet "Notification to UiO of new Norwegian ID number" for at UiO skal kunne oppdatere våre systemer. 

Prosjeket må også informere Seksjon for lønn om studentens nye ID-nummer for oppdateringer i DFØ i forbindelse med utbetaling av stipend. 

Helsetjenester 

Alle UiO- studenter kan benytte seg av SiO Helse. Studenthelsetjenesten tilbyr tjenester fra allmennleger, sykepleiere, psykiatere, psykologer og tannleger. Studenten må selv kontakte SiO helse for å avtale time. Mer informasjon om SiO Helse finner du her. 

Vennligst se  SiOs nettsider for viktig informasjon om helse. 

Innflytting SiO bolig og henting av cash cards

Studenten må hente nøkler til sin SiO bolig innen to uker fra kontraksstart (1. august/1. januar). Skal studenten ankomme senere, må SiO Bolig varsles. MERK! Som regel er første dag studentene kan hente nøkler den 2./3. januar.

Hvis studenten skal hente cash cards i Knutepunktet, må de sende en e-post til int-advisor@admin.uio.no for å avtale hentetidspunkt. Hvis prosjektet skal hente kortene på vegne av studentene, må det legges ved/sendes en fullmakt (for flere detaljer se eget avsnitt om cash cards over). 

Kontaktpunkter

Opptak, foreløpig registrering i FS: Seksjon for studiekvalitet v/ Marthe Osmundsen: marthe.osmundsen@admin.uio.no.

Studentbolig, visum, kronekort: Knutepunktet v/Mariana Hatzianastasiou: int-advisor@admin.uio.no.

Bestille kronekort/Seksjon for lønn: stipendutbetaling@admin.uio.no

Gjesteforskere: bolig, visum: ISMO