Rutinebeskrivelse for kvalitetssystemet for utdanningsvirksomheten ved Det medisinske fakultet

Rutinebeskrivelsen er i tråd med revidert versjon av den sentrale systembeskrivelsen godkjent av universitetsstyret i juni 2023. Rutinebeskrivelsen er godkjent av dekan Hanne Flinstad Harbo i mars 2024.

1. Kvalitetssystemets oppbygning og formål

UiOs kvalitetssystem har tre hovedkomponenter:

1. Felles systembeskrivelse for hele UiO. En rammebestemmelse som plasserer ansvar og angir minimumskrav for kvalitetsarbeidet og evaluering av utdanningskvalitet
2. Fakultære rutinebeskrivelser og funksjonsbeskrivelser som operasjonaliserer kravet i systembeskrivelsen (dette dokumentet)
3. Erfaringsdeling. Alle nivåer skal bidra til felles og lokale tiltak som legger til rette for erfaringsdeling og læring på individ- og organisasjonsnivå.

Kvalitetssystemet er en viktig del av arbeidet med å nå ambisjonene og målene for utdanningsvirksomheten ved Det medisinske fakultet, slik de er definert i fakultetets plandokumenter.

Kvalitetssystemet inngår som en integrert del av arbeidet med studiekvalitet, kvalitetsutvikling og kvalitetssikring på alle nivåer ved fakultetet. Kvalitetssystemet skal støtte opp om arbeidet på en systematisk, målrettet og allsidig måte.

• Kvalitetssystemet skal være et nyttig og effektivt verktøy, med vekt på kvalitetsforbedring fremfor kvalitetskontroll.
• Kvalitetssystemet gir frihet til å finne ulike praktiske løsninger for kvalitetsutvikling tilpasset fagmiljøenes behov.

2. Ansvar og involvering

Kvalitetsarbeidet inngår i ordinær styrings- og ledelsesstruktur og skal normalt bygge på eksisterende rutiner, ordninger og organer.

For å systematisere ansvarslinjer og arbeidsdeling i utdanningssaker ved fakultetet er det utarbeidet et arbeidsdelingsdokument som supplerer rutinebeskrivelsen for kvalitetssystemet i tydeliggjøringen av oppgaver og ansvar i utdanningssaker.

På fakultetets/instituttenes nettsider skal det holdes oversikt over de respektive utdanningsledere på fakultets- og instituttnivå, programrådsmedlemmer, programledere og emneansvarlige. Rutiner for hvem som er ansvarlig for oppdatering på nett ved endringer skal foreligge.

Fakultetets kollegiale organer skal ha møtesteder og arenaer for strategiske diskusjoner om utdanningskvalitet blant aktørene i kvalitetsarbeidet hvor også studentene skal være representert. Oversikt over fakultetets råd og utvalg ligger på fakultetets nettsider. 

Studentene skal få informasjon om hvordan evalueringen følges opp og ulike tiltak som iverksettes på bakgrunn av evalueringene. Ansvarlig for gjennomføring og oppfølging er programledere (programevalueringer) og emneansvarlige/modulledere (emneevalueringer).

Evalueringsrapporter som er egnet for nettpublisering (anonymiserte, ikke inneholdende fritekst-svar), publiseres på de respektive programsidene.

Informasjon om kvalitetssystemet finnes under fakultetets for ansatte-sider.

Henvendelser om kvalitetssystemet kan rettes til e-postlisten: kvalitetssystem-utdanning@medisin.uio.no

3. Kunnskapsgrunnlaget for kvalitetsarbeidet

Kunnskapsgrunnlaget skal gi undervisere og studenter informasjon, analyser og data for utvikling og læring og gi ledere på alle nivåer et grunnlag for beslutninger. Oppfølgingen skjer både som del av lederansvaret, den kollegiale involveringen og i virksomhetsstyringen og arbeidet med utdanningsporteføljen.

Felles rammer gitt i UiOs systembeskrivelse

3.1. Evaluering av emner

Emner skal underveisevalueres hver gang de gjennomføres. Formålet med evalueringen er å gi den emneansvarlige og studentene en mulighet for dialog og tilbakemelding underveis, samt sikre løpende videreutvikling av emnet. Fakultetet har emner med varighet fra 1 uke opp til et helt år. For å sikre at emneevalueringen blir et nyttig verktøy for alle, vil form og tidspunkt for gjennomføringen bli tilpasset det enkelte emnet.

Emnebeskrivelser gjennomgås jevnlig og i tråd med årlig syklus for studieinformasjon.

3.1.1. Underveisevaluering av emner

Evalueringen skal (over tid) inkludere en vurdering av sammenhengen mellom emnets læringsutbytte og undervisningsformer og organisering. Andre sentrale tema er emnets læringsmiljø og studentenes arbeidsinnsats og aktivisering.

Den emneansvarlige lager en kortfattet oppsummering med en vurdering av kvaliteten i emnet, studentenes viktigste tilbakemeldinger, eventuelle justeringer som er gjort og mulighetene for videreutvikling av emnet. Oppsummeringen skal deles med emneeier og studenten som har deltatt.

Resultatene fra evalueringen følges først og fremst opp av den emneansvarlige med støtte fra fagmiljøet og emneeier, men inngår også i den jevnlige videreutviklingen av utdanningsporteføljen.

3.1.2. Periodisk sluttevaluering av emner 

Både profesjonsstudiet i medisin og master i klinisk ernæring er bygget opp gjennom store, integrerte emner. For å få et godt nok kunnskapsgrunnlag gjennomføres det sluttevalueringer av emnene i tillegg til underveisevalueringer.

*Det er utarbeidet detaljerte prosedyrer som beskriver hvem som er ansvarlige for gjennomføring og oppfølging av de enkelte tiltakene ved sluttevaluering av modulene.

3.2. Evaluering av program

Programbeskrivelser gjennomgås jevnlig og i tråd med årlig syklus for studieinformasjon.

3.2.1. Periodisk programevaluering

Innenfor en seksårsperiode skal det foretas en evaluering av helheten i hvert program. Formålet med evalueringen er å vurdere kvaliteten på programmet og mulighetene for videreutvikling av programmet.

Programevaluering gjennomføres etter følgende syklus:

*European Master in Health Economics and Management følger evalueringsprosedyrer for Erasmus+-programmer. 

• Ansvar for gjennomføring: Studiedekan i samarbeid med programledelse/institutt.
• Resultatene fra evalueringen følges først og fremst opp av programledelsen med støtte fra fagmiljøet og programeier, men inngår også i den jevnlige videreutviklingen av utdanningsporteføljen.

Evalueringen skal omfatte en vurdering av sammenhengen mellom programmets læringsutbytte, faglige innhold, undervisningsformer og vurderingsordninger. Andre sentrale tema er programmets læringsmiljø, arbeidslivsrelevans, internasjonalisering og infrastruktur samt studentenes gjennomføring. Fakultetet fastsetter mandat for evalueringen og kan legge til andre fokusområder.

Den periodiske programevalueringen består av en egenevaluering og en ekstern evaluering:

1) Egenevalueringen koordineres av programledelsen og baseres på evalueringsmaterialet som er samlet opp i perioden. Egenevalueringen skal også omfatte en kortfattet gjennomgang av kravene i NOKUTs studietilsynsforskrift §2-2 og 2-3, samt en vurdering av eksamens- og sensurordningen.

2) Den eksterne evalueringen gjennomføres av et evalueringspanel og baseres på programledelsens egenevaluering og annet relevant materiale. Programledelsen sørger for at panelet får tilgang til nødvendig informasjon.

Evalueringspanelet oppnevnes av fakultetet og skal ha følgende kompetanse:

• Panelet skal ha spesialistkompetanse i programmets faglige kjerneområde(r).
• Panelet skal ha kompetanse fra undervisning og/eller forskningsveiledning.
• Panelet skal ha minst én deltaker som er student.
• Panelet skal ha minst én deltaker fra arbeids- eller samfunnsliv.

Evalueringspanelet utarbeider en rapport med vurdering av kvaliteten på programmet og mulighetene for videreutvikling av programmet. Rapporten sendes til fakultetet og programledelsen og skal gjøres tilgjengelig på UiOs nettsider.

3.2.2. Årlig programgjennomgang

Programleder skal hvert år rapportere om studiekvalitet og kvalitetsarbeid ved programmet (rapporten skal arkiveres). Formålet er å systematisere kunnskapsgrunnlaget for programmet og vurdere behov for endringer. Årsrapporten fra programmene danner utgangspunkt for bilaterale møter mellom programledelsen og fakultetet. Referater fra disse møtene skal synliggjøre prioriterte områder og utviklingstiltak.

• Bachelor- og masterprogrammene rapporterer til fakultetet om studiekvalitet og kvalitetsarbeid per kalenderår.
  • Frist for innsending av rapport til fakultetet: 15. mars.
  • Ansvarlig for utførelse: Programleder

Mal for bachelor- og masterprogrammenes årsrapport 

Fakultetsnivået ivaretar programledelsen for profesjonsstudiet i medisin, og det er opprettet modulutvalg som ivaretar driften av emnene (modulene). Modulutvalget gir tilbakemelding på gjennomførte evalueringer og gjør rede for oppfølgingstiltak i sin årsrapport til fakultetet.

Modulutvalgene rapporterer til fakultetet om studiekvalitet og kvalitetsarbeid for egen modul per kalenderår.

• Frist for innsending av rapport: 15. mars
• Ansvarlig for utførelse: Modulleder

Mal for årsrapport for modulutvalg 

Fakultetet utarbeider deretter en felles årsrapport for programmet hvor kunnskapsgrunnlaget fra modulene inngår.

• Ansvarlig for utførelse: Studiedekan/programleder

3.3. Supplerende evalueringer

I tillegg til minimumskravet for evalueringer som er definert i denne rutinebeskrivelsen, vil både fakultetsledelsen, instituttledelsen og programledelsen kunne gjennomføre undersøkelser og analyser innenfor sine ansvarsområder. Det vil være de respektive enhetene som fastsetter opplegg for, og står for gjennomføringen av, slike supplerende evalueringer.

Statistikk- og rapportverktøyet Tableau, som har egne rapporter for ledere for utdanningsvirksomheten, programledere og emneansvarlige, er et nyttig verktøy for kvantitative analyser.

I tillegg til planlagte evalueringsaktiviteter definert i dette dokumentet, vil det ved fakultetet kunne igangsettes ulike forsknings- og utviklingsprosjekter med fokus på studiekvalitet. Slike prosjekter følger retningslinjer for prosjektetablering ved fakultetet på lik linje med andre forsknings- og utviklingsprosjekter.

4. Videreutvikling av utdanningsvirksomheten

Fakultets- og instituttledelsen skal systematisk følge opp og legge til rette for videreutvikling av utdanningsvirksomheten.

Studiedekaner, instituttledere, utdanningsledere, programledere, undervisningsledere og emneansvarlige/modulledere skal, med utgangspunkt i egne ansvarsområder, legge til rette for kollegial involvering.

Et godt fungerende studentdemokrati er et viktig verktøy for at studentene kan bidra i arbeidet med utviklingen av utdanningskvalitet og læringsmiljø. I dette arbeidet har alle enheter på alle styringsnivåer et ansvar for å legge forholdene til rette for at studentorganene kan skjøtte sine oppgaver på en forutsigbar og profesjonell måte. Dette håndteres i tråd med UiOs retninglinjer for studentmedvirkning. 

Studiedekanen har minst en gang i året felles møte med programlederne for bachelor- og masterprogrammene og ledelsen for relevante institutter for å drøfte prioriterte aktiviteter og oppnådde resultater samt det systematiske kvalitetsarbeidet. Resultatene av oppfølgingen skal dokumenteres gjennom referater, rapporter eller på andre måter. Det er særlig viktig å dokumentere avtaler om utviklingstiltak. I tillegg har studiedekanen minst ett årlig møte med ledelsen for hvert studieprogram hvor bl.a. programmets årsrapport (redegjørelse for planlagte og iverksatte tiltak) diskuteres. En studentrepresentant fra programrådet inviteres til disse møtene.

Fakultetsnivået ivaretar programledelsen for profesjonsstudiet i medisin, og studiedekan leder programrådsmøtene som avholdes to ganger i semesteret. Minst en gang i semesteret har studiedekanen møter med modullederne og undervisningslederne for å ivareta prinsipielle og praktiske spørsmål som angår studiet som helhet. I tillegg har studiedekan jevnlige møter med instituttenes utdanningsledere.

Studiesaker er også fast post på fakultetets ulike ledermøter.

Virksomhetsstyring

Virksomhetsstyringen gjennomføres i en årlig syklus, og hovedelementene i syklusen er utarbeidelse av fakultetets årsplaner, budsjettfordeling og virksomhetsrapportering.

Fakultetet rapporterer studiekvalitet og kvalitetsarbeid i tertialrapportene. Resultatene fra gjennomførte evalueringer inngår ikke direkte i virksomhetsrapporteringen, men utgjør en del av kunnskapsbasen som fakultetet og underliggende enheter bruker i rapporteringen.