Retningslinjer for håndtering av gule saker

Mottak

• Vurder sakens alvorlighetsgrad og hvem som er ansvarlig for læringsmiljøet hvor saken gjelder.
• Hvis saken omhandler alvorlige kritikkverdige forhold skal den behandles etter prosedyre for varsling.
• Vurder om saken eventuelt skal unntas offentlighet i ePhorte.
• Saken skal bare knyttes til studentens navn om denne vurderes å være part i saken.
• Vurder om det er behov for en samtale med studenten for å kartlegge sakens karakter før den videresendes til behandlende enhet.
• Ved innkalling til kartleggingssamtale skal studenten opplyses at han/hun kan ha med seg en person. For eksempel en medstudent eller Studentombudet (i vanskelige saker)
• Påse at ansatte som får videresendt en sak kjenner til prosedyrene for oppfølging av studenthenvendelser gjennom Si fra systemet.
• Gi alltid studenten bekreftelse på mottatt sak og eventuelt videre saksgang, med mindre saken er meldt inn anonymt.

Behandling

• Innhent informasjon, konsulter parter og behandle saken uten ugrunnet opphold.
• I enkelte tilfeller vil det være behov for å fatte vedtak knyttet til den enkelte klagesaken. Dette innebærer at når en sak mottas, skal den journalføres, og forholdet til offentlighetsloven vurderes. I slike saker skal saksbehandlingen skje etter reglene i forvaltningsloven.
• Parter i saken skal holdes informert om videre saksgang og sakens utfall.
• Benytt ved behov aktuelle bistandspersoner, ressursgrupper på fakultet/ sentralt eller SiO for råd og veiledning. Se ressursgrupper.
• Involver kun personer som er relevant for at saken kan løses.
• Vurder om saken bør bringes frem for LAMU, råd eller utvalg.
• Registrer saksdokumenter i ePhorte fortløpende. Jfr. Oversikt over saksdokumenter i ePhorte.

Avslutning

• Studenten informeres om sakens utfall hvis innmelder anses å være en part i saken.
• Tiltak/ løsning beskrives og legges i saken før den avsluttes

Rapportering

• Oversikt over antall og type læringsmiljøsaker skal inngå i årlig virksomhetsrapportering 3. tertial.
• Avsett tid i januar til å innhente en samlet oversikt over fakultetets læringsmiljøsaker. Dette gjelde saker som er innmeldt muntlig eller skriftlig, samt læringsmiljøsaker fremmet av studenttillitsvalgte i LAMU eller andre lokale organ/ utvalg.
• Samlet oversikt over innkomne nettskjema hentes ut under «se resultater» i nettskjema-administrator.