Referat
Tilstede: Markus; TF, Frode; JUR, Ingvill; SV, Sandra; HF, Ingrid; MN, Andreas; OD, Anne W; MED, Tatsiana; UV, Mariana; KP/OPP, Anne, Morten og Philip; AKS.
# 1 Søkertallene 2019
Morten Aase Løver i Seksjon for samfunnskontakt presenterte søkertallene for 2019.
Nøkkelfunn i Mortens presentasjon:
- Yngre søkere (under 23) har større sjanse for å takke ja til tilbud om studieplass
- Andelen mannlige søkere går ned nasjonalt og på UiO
- Hvor er søkerne fra? Oslo og Østlandsområdet dominerer
- Er søkerne opptatte av studiestart? På skolebesøk og messer vises ofte filmer fra studiestarten ved ulike inst.. Studentambassadørene meldte tilbake om at noen skoleelever reagerer på at det blir “falskt”, altså ikke viser et virkelig bilde av hvordan livet som student er. Elevene er generelt opptatte av studielivet, hvilket apparat som finnes rundt, livsmestring som student.
- Lite fokus på “fadderuka”, mer på hvordan det er å være student
- Kommentar fra Anne (AKS): Gjenspeiler funn i fokusgruppene H-2018.
Vil du lære mer om opptakstall og Tableau?
Tirsdag 18. juni arrangerer Karen Skadsheim Sikkeland ved Seksjon for digitale tjenester kurs i opptakstall i Tableau som er åpent for ansatte som jobber med søker- og opptakstall.
# 2 Bry deg på UV
Tatsiana Kommisarova, studiestartkoordinator UV, presenterte erfaringene med "Bry deg på UV" gjennomført våren 2019.
Diskusjon:
Ønsker flere i nett "Bry deg på UiO"-arrangement på fakultetene, f.eks. i forbindelse med Verdensdagen for Psykisk helse, 10. oktober 2019? Hvis ja, hva kan et slikt arrangement inneholde og hvem kan jobbe videre med det?
- Tatsiana, UV: Vi er godt fornøyde med tiltaket, og lurer på om andre infosente eller evt UiO sentralt ønsker å delta neste gang?
- Anne, AKS: Sentralt kan ikke ta ansvar for gjennomføring av dette, men kan bidra med koordinering gjennom nettverket. Fakultetene må selv stå for gjennomføring.
- MN: Vi har markert verdensdagen for psykisk helse i to år, men det havner dessverre litt i midtveiseksamen.
- HF: Liker dette opplegget, og er enig i at dette er noe fakultetene kan ordne, men usikker på eget infosenter sin kapasitet per i dag.
Oppfølging:
- UV deler idédokument på neste møte i nettverket (september 2019).
# 3 Status for studiestartarbeidet
Oppdateringer fra fakultetene:
Humanistisk fakultet:
- Møtt med faddersjefer og koordinatorer, hatt workshop - vellykket opplegg
- Organiserer felles fakultetstur til øyene i Oslofjorden - med miljøfokus!Humanist, javisst – utvide med turnering – kanonball! Student fra IMV skal være dj
- Forventningsavklaring med alle nye studenter, kjører workshops med administrative og faglig ansatte
- SV: Fortsetter dere med oppringinger? Har dere evaluert, målt effekt?
- HF: Ja, det har effekt på gjennomføringsgraden og på studiepoengsproduksjon. Vi skal også legge inn obligatorisk oppmøte.
- TF: Hos oss er det ett program hvor studiekonsulenten har ringt før de har takket ja, men vi ser ikke at det har noen effekt
- UV: Vi ringer førsteprisøkere, men har ikke tall
- MN: Men dette handler også om mottak som en hel "pakke", det handler om miljøbygging - kultureendring blant ansatte og studenter. Ikke alltid målbart.
Juridisk fakultet:
- Vi gjør som tidligere nevnt ingen større endringer
- Skjer snart: Fadderutvelgelse, da vi har for mange faddere. Kanskje noen kan flyttes over på internasjonale studenter
- Lurer på hva andre fak. gjør mtp førstehjelpskurs til fadderne?
- MN: Tror vi kjørte førstehjelpskurs for koordinatorene i fjor
- HF: Har vurdert å ha opplæring med fadderkoordinatorer
- Anne/AKS: Vi organiserer førstehjlpskurs sentralt med Norsk folkehjelp. Philip og Håvard har ansvar for dette. Info kommer på epost, skal gi beskjed om det blir noen ledige plasser.
Knutepunktet/ Seksjon for opptak:
- Program for mottaksuka i stor grad klart, men mangler noen romavklaringer spes. med tanke på Orientation day og First night in Oslo (vanskelig å finne store nok lokaler).
- Økning på 35% på helgradsstudenter
- Pre-arrival-kurset for internasjnale studenter blir ikke som tidligere meldt lagt på Canvas, men heller på nettsidene. Se kurset her.
- Opplever en stor økning i henvendelser fra studenter og søkere. som følge: Arbeid med nettsideinformasjonen prioriteres.
Medisinsk og odontologisk fakultet:
- Anne W: Studenter på medisin skal ikke bruke canvas – generell studiestartinfo om denne plattformen kan dermed skape forvirring.
- Anne, AKS: Skal ha det i mente
- MED/OD: Opplegg ganske likt det som ble avholdt i fjor. Skal ha møte om innholdet i dag – har omrokkert litt på rekkefølgen om hvilke ting som skjer på hvilke dager
- Det sosiale opplegget er felles, bortsett fra tannpleiestudentene som holder seg delvis for seg selv
- Separate velkomstmøter
Utdanningsvitenskapelig fakultet:
- Ikke avklart fra faddersjefene om hva som skjer på studentsiden, venter på bekreftelser. De har bedt om å holde fredagen fri slik at studentutvalgene kan legge opp til opplegg da
- Ellers skal vi servere boller fra studieinfo på mandag
- Skal prøve ut Differ, en app som kan brukes til å kjøre faddergruppekommunikasjon. Initiert delvis av LINK?
- TF: Vi er også med i pilotprosjektet (kommentar: gdpr-utfordringer, og litt vanskelig fordi vi kan ikke få innsyn i undergrupper)
- Anne, AKS: Vil gjerne få evaluert dette i nettverket i høst
- SV: Vi har inntrykk av at det er FB og Messenger som brukes blant studentene, men ser at flere og flere ikke er på disse plattformene. Er Differ diskutert i Faddersjefnettverket?
- Philip, AKS: Nei, ikke diskutert Differ. Snakket mest om tildeling av faddergrupper
- SV: Sentralt på UiO bør vi se på dette som en felles løsning
- UV: LINK er tungt inne i dette, vil gjerne implementere dette i undervisning. De er også tett inn i UiA.
Samfunnsvitenskapelig fakultet:
- Kjører ganske samme opplegg som i fjor, har ikke SV-Night, men skal ha et annet arrangement med arb.tittel “Parkdagen” i Fysikkbakken, 15.8. Ellers mye likt som tidligere år
- Veldig selvdreven faddersjef, som tar mange administrative oppgaver. Vedkommende har også et stort nettverk som gjør at fadderrekrutteringen går bra, flere programmer har mange som ønsker å være faddere og det har derfor blitt holdt utvelgelse basert på motivasjonsskriv fra søkerne.
- Fadderkoordinatorene har blitt enige om kriterier som utvelgelse skjer ut fra – godt for koordinatorene å støtte seg på i slike prosesser, som ofte involverer medstudenter de kjenner
Matematisk-naturvitenskapelig fakultet:
- Vi kjørte fadderkoordinatoropplæring/ fellesmøte som et ledd i deres opplæring med Illan. Det var et samtaleteknikk-kurs hvor de øvde seg på å stille åpne spørsmål, ta andre kommunikasjonsformer, tegne osv. Veldig vellykket! Bygger nettverket veldig godt sammen
- Avholder for første gang fellesarrangement på MN i år, programmet blir i VB på ettermiddagen fredag 16.08. Har lyst til å ha "Bachelorrådet", forsøksvis prøvd i januar 2019
- Det kom også ønsker om Forsker grand prix, men vi skal bruke MN-Komm-studentene i stedet. I tillegg: Leker osv utenfor/rebus
- Har sendt ut bestillinger til instituttene, spennende å se hvordan det fungerer
- Har også jobba med informasjon til nye studenter, har gjort en statitstikkrapport på hvem de nye studentene er, intervju med studenter, og gjennomgang med hva som går ut av informasjon. Det viktige spm: Hvordan nå ut til de studentene vi trenger å nå? Har hatt gjennomgang av søkereposten og velkomsteposten. Ser at det trengs rom i velkomsteposten for lokale behov.
- I prosessen har vi fått god oversikt over hva vi allerede vet om de nye studentene
- Jobber også med studiestart på mastergrad, ser bl.a på informasjon om studiestart til master og å samsnakke eventuelle sosiale opplegg
- Spm til andre fakulteter: Når sendes epost til 1.prisøkere?
- UV: I uke 25, før omprioriteringsfristen.
- SV: Vi ønsker å sende ut epost for å få folk til å si ja til tilbudet om plass.
- TF: Vi sender avrekrutteringsepost, for å få de som virkelig er motiverte
- HF: Vi sender førstepriepost, interaktiv med mange lenker f.eks til youtube
- MN: Sender bl.a. info om forkurs.
Teologisk fakultet:
- Jobber med landingsside for studiestart for fakultetet (slik SV har)
- Vi vil ha timeplanoppsett, som også kan fungere på mobil- er det noe man kan se på sentralt for inspirasjon?
- Kommentar, Anne/AKS: Nei, det må evt bli SV sin landingsside dere må se på.
- Lurer også på: Semesterregistreringshjelp, hvem andre har det? Vi har ikke nok plass i noen av våre lokaler, hvordan løser andre det?
- Kommentar, andre fak: Vi har egne PC-stuer. HF: Vi har rigget seminarrom med AV-tjeneste - fungerer godt!
- Vi ønsker en mal for en ukesplan hvor man kan feede inn arrangementer på ulike dager – kan man se på dette i redesign av uio.no?
- HF: Vi har en nedtrekksløsning som fungerer godt.
- MN: Kan man få eksportert arrangementer inn i google-kalendere etc? Finnes en løsning for det? Nye studenter har enda ikke tatt ibruk Mine studier på dette tidspunktet.
# 4 Fellesarrangementer, Frederikkeplassen og velkomstseremonien
Informasjon om fellesarrrangementene i regi av AKS, samt opplegg på Frederikkeplassen under studiestart, ligger her.
Infoen på uio.no oppdateres fortløpende. Arrangementer kommer på UiOs sentrale Facebook-side i juli/august.
# 5 Studiestartinfo
Rakk ikke gjennomgå disse sidene i møtet. Ber derfor om at dere ser over følgende sider og sender evt. innspill/ kommentarer på epost innen 14. juni.
# 6 Eventuelt
Anne har sagt opp i AKS og har siste dag på jobb 27. juni 2019. Håvard Østrem er Annes vikar fra 17.6 og ut studiestarten.