1. Refusjonsordningene ved UiO
UiO dekker elektroniske tjenester for enkelte av sine ansatte. Ordningen kan deles inn i to hovedkategorier: faste og sporadiske refusjonsordninger.
1.1 Godkjenning
- Lokal enhet skal godkjenne utgifter til elektronisk kommunikasjon før de påløper. Dette gjelder også for enkeltsamtaler, ikke bare når man betaler for et abonnement.
- Arbeidsgiver har ansvar for at godkjenning bare gis når det foreligger et tjenstlig behov for den ansatte til å få dekket tjenesten.
1.2 Bruk av innholdstjenester
Kostnader til innholdstjenester antas å være private kostnader. UiO har derfor besluttet å opprettholde en restriktiv holdning til bruk av innholdstjenester (for eksempel teletorgtjenester, overpriset sms/mms, databasetjenester, programvare, tv-sendinger og spill) i et bedriftsabonnement for ansatte ved UiO.
1.3 Beløpsbegrenset refusjon
For å forenkle oppfølgingen av de løpende kostnadene til faste abonnement, kan det innføres beløpsgrenser for hvert abonnement til hver enkelt ansatt. Beløpsgrensen fastsettes av avdelingsleder. Beløp som overstiger beløpsgrensen vil bli trukket i den ansattes lønn.
For avtaleinngåelse henvises til egne rutiner, samt skjema for registrering av kommunikasjonstjenester (word).
Merk: Dersom det avtales beløpsgrenser, må den enkelte fakturaen behandles spesielt (manuelt av overordnet og Seksjon for lønn). Det skal i slike tilfeller benyttes privatabonnement hvor den ansatte betaler fakturaen selv og ber om refusjon av utlegg.
1.4 Faste ordninger
- Bedriftsabonnement (gjelder mobilabonnemnet)
Ansatte med bedriftsabonnement gjennom UiO hvor UiO står som mottaker av fakturaen. - Privatabonnement (gjelder andre EK-tjenester)
Ansatte med innvilgede tjenester som selv betaler faktura fra tjenesteleverandør og sender refusjonskrav via selvbetjeningsportalen.
De to gruppene skal behandles likt skattemessig, men den praktiske behandlingen ved UiO vil være forskjellig avhengig av betalingsmåten.
Ansatte som får innvilget fast dekning av e-tjenester må i utgangspunktet benytte seg av bedriftsabonnementsordningene som UiO har inngått med sine tjenesteleverandører. Som følge av høye merkostnader ved behandling av refusjoner knyttet til private abonnement, vil slike ordninger kun unntaksvis bli refundert.
1.5 Sporadiske ordninger
- Dekning i en kort periode
- Refusjon av tilfeldige enkeltsamtaler
Ansatte ved UiO som ikke er en del av den generelle ordningen med bedriftsabonnement, men som likevel sporadisk har fått innvilget dekning av utgifter til e-tjenester, får dekket dette som utgiftsrefuson i selvbetjeningsportalen (dfo.no). Dette kan være som refusjon av enkeltstående tjenestesamtaler på spesifisert faktura, se beskrivelsen over.
Den ansatte må innhente bekreftelse fra overordnet/leder på at det er et tjenstlig behov for e-tjenesten som ønskes dekket før kostnader til tjenesten påløper, og videre at UiO skal dekke denne kostnaden.
2. Praksis og rutiner ved lokale enheter
Eiendomsavdelingen
Kulturhistorisk museum
KHM presiserer UiOs ordning på følgende områder:
- Pkt. 1.2 Forbud mot bruk av innholdstjenester
Alle abonnementer ved KHM sperres for bruk av innholdstjenester. - Pkt. 1.3 Beløpsbegrenset refusjon
KHM setter en maksgrense for refusjon av kommunikasjonsutgifter til kr. 2000,- pr. kvartal.
3. Nærmere om ulike refusjonstyper
3.1 Bedriftsabonnement
- Lokal arbeidsgiver inngår avtale med en leverandør. Når det gjelder mobiltelefon skal det bestilles i henhold til UiOs rammeavtaler.
- Skjema for registrering av kommunikasjonstjenester (word) skal fylles ut og sendes til Seksjon for lønn som grunnlag for en fast månedlig fordelsbeskatning. Dette gjelder de som har faste refusjonsordninger.
Ta kontakt med lokal personalkonsulent som bistår med å sende dette inn i ePhorte. - Fakturaer stilet til UiO vil bli betalt via Basware.
- Ved hver periodeslutt skal Seksjon for lønn motta en spesifisert oversikt fra tjenesteleverandøren over siste periodes fakturaer. Kostnadene innberettes på den ansatte i henhold til lister mottatt fra kommunikasjonsleverandøren. Innberetningen til Skatteetaten foretas periodisk (eller en gang pr. år i tilknytning til den årlige lønnsinnberetningen).
3.2 Privatabonnement
- Gjelder faste ordninger der den ansatte som får dekket kostnader til e-tjenester selv betaler faktura fra Tjenesteleverandør og må opprette krav om godtgjørelse i selvbetjeningsportalen.
- Dette er en avviksordning som kun godtas etter forutgående godkjennelse av overordnet myndighet. Det er de samme regler for innvilgelse av naturalytelsen hvor den ansatte må innhente bekreftelse fra overordnet/leder på at det er et tjenstlig behov for e-tjenesten som ønskes dekket før kostnader til tjenesten påløper, og videre at UiO skal dekke denne kostnaden.
- Skjemaet Registrering av kommunikasjonstjenester (word) skal fylles ut og sendes til Seksjon for lønn som grunnlag for en fast månedlig fordelsbeskatning. Dette gjelder de som har faste refusjonsordninger.
Ta kontakt med lokal personalkonsulent som bistår med å sende dette inn i ePhorte. - Den ansatte betaler selv fakturaen og oppretter krav om godtgjørelse i selvbetjeningsportalen.
3.3 Tidsbegrenset godtgjørelse
- Tidsbegrensede godtgjørelser behandles på samme måte som beskrevet ovenfor avhengig av om det er et Bedriftsabonnement eller Privatabonnement.
- Skjemaet for tidsbegrenset dekning av kommunikasjonstjenester (word) skal fylles ut og legges ved. Skjemaet brukes både som grunnlag for å registrere fordelsbeskatning og til å refundere utlegg.
- Merk at det er gjort unntak fra skatteplikten for sporadisk bruksadgang når bruken ikke overstiger 14 dager i løpet av en 30-dagersperiode og ikke mer enn totalt 30 dager i løpet av et inntektsår, jf. skattelovsforskriften § 5-12-23 (lovdata.no).
3.3 Enkeltsamtaler på spesifisert faktura
- Dekning av slike kostnader gjøres i utgangspunktet kun unntaksvis.
- Kostnader til enkeltstående tjenestesamtaler kan dekkes skattefritt av UiO når dette spesifiseres på faktura fra leverandør med de nødvendige tilleggsopplysningene fra den ansatte.
- Abonnement/fastavgift anses ikke å være en kostnad til tjenstlig bruk i denne sammenheng og kan derfor ikke refunderes (kun samtaleavgiften).
- I henhold til Forskrift om forskuddstrekk i utgiftsgodtgj. § 2 siste ledd, skal det ikke foretas forskuddstrekk i refusjon som kun dekker utgifter til tjenstlig bruk av elektroniske kommunikasjonstjenester når den tjenstlige bruken kan dokumenteres.
- Enkeltstående tjenestesamtaler som ønskes refundert må spesifiseres på en slik måte at det kan utelukkes at kostnaden er til privat bruk. Følgende skal derfor opplyses for hver enkelt av tjenestesamtalene:
- dato og klokkeslett for samtalen
- telefonnummer og hvem som er oppringt
- samtalens varighet
- bakgrunnen for samtalen, dvs hvorfor samtalen er tjenstlig nødvendig
- Bruk skjema Registrering av kommunikasjonstjenester (word) og legg ved originalfakturaen fra tjenesteleverandøren.
- Den som attesterer er ansvarlig for at summeringen av tjenestesamtalene er korrekt, at det er overført korrekt beløp til bilaget og at det var avklart på forhånd at UiO skulle dekke utgiftene.
3.4 Vakttelefon/beredskapstelefon
Vilkårene for at sjablongbeskatningsmodellen skal komme til anvendelse er at arbeidstakeren har adgang til privat bruk av arbeidsgivers elektroniske kommunikasjonstjeneste utenfor ordinær arbeidssituasjon, jf. skattelovsforskriften § 5-12-20 (lovdata.no). Med ”adgang til privat bruk” menes normalt både rettslig og faktisk adgang til å disponere en EK-tjeneste utenfor ordinær arbeidssituasjon jf. uttalelse fra Finansdepartementet av 19. januar 2006.
Det er kun i særskilte tilfeller at en ansatt med vakttelefon/beredskapstelefon ikke må innberettes for dette. Dette er ansatte som ved arbeidstidas slutt legger igjen telefonen på arbeidsplassen. Telefonen skal legges på anvist plass slik det er beskrevet i Avtale om vakt-/og beredskapstelefon.
Skjema for vakt-/beredskapstelefon
Enheter som har vakttelefoner til utlån er ansvarlig for å føre oversikt over at disse ikke blir tatt med hjem etter arbeidstid. Skjema for registrering av vakttelefon (odt) skal brukes for å dokumentere dette.
4. Beskatningsregler og satser
- Sjablongmodellen
Beskatningen gjennomføres etter en sjablongregel hvor skatteyter får et inntektstillegg tilsvarende det faktisk dekkede beløp for elektroniske kommunikasjonstjenester (EK-tjenester) begrenset oppad til kr. 4.392,- per år. - Innholdstjenester
- Innholdstjenester som for eksempel teletorgtjenester, overpriset sms/mms, databasetjenester, programvare, tv-sendinger og spill som ikke er yrkesrelatert er å anse som en skattepliktig fordel. Kostnader til innholdstjenester antas i sin helhet å være private kostnader.
- UiO har derfor besluttet at det ikke er tillatt å benytte innholdstjenester i et bedriftsabonnement for ansatte ved UiO.
- Skattetrekk ved refusjon i kortere perioder
Når refusjonstilsagn gis for en kortere periode gjelder skattereglene forholdsmessig for antall hele eller påbegynte måneder. Skattepliktig fordel er kr. 366,- per måned. - Unntak fra skatteplikt ved sporadisk bruk
Det er gjort unntak fra skatteplikten for sporadisk bruksadgang til EK-tjeneste jf. skattelovsforskriften § 5-12-23 (lovdata.no) . Vilkåret er at bruken ikke overstiger 14-dager i løpet av en 30-dagersperiode og ikke mer enn totalt 30 dager i løpet av et inntektsår. - Refusjon etter spesifisert regning fra tjenesteleverandør
I tillegg til sjablongbeskatningsmodellen, er det fortsatt adgang til for arbeidstakere skattefritt å få refundert utlegg til tjenestesamtaler etter spesifisert regning fra tjenesteleverandøren jf. Ot.prp nr. 1 (2005-2006) punkt 3.3.1. side 18. Spesifikasjon må inneholde tilstrekkelig informasjon til at det er åpenbart at den aktuelle utgiften skyldes tjenstlig bruk. For eksempel formål, dato, klokkeslett samt oppringt nummer i minutter for hver samtale og mottakers navn. Det er imidlertid ikke anledning til å refundere andel av eventuelle faste avgifter til abonnementet skattefritt i denne forbindelse.
5. Definisjoner
- Med "elektroniske kommunikasjonsmidler" menes her:
- mobiltelefon med bredbåndstilgang
- IP-telefoni
- fasttelefon
- mobil tilgang til datakommunikasjon, for eksempel via trådløst nett
- Sjablongbeskatning er den modellen som normalt skal benyttes til beskatning av et kommunikasjonsmiddel. Vilkårene for at sjablongbeskatningsmodellen skal komme til anvendelse jf. skattelovsforskriften § 5-12-20 (lovdata.no), er at arbeidstakeren har adgang til privat bruk av arbeidsgivers elektroniske kommunikasjonstjeneste (EK-tjeneste) utenfor ordinær arbeidssituasjon.
- Med ”adgang til privat bruk” menes normalt både rettslig og faktisk adgang til å disponere en EK-tjeneste utenfor ordinær arbeidssituasjon jf. uttalelse fra Finansdepartementet av 19. januar 2006.
- Med ”ordinær arbeidssituasjon” menes arbeidssituasjonen for den enkelte ansatte med utgangspunkt i dennes normalarbeidstid etter arbeidsavtalen jf. samme uttalelse fra Finansdepartementet.
- Sporadisk dekning av teleutgifter betyr at tilgang til et kommuniksasjonsmiddel ikke overstiger 14-dager i løpet av en 30-dagersperiode og ikke mer enn totalt 30 dager i løpet av et inntektsår.
6. UiOs godkjente teletjenesteleverandører
For å se rammeavtalene for telefoni og bredbånd: logg inn i avtalekatalogen, åpne fanen Avtaleområder og velg IKT.