Kravet til hvordan anskaffelsesprosessen skal gjennomføres avhenger av anskaffelsens verdi og betydning. Verdien skal beregnes på grunnlag av et anslag over den totale kostnaden ekskl. merverdiavgift (mva), inkludert eventuelle opsjoner. Det er ikke anledning til dele opp en kontrakt med det formål å unnta kontrakten fra regelverket om offentlige anskaffelser.
Husk å være oppmerksom på mva når dere skal beregne kostnaden på innkjøpet. Alle tilbud oppgis ekskl. mva, så mva må påregnes når man planlegger kjøpet. Dette gjelder spesielt kjøp fra utenlandske leverandører, hvor mva på bestillingen alltid vil være 0, men blir belastet ved betaling av faktura.
Dersom den kjøpende enhet allerede har tildelt kontrakt, vil det være for sent å involvere Seksjon for innkjøp / innkjøper på egen enhet der dette finnes (se oversikt over enheter som har egne innkjøpere for større beløp under). NB: Dette er ikke i henhold til regelverket og den kjøpende enhet må i slike tilfeller selv stå ansvarlig ved fakturakontrollen, og ved en eventuell revisjon fra Riksrevisjonen og dokumentere saken.
Følgende rutine skal følges:
Velg beløp:
Verdi under 100.000 NOK ekskl. mva.
Anskaffelser under 100.000 NOK ekskl mva er nå unntatt fra regelverket. Dette betyr at fremgangsmåte, samt valg av leverandør, er den enkelte enhets ansvar. Vi anbefaler imidlertid at det innhentes tilbud fra flere leverandører for å sikre et godt kjøp. Finnes det en avtale, skal denne brukes og kontrakt knyttes til kjøpet i Unit4.
Anskaffelsesprosess
- skal gjennomføres på den enkelte enhet
- skal stå i forhold til anskaffelsens verdi og betydning
Dokumentasjon
Det er ikke krav til dokumentasjon for anskaffelser under 100.000 NOK. Dersom man har innhentet tilbud, skal det vinnende tilbudet vedlegges bestillingen i Unit4 ERP. Hvis det er hensiktsmessig, kan man lage en kontrakt/protokoll. Hensiktsmessighet vurderes ut fra anskaffelsens verdi og kompleksitet. Eventuell kontrakt skal legges ved bestillingen. Ta i så fall kontakt med Seksjon for innkjøp for å få en egnet kontrakts-/protokollmal, som ivaretar UiOs standard betingelser.
Hva som er arkivverdig er en egen definisjon som går utover det som er dokumentasjonskrav til anskaffelser. Merk at alt som har verdi som dokumentasjon, defineres som arkivverdig. Forespørsel (din beskrivelse av hva du skal kjøpe) og tilbud fra leverandør er slike dokumenter. Utover tilbudet må enheten selv foreta en vurdering om andre dokumenter anses arkivverdig.
Rapportering til Skatteetaten
Alle oppdrag som overstiger NOK 20.000 og som gis til utenlandsk oppdragstaker på land eller kontinentalsokkelen skal rapporteres i Oppdrags- og arbeidsforholdsregisteret (OAR).
Det er oppdragsgivers plikt å rapportere oppdraget. Den utenlandske oppdragstakeren har plikt til å rapportere arbeidstakerne som jobber på oppdraget.
Nærmere informasjon om rapporteringsplikten følger av Skatteetaten sine nettsider.
Seksjon for innkjøp ivaretar registreringsplikten kun for anskaffelsene vi selv gjennomfører. I øvrige anskaffelser må kjøpende enheter selv registrere oppdragene hos Skatteetaten.
For å kunne rapportere oppdrag og for at du skal kunne se hva som er rapportert i registeret må du ha lese- og skrivetilgang til tjenesten RF-1199/RF-1198 i Altinn. Tilgangene tildeles i Altinn.
Uavhengig av OAR-rapporteringsplikten vil utenlandske oppdragstakere, for oppdrag som overstiger 50.000 NOK ekskl. mva. i løpet av 12 måneder, også være pliktig til å registrere virksomheten i Merverdiavgiftsregisteret. Les mer om dette på Seksjon for regnskap sine sider: Oppdrag i Norge gitt utenlandske leverandører - For ansatte - Universitetet i Oslo (uio.no). Selv om våre leverandører på egne vegne plikter å overholde sine forpliktelser overfor skattemyndighetene er det ønskelig at vi som kjøpere også informerer om dette når UiO inngår kontrakter av denne størrelse. Dette for å lette korrekt håndtering av MVA i forbindelse med fakturering.
Verdi som er lik eller overstiger 100.000 NOK ekskl. mva.
Dersom det finnes en avtale, skal rutine for avrop benyttes. Dersom anskaffelsen ikke er omfattet av en rammeavtale, skal Seksjon for innkjøp (SI) gjennomføre anskaffelsesprosessen. Dette gjør vi for alle enheter, unntatt for enheter som har egne innkjøpere for større beløp. SI vil i samarbeid med finansierende enhet lede innkjøpsprosessene.
NB: Etter at anskaffelsen er gjennomført og kontrakt signert, skal selve bestillingen på varen/tjenesten gjøres på vanlig måte gjennom din lokale innkjøper og plasseres i UNIT4.
Behovet for en anskaffelse må meldes inn til Seksjon for innkjøp, via nettskjema:
Fyll ut skjema for innmelding av behov
Tidsramme
Å gjennomføre en anskaffelsesprosess tar tid og bør planlegges i god tid. Det er derfor viktig at behov meldes inn så tidlig som mulig. I et oppstartsmøte med oss vil vi legge en plan for fremdrift og tidsfrister i saken. Er det manglende kapasitet kan det medføre noe ventetid.
Opplysninger om kontrakt, oppdragstaker og arbeidstakere
Alle oppdrag gitt til utenlandsk oppdragstaker på land eller kontinentalsokkelen skal rapporteres i Oppdrags- og arbeidsforholdsregisteret (OAR). Det er oppdragsgivers (Kundens) plikt å rapportere oppdrag som overstiger NOK 20.000. Den utenlandske oppdragstakeren (Leverandøren) har plikt til å rapportere arbeidstakerne som jobber på oppdraget.
Nærmere informasjon om rapporteringsplikten følger av Skatteetaten sine nettsider.
Enheter som har egne innkjøpere for større beløp
Mellom verdi lik eller over 100.000 og 500.000 NOK
- Det medisinske fakultet. Kontakt din nærmeste leder for framgangsmåte
- Eiendomsavdelingen: kontakt innkjop@eiendom.uio.no
- Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet. Kontakt din nærmeste leder for framgangsmåte
Verdi lik eller over 500.000 NOK
- Eiendomsavdelingen: kontakt innkjop@eiendom.uio.no
- Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet
Kontakt: Finn din innkjøper.
Når det foreligger en rammeavtale
Foreligger det en rammeavtale, vil avropsmekanismene (bestillingsrutiner) for den respektive avtalen gjelde. Informasjonen om dette finner du i avtalekatalogen.
Minikonkurranse
Ved parallelle rammeavtaler vil det som oftest være et krav om å gjennomføre en minikonkurranse. Informasjon om dette finner du også i avtalekatalogen.
Avhengig av avropsmekanismene (bestillingsrutiner) til den aktuelle avtalen, samt beløpet, skal minikonkurranser utføres i UiOs konkurransegjennomføringsverktøy av egne innkjøpere ute på enhetene, eller Seksjon for innkjøp. Dersom Seksjon for innkjøp skal foreta minikonkurransen, benyttes også nettskjema for innmelding av behov:
Fyll ut skjema for innmelding av minikonkurranse
Samhandlingsavtale
Samhandlingsavtale er en avtale UiO og leverandør lager når det skal etableres katalog eller punch out fra leverandøren når vi inngår rammeavtale. Kontakt Seksjon for innkjøp for mer informasjon.
Maler og dokumenter for saksbehandlere i TendSign
De mest brukte maler og dokumenter som brukes i gjennomføring av anskaffelser med verdi lik eller over kroner 100.000 NOK eks. mva utenfor rammeavtale, ligger i Konkurransegjennomføringsverktøyet (TendSign).
Har du behov for en mal/et dokument som du ikke finner i TendSign, ta kontakt med is-kgvkas@admin.uio.no.
Arkiveringsrutiner etter fullført anskaffelse
UiO er pålagt å journalføre registrering av offentlige dokumenter som har en verdi og er gjenstand for saksbehandling. Se tilpasset prosedyre for arkivering av anskaffelsesdokumenter knyttet til en anbudskonkurranse.
Fakturakontroll
Fakturakontrollen innebærer tertialvis kontroll av samtlige fakturaer lik eller over 100.000 kroner ekskl. mva. Fakturakontrollen ble innført etter Riksrevisjonens revisjon av anskaffelsesområdet ved UiO i 2009, hvor det ble funnet feil og mangler på anskaffelser med verdi lik eller over 100.000 kroner.
Seksjon for innkjøp sender liste med alle fakturaer pålydende eller over 100.000 kroner per måned per rapporterende enhet til definert kontaktperson på enheten.
Fakturaer fra leverandører som UiO har rammeavtaler med, markeres i oversikten slik at det ikke er nødvendig for enhetene å krysse av for dokumentasjon på disse avtalene.
Enhetene skal krysse av for følgende dokumentasjon på de utvalgte fakturaene:
- At det eksisterer avtale/kontrakt til anskaffelsen
- Om konkurransen er utlyst på Doffin eller minst 3 leverandører er forespurt
- At det eksisterer en protokoll for anskaffelsen
- At det er innhentet Skatte- og mva attest (ved kjøp over 500.000,- ekskl. mva)
- Oppgi hvor etterspurt dokumentasjon er arkivert
- Hvis etterspurt dokumentasjon vurderes å ikke være aktuell for gjeldende faktura, skal dette forklares
Enhetene er selv ansvarlige for at nødvendig dokumentasjon eksisterer og er tilgjengelig ved en eventuell revisjon.
Oversikt over antall fakturaer med mangler utarbeides hvert tertial og oversendes til kontaktpersoner ved hver enhet, samt økonomiledere. I tillegg vil en totaloversikt for året bli utarbeidet og sendt ut.
Rutine ved kjøp av publiseringstjenester for vitenskapelig ansatte
A) Tilfelle hvor lov og forskrift om offentlige anskaffelser ikke kommer til anvendelse:
Når et arbeid er antatt for publisering av en utgiver kommer ikke Lov og forskrift om offentlige anskaffelser til anvendelse. Den vitenskapelig ansatte står fritt til å velge mellom ulike utgivere eller forlag den ansatte selv finner best, under forutsetning av at det er den vitenskapelige som selv håndterer anskaffelsen. (Konkurransen er ivaretatt gjennom at ulike utgivere ofte får inn mer materiale som ønskes publisert, enn den enkelte utgiver har plass til eller ønsker å publisere). Valg av kanaler for publisering er et element i den akademiske friheten.
Imidlertid skal det opprettes bestilling i UiOs bestillingssystem, slik det skal for alle kjøp ved UiO. Kontakt din innkjøper for veiledning.
Ved bruk av forskningsmidler gitt av Forskningsrådet, eller andre som kommer til utbetaling via UiO må det dokumenteres at forskningsmidlene er brukt i henhold til retningslinjene for tilskuddet.
B) Tilfelle hvor fremforhandlede avtaler gjort av Unit kommer til anvendelse:
Ved publiseringstjenester mot tidsskrift har Unit etablert gjeldende avtaler som den vitenskapelig ansatte/fakultet/institutt/senter skal følge og hvor lov og forskrift om offentlige anskaffelser er lagt til grunn ved inngåelse av avtalene.
- Open Access-publisering i tillegg til å regulere kostnader for selve abonnementene
- Fremforhandlet avtaleverk vedrørende Open Access for tidsskrifter (unit.no)
- Kontakt: Kjell-Gunnar Linde Thomsen i Seksjon for innkjøp kan kontaktes for ytterligere informasjon
C) Tilfelle hvor UiO skal lyse ut i henhold til lov om forskrift for offentlige anskaffelser:
Publiseringstjenester skal alltid følge lov og forskrift om offentlige anskaffelser hvor UiO er part i saken. Saken skal meldes inn til Seksjon for innkjøp når innkjøpet overstiger 100.000 kroner eks mva, på vanlig måte. Behovshaver blir tildelt en anskaffelsesrådgiver som håndterer anskaffelsen gjennom UiOs eget elektroniske anskaffelsessystem og publiserer avtalen i oversikten over inngåtte avtale.
Enhet med egen rutine
Rapportering til Skatteetaten
Alle oppdrag som overstiger NOK 20.000 og som gis til utenlandsk oppdragstaker på land eller kontinentalsokkelen skal rapporteres i Oppdrags- og arbeidsforholdsregisteret (OAR).
Det er oppdragsgivers plikt å rapportere oppdraget. Den utenlandske oppdragstakeren har plikt til å rapportere arbeidstakerne som jobber på oppdraget.
Nærmere informasjon om rapporteringsplikten følger av Skatteetaten sine nettsider.
Seksjon for innkjøp ivaretar registreringsplikten kun for anskaffelsene vi selv gjennomfører. I øvrige anskaffelser må kjøpende enheter selv registrere oppdragene hos Skatteetaten.
For å kunne rapportere oppdrag og for at du skal kunne se hva som er rapportert i registeret må du ha lese- og skrivetilgang til tjenesten RF-1199/RF-1198 i Altinn. Tilgangene tildeles i Altinn.
Uavhengig av OAR-rapporteringsplikten vil utenlandske oppdragstakere, for oppdrag som overstiger 50.000 NOK ekskl. mva. i løpet av 12 måneder, også være pliktig til å registrere virksomheten i Merverdiavgiftsregisteret. Les mer om oppdrag i Norge gitt utenlandske leverandører.
Selv om våre leverandører på egne vegne plikter å overholde sine forpliktelser overfor skattemyndighetene er det ønskelig at vi som kjøpere også informerer om dette når UiO inngår kontrakter av denne størrelse. Dette for å lette korrekt håndtering av MVA i forbindelse med fakturering.
Tilgang systemer
Logg inn Unit4 ERP Innkjøp og faktura
Regelverk
Se også