Sluttrapportering
Sluttrapport utarbeides av deg som prosjektleder i samarbeid med forskningsadministrasjonen. Faglig og økonomisk sluttrapportering må skje i henhold til finansiørens rapporteringskrav.
- Sluttrapport skal sendes inn så snart prosjektet er avsluttet.
- Et prosjekt er avsluttet når all aktivitet på prosjektet er gjennomført og alle kostnader er postert i regnskapet.
- Typisk vil fristen for å sende inn sluttrapport være 1 måned etter prosjektets slutt.
Krav til sluttrapport
Kravene avhenger av finansieringskilde.
- Noen bidragsytere krever kun en enkel faglig oppsummering av prosjektets forskningsresultater.
- Mer vanlig er at det skal rapporteres på de forskjellige resultatindikatorene:
- antall publikasjoner,
- antall ferdige stipendiater,
- antall konferanser
- (...)
- I tillegg må du legge ved prosjektets sluttregnskap, samt forklare eventuelle avvik.
Forskningsrådet (NFR) og EU har klare krav til sluttrapportering på sine prosjekter:
Publikasjoner og resultater
Etter publisering har prosjektleder ansvar for å:
- sjekke at resultatet er korrekt registrert i databasen Cristin (Publiseringsindikatoren)
- laste opp artikkelen til vitenarkivet i Cristin (Open Access)
- påføre prosjektkoden fra Forskningsrådet i Cristin (sluttrapportering)
Les mer om hva som må gjøres etter publisering
Arkivering av forskningsdata
Det finnes både nasjonale, internasjonale, og fagspesifikke arkiver som ivaretar internasjonale standarder for arkivering og tilgjengeliggjøring av forskningsdata. UiOs forskere kan velge de arkiveringsløsningene som er mest hensiktsmessig i forhold til fagområde. Samtidig må arkivene oppfylle FAIR-prinsippene. Husk at datahåndteringsplanen er en del av sluttrapporteringen.
Les mer om arkivering, og eksempler på arkiver
Kommunikasjon av resultater
Forsknings- og innovasjonsresultater må kommuniseres til målgruppene for prosjektet, for å synliggjøre forskningens resultater og samfunnsbidrag.
Les mer på nettsiden om kommunikasjon og impact i eksternfinansierte prosjekter
Kommersialisering
Hva gjør du når du har en idé eller teknologi som har næringsmessig potensial?
- UiOs Technology Transfer Office (TTO) er Inven2, som forvalter, utvikler og kommersialiserer alle arbeids- og forskningsresultater med kommersielt potensial fra UiO.
- UiOs ansatte har meldeplikt til Inven2 for arbeidsresultater med næringsmessig potensial. Ta kontakt med Inven2 for å få hjelp til vurdering, verifisering og eventuelt videre utvikling av arbeidsresultater med næringsmessig potensial. Ideen trenger ikke være ferdig utviklet.
Les mer om:
- UiOs politikk for håndtering av immaterielle rettigheter (IPR)
- Ansattes rettigheter til arbeidsresultater og kommersialisering
- Immaterialrettsutvalget
Evaluering etter prosjektslutt
Når et prosjekt er avsluttet bør det evalueres.
Prosjektleder, forskningsrådgiver og prosjektøkonom (og eventuelt andre som har hatt en aktiv rolle i styringen av prosjekt) går gjennom prosjektets levetid fra opprettelse til avslutning.
Formålet med evalueringen:
Avdekke hva som fungerte, hva som ikke fungerte og eventuelt å komme med forslag til forbedringer.
Hva skal evalueres?
De tekniske sidene av prosjektet:
- Drift
- Økonomi
- Samarbeid med administrasjon
- Rapportering til finansiør
De faglige sidene av prosjektet:
- I hvilken grad fikk du/dere levert den forskningen du/dere lovet finansiør?
- Hvordan var samarbeidet i prosjektgruppa?
Evalueringen bør munne ut i en (kort) skriftlig oppsummering som arkiveres i prosjektmappen.
Revisjon
- Prosjekter kan få revisjon hvor det sjekkes at lover og regler er fulgt. Dette kan dreie seg om økonomi, databehandling, behandling av forsøksdyr eller andre forhold.
- Datatilsynet, Helsetilsynet og Mattilsynet er myndigheter som kan kreve revisjon. I tillegg kan UiO som prosjekteier utføre en stedlig revisjon.
- Finansiøren kan utføre revisjon av økonomien i eksternfinansierte prosjekter. Dette er særlig aktuelt for EU-prosjekter.
- Under Horisont 2020 må alle prosjekter ha Certificate on the Financial Statement (CFS) når benyttede midler overskrider en viss sum, dette kalles planlagt revisjon.
- I tillegg kan Kommisjonen foreta en ikke-planlagt revisjon inntil to år etter avsluttet prosjekt.
Mer informasjon om revisjon av EU-prosjekter finner du på sidene om Management and reporting of H2020 projects.
Økonomisk prosjektavslutning
Når aktiviteten er planlagt (kontraktsfestet) avsluttet, har enhetene 6 måneder på å ferdigstille regnskapet før prosjektet avsluttes i regnskapssystemet.
Dette innebærer:
- Å sende sluttrapport til finansiør
- Å gjøre opp eventuelt utestående tildeling
- Å tilbakebetale ubrukte midler.
- Å påse at alle fakturaer er kommet med
- Å foreta alle frikjøp
- Å følge opp evt restbetaling fra finansiør
Dersom prosjektaktiviteten er forsinket eller prosjektet utvidet, er det viktig at prosjektøkonomen tidligst mulig blir informert om dette.
Dersom dette ikke blir fulgt opp risikerer du som prosjektleder at prosjektet avsluttes før det er ferdigstilt.
Avsluttede prosjekter kan ikke åpnes, og resterende prosjektregnskap vil da måtte føres på en annen prosjektkonto.
Ta kontakt med økonomifunksjonen på din enhet
Enhetenes sider om eksternfinansierte prosjekter
Alle fakultetene, noen institutter og museene våre har egne lokale sider om eksternfinansierte prosjekter:
- Humanistisk fakultet
- Juridisk fakultet
- Kulturhistorisk museum
- Naturhistorisk museum
- Matematisk-naturvitenskapelig fakultet
- Medisinsk fakultet
- Odontologisk fakultet
- Samfunnsvitenskapelig fakultet
- Teologisk fakultet
- Utdanningsvitenskapelig fakultet