Opprette ny sak
En sak består av journalposter med dokumenter som inngår i en behandlingsprosess og som kan føre fram til en beslutning.
- Før du oppretter en ny saksmappe, skal du alltid gjøre et søk i ePhorte for å se om det allerede finnes en sak på det du skal arbeide med.
- Når du oppretter en saksmappe, tildeles saken automatisk et unikt saksnummer.
- For opprettelsen av en personalmappe se egen veiledning.
- Klikk på ny mappe-ikonet. Pass på at feltet til høyre for ikonet er satt til valget Ny saksmappe.
- Du får opp bildet Ny saksmappe hvor du fyller inn informasjon om saken. Denne informasjonen kalles metadata, og er søkbar i ePhorte når saksmappen er lagret.
- Feltene merket med * må fylles inn.
- Fyll ut feltene:
- Hovedfelt
- Dato: Datoen du oppretter saksmappen kommer automatisk.
- Tittel: Beskriver innholdet i saksmappen. En god sakstittel må være presis, det gjør søk etter saken enklere i ettertid. Flere typer saker har regler for hva tittelen skal inneholde, se rutiner for det aktuelle saksbehandlingsfeltet.
- Obsdato: Du kan sette en dato som en huskelapp for deg selv. Du må selv søke frem obsdatoer du har satt på sakene dine (Avansert søk, i feltet Søk Etter skal det stå Saksmapper/mapper, i feltet obsdato fyller du enten inn eksakt dato eller intervall).
- Mappetype: Brukes ikke.
- Arkivdel: I dette feltet bestemmer du hvilken av UiOs 8 arkivdeler/databaser saken din skal lagres i. Det er viktig at du velger riktig arkivdel på grunn av sikkerhet og gjennfinning.
- Klasseringsfanen
- Klassering: Ved mange enheter ved UiO er det arkivet som gjør dette når saksbehandler har opprettet saken. Fyll eventuelt inn ordningsprinsippet og ordningsverdien, se egen veiledning.
- Ansvarlig/tilgang-fanen
- Klikk Lagre.
- Den nye saken lastes nå inn i arbeidsvinduet i ePhorte.
Publisert 10. mai 2012 11:40
- Sist endret 4. mars 2020 00:13