Alle studenter som er innstilt til en utvekslingsplass i utlandet vil ha en forekomst i Utvekslingspersonbildet i Utvekslingsmodulen. Forhåndsgodkjenning må sees i sammenheng med utveksling. Utvekslingsmodulen sees derfor i sammenheng med Godkjenningsmodulen. All forhåndsgodkjenning, enten man er på avtale eller reiser på egen hånd, skal derfor registreres på samme måte.
Registreringsinstruksen under er for de som skal registrere studenter som ikke har søkt via Søknadsweb og som reiser på egenhånd/utenom en av UiOs utvekslingsavtaler.
I bildet Utvekslingsperson i Utvekslingsmodulen: Sjekk først om studenten ligger som utvekslingsperson fra før. Registrer deretter følgende opplysninger (husk å stå i registreringsmodus):
- Fødsels- og personnr (navn kommer da automatisk)
- Periode dato (bruk standardiserte datoer: 01.01.2023/30.06.2024/01.08.2023/31.12.2023 osv)
- Utreisende: UT
- Utvekslingsprogram (her registreres typen utvekslingsprogram – sett koden INDIVID hvis studenten reiser på egen hånd eller koden EKSHJEMME hvis studenten reiser på avtalt opphold ute, men tar eksamen hjemme)
- Internt sted (185 – fak.nr – instnr – gruppenr eller 185- faknr – 0 – 0)
- Eksternt sted: Marker feltet og trykk Ctrl + T. Nå får du opp et søknadsfelt. Du kan søke på land og/eller institusjon (deler av navnet holder). Når du har funnet institusjonen, trykker du på knappen Bruk. OBS: Hvis institusjonen ligger inne med to el. flere nummer, bruk det med 8 siffer! Skriv så inn tallet null i de resterende gule feltene under eksternt sted.
- Periode semester: VÅR 2023-VÅR 2023 for de som reiser ut i vårsemesteret osv (når feltet er blått betyr det at det anbefales sterkt å fylle det ut).
- Kategori: Student
- Studieprogram: for eksempel HFB-EAS
Opplysninger som overføres automatisk til Godkjenningssak samlebilde i Godkjenningsmodulen så snart opplysningene over er lagret:
- Saksnummer (saksnr 1 hvis ingen godkjenningssak fra før)
- Type godkjenningssak: FORHÅND
- Saksstatus: UBEHANDLET
- I feltet Merknad: Generert automatisk – Utvekslingssak <periode>
- Opprettet og endret: Av hvem og når (samsvarer med Utvekslingspersonbildet)
I tillegg genereres det automatisk en forekomst i eksternstudiumbildet med følgende informasjon (forutsatt at dette er registrert i Utv.personbildet):
- Ekst.stud løpenummer (1 hvis ingen andre forekomster)
- Land: landet institusjonen ligger i
- Institusjonsnr (samme som eksternt sted)
- Utvekslingsprogram: Program for utvekslingen, f.eks: INDIVID
- Merknad: Generert automatisk – Utvekslingssak <periode>
Godkjenningssaken er da også knyttet til eksternstudiet.
Saken saksbehandles så på vanlig måte. Les nøye om hvordan forhåndsgodkjenningssaken må være registrert.
Når studentene kommer hjem:
Se egen veiledning for hva du må registrere
FS-rapport
FS800.003 Godkjenningssak – saksbehandling kan f.eks. vise forhåndsgodkjenningssaker man har behandlet ved et fakultet i en viss periode og f.eks. ubehandlede saker.
Utvekslingsstudenter som trekker seg skal legges inn i Utvekslingspersonbildet i feltet Utvekslingsstatus med kode TRUKKET. Gå også til Godkjenningssak samlebilde og sett TRUKKET i feltet Status behandlet. Dette går ikke automatisk.