Kvalifikasjon

• Gradfangst
  • generer emner i utdanningsplan (legger til manglende emner)
  • oppdater emner i utdanningsplan (legger til manglende verdier)
  • beregn oppnådd kvalifikasjon (gradfangst)
• Manuell registrering/endring av kvalifikasjon
• Overføring til kvalifikasjonsprotokoll
• Produsere vitnemål og Diploma Supplement
• Reservasjon mot vitnemål
• Hva om noen studenter skulle klage på et eksamensresultat?

1. Gradfangst

FS718.002 Generering av emner i utdanningsplan (Programstudent>Rutiner):
Kjøres for alle aktuelle kull, og legger emner inn i utdanningsplanen som skal være der. Kjøres kun med de 4 valgte haker.

FS718.005 Oppdatering av emner i utdanningsplan (Programstudent>Rutiner):
Denne bytter ut ekvivalente emner, slik at det studenten har avlagt kommer med. I  tillegg oppdaterer den emnekategori og emnekombinasjon der dette mangler.

FS651.002 Beregning av oppnådd kvalifikasjon - utdanningsplanbasert (Kvalifikasjon>Rutiner):

• Denne kjøres for studieprogram og ev. kull.
• Velg Beregn oppnådd dato etter UHR-modell. Denne bruker dato for siste protokollføring som oppnådd dato.
• Hak av for Sett ferdigbehandlet
• Ikke hake for Oppdater studentstatus til UTDPLANOK, da dette er en kode vi ikke bruker på UiO.

 

Rutinen sjekker om utdanningsplanen til studenten tilfredsstiller programmets krav. For studenter som har bestått alle krav blir det grønn hake under OK for de andre blir det rød hake under OK samt rød hake ved ikke-beståtte emner.

 

	Gradfangst (oppnådd kvalifikasjon)
	Plan godkjent, og meldt til ikke-beståtte emner. Dvs gradfangst hvis eksamen bestås.
	Plan godkjent. Men alle emner er ikke bestått. (hake i detaljer viser hvilke som mangler)
	Ikke godkjent plan.

- Blå emner: For å se om studenter har avlagt emner som ikke inngår i utdanningsplanen, men som kanskje kan inngå, kan du hake av på Vis 'Beståtte emner utenom plan'. Emner avlagt ved UiO vil vises i blå skrift og har merknaden 'Ikke i plan' så lenge de ikke ligger i studentens utdanningsplan. De blå emnene vil vises i tilfeller der utdanningsplanen ikke er godkjent eller ikke alt innenfor utdanningsplanen er bestått. De blå emnene tas ikke med i summeringen av studiepoeng i utdanningsplanen.

Kandidater med gradfangst blir overført til oppnådd kvalifikasjon når rutinen kjøres med oppdatering.

Eksempel på oppnådd kvalifikasjon:

 

Eksempel på godkjent plan, men ikke oppnådd kvalifikasjon:

 

Eksempel på ikke-godkjent plan. Her har planen feil eller mangler, studenten må sjekkes manuelt dersom kommet langt i studiet:

 

2. Manuell registrering/redigering av kvalifikasjon

Oppnådd kvalifikasjon samlebilde (Kvalifikasjon>Bilder):

1. Ved manuell registrering av kvalifikasjon fylles først inn Fnr, Kval, Oppnådd og Studieprogram (ev. retning). Lagre
2. Merk deretter Inngår for emnene som inngår og fyll ut Emnekategori for disse
3. Ev. merknad til graden som skal stå på side 3 av vitnemålet registreres under fanen Merknad, type merknad VTM-MRK-SIDE3. Nummerer med løpenummer fra 1. Bildet under er ikke oppdatert.
4. For registrering av eksterne eksamener (se bilde 2): Hake i inngår for emner som inngår i graden og fyll ut emnekategori. Sjekk at det står J i feltet Innpass. Da kommer det eksterne emnet med Innpasset i resultatkolonnen på vitnemålet.
5. Ferdigbeh. må settes til J for at kvalifikasjonen skal bli overført til protokoll
6. Dersom det inngår en stor studieenhet, på f.eks. 90 stp., og bare 10 stp. skal benyttes i graden, fyll inn antall stp. som skal benyttes i feltene Vekting kvalifikasjon. Tilsvarende gjelder for fanen Ekstern resultat

 

Bilde 2 vedr. pkt. 4.

 

 

3. Overføring til kvalifikasjonsprotokoll

FS655.001 Overføring av oppnådd kvalifikasjon til protokoll (Kvalifikasjon>Rutiner):
Rutinen overfører alle oppnådde kvalifikasjoner til protokoll, pass på at "periode" tar med alle nye registrerte. Etter oppdatering, gå til FS670.001 Vitnemålsdokumenter eller bruk overgangsknappen på høyre side.

 

4. Produsere og skrive ut vitnemål og Diploma Supplement (DS)

Se egne sider om å produsere vitnemål og diploma supplement og om å skrive ut.

5. Reservasjon mot vitnemål

Registrer reservasjon mot vitnemål med koden VTM-UTSETTELSE og dato for når vitnemålet tidligst skal skrives ut + en liten tekst i  merknadsfeltet

• - enten fra Student samlebilde, fanen MrkR
• - eller i bildet Utdanningsplan, venstre side, fanen Vitnemål og DS, Utsettelse av vitnemålsutstedelse, knappen 'Legg til'.

Merk

• Du registrerer og ser utsettelsen under MrkR på Student samlebilde / bildet Utdanningsplan, i FS651.002 Beregning av oppnådd kvalifikasjon - utdanningsplanbasert og i FS670.001 Vitnemålsdokumenter, også dersom graden er manuelt registrert.
• at muligheten for å legge til individuelle tekster på DS skal brukes med forsiktighet på UiO
• at muligheten for å legge til æresbevisning på DS normalt ikke brukes på UiO.
• veiledning for merknader på vitnemål og DS

Når reservasjonsperioden er ute
Se egen veiledning for å produsere vitnemål og DS

Hva om noen studenter skulle klage på et eksamensresultat?

Studieavdelingen anbefaler å kjøre gradfangst og vitnemålsproduksjon så snart sensuren er klar, selv om det kan komme klager på eksamensresultatet i etterkant.

Det som taler for å vente, er å unngå at vitnemål gis ut før man er sikker på resultatene er endelige. Dette sikrer også at informasjon om graden ikke kan deles i vitnemålsportalen før resultatene er endelige. Problemet er at det potensielt kan ta svært lang tid før man er helt sikker på at det ikke kommer flere klager. Med én ukes frist for å be om begrunnelse, tre ukers frist for å klage og tre ukers frist for å klage på formelle feil, pluss saksbehandlingstid i alle ledd, kan man risikere at ukene og kanskje månedene går.

Studieavdelingen mener at grad bør registreres og protokollføres raskest mulig etter at siste emnet i grad har fått sensur. Ofte vil det av ulike grunner ta noe tid fra det siste emnet har fått sensur til kvalifikasjonen blir protokollført. Hensynet til klagefrist for det lille antallet studenter som klager og oppnår dårligere karakter eller sågar stryker, og følgelig ikke lenger har en gyldig kvalifikasjon, veier lettere enn at alle studenter må vente på å få kvalifikasjonen protokollført.

Dersom en student velger å benytte seg av et vitnemål eller karakterutskrift der innholdet ikke lenger er sannferdig, vil det normalt ansees som bruk av falsk dokument (jf. sak 30/2018 i den nasjonale Felles klagenemd).

Det er forøvrig lagt inn sperre mot vitnemålsgenerering dersom kvalifikasjonen inneholder et resultat det allerede er klage på – markert med J for sperret mot karakterutskrift (FS8.0, mars 2017)