Produsere vitnemål og Diploma Supplement

FS670.001 Vitnemålsdokumenter: Klargjøre utplukket

FS-modul Kvalifikasjon > Rapporter > FS670.001 Vitnemålsdokumenter. Utgangspunkt for å produsere alle vitnemål og DS, både for papir og digitalt signerte.

Rammen Datagrunnlag

Velg mellom

• Enkeltstudent: oppgi studentnummer eller fødselsnummer.
• Periode: Oppgi periode for oppnåelse av kvalifikasjon.
  Hak normalt av for 'Kun nye'. Det begrenser utplukket til oppnåelser som det ikke er produsert vitnemål for tidligere (jf. felt Produsert i Oppnådd kvalifikasjon protokoll).
• Vitnemålsutsettelser: Får da med alle studenter som er registrert med utsatt produksjon av vitnemål. Denne tar kun med kvalifikasjoner det ikke er produsert vitnemål for tidligere.

Rammen Kvalifikasjon

• Kvalifikasjon og studieprogram må angis. Merk: bachelorprogrammene fikk nye kvalifikasjonskoder 1. september 2015. 
• Mulighet for begrensning til en enkelt studieretning

Rammen Medium

Velg enten Papir eller Digitalt. Fra 1. juni 2022 er Digitalt satt som default på UiO.

Språk: Norske studieprogram skal ha AUTOMATISK, engelske skal ha ENGELSK.

Ved behov kan du angi en annen dato for publisering (eller utskriftsdato på papirvitnemål) enn dagens dato.

• Kjør rapporten (ctrl+r eller trykk på løpemann-ikonet)

Etter at du har kjørt rapporten får du anledning til å velge kull/studenter:

• Når du kjører rapporten er default "Alle kull", og alle studenter er haket av.
• Du kan i stedet velge å arbeide med bare ett kull, da må du følge nøye med på hvem som er haket av.
• Du kan velge å fjerne hakene for de studentene du ikke vil arbeide med nå.

• Ved kjøring av FS670.001 vil rapporten forsøke å finne ev. emner som er forbedret etter at kvalifikasjonen er oppnådd. Oversikt over disse vil bli presentert i rapporten, og du får valg om å automatisk oppdatere alle disse med J for forbedret resultat. Med J, vil det komme en fotnote på vitnemålet om at karakteren er forbedret etter at graden ble oppnådd. Alternativt kan noen av disse oppdateres manuelt i bildet Oppnådd kvalifikasjon protokoll.
• Det er lagt inn sperre mot vitnemålsgenerering dersom kvalifikasjonen inneholder et resultat det er klage på – markert med J for sperret mot karakterutskrift (FS8.0, mars 2017)

Får du opp "Ukjent kull" i rød skrift på noen av studentene, gå til bildet Oppnådd kvalifikasjon protokoll og sett inn kullet studenten tilhører.
Når det gjelder fritt sammensatte bachelorgrader, der kull mangler siden de ikke får grad basert på et fullført studieprogram, setter vi inntil videre inn 2003 HØST i stedet for å opprette mange fiktive kull i FS.

Når du har gjort klart utvalget du vil arbeide med, skal du:

1. først lage vitnemål, ta stilling til om du skal ha digitalt eller også på papir
2. deretter lage diploma supplement, ta stilling til om både digitalt og papir
3. til slutt oppdatere vitnemål og DS produsert. Vent med den til du har produsert både digitalt og papir dersom du skal lage begge og det samtidig.

Gjør deg ferdig med hvert steg før du går videre til neste. Bruk knappene til høyre i rapporten.

På UiO bruker vi ikke knappen 'Lag reste-karakterutskrift'

FS670.002 Vitnemål, digitalt og papir

Trykk på knappen 'Lag vitnemål' i FS-rapport 670.001 Vitnemålsdokumenter. Da åpner du rapporten FS670.002 Vitnemål. Når du åpner rapporten blir det automatisk laget vitnemål for det utvalget av studenter du gjorde i rapporten vitnemålsdokumenter.

Du kan flytte deg mellom hver students vitnemål og mellom arkfanene i hvert vitnemål for å kontrollere at de ser riktige ut. Dersom du finner feil må du enten rette i bakgrunnsdata eller fakultetet må kontakte fshjelp. Når eventuelle feil er korrigert, kjører du rapporten på nytt.

Trykk på utskriftikonet eller ctrl + P. Da starter dialogen for å generere pdf. Du kan velge alle vitnemålene som er med i rapporten eller bare det vitnemålet som er valgt (markert med blått i FS670.002).

Digitalt signert vitnemål (du har valgt Medium Digitalt i FS670.001)

Dersom du i FS670.001 valgte Medium Digitalt, dreier boksen for Generering/arkivering kun om digitalt signerte vitnemål. Medium Digitalt er default når du åpner FS670.001.

• Hake på Arkivér vitnemål.
• Normalt hake på Slett ev. tidligere digitalt signert vitnemål. 
• Hake på Publiser på Studentweb.
• Hake på Sidenummerer vitnemålet.
• Trykk på knappen 'Generer pdf'.
• Etter at pdf-dokumentet er generert, spør FS om du ønsker å lagre nå. Svar ja dersom vitnemålene er korrekte.
• Vitnemålet er å finne i studentens dokumentarkiv (Person > Personbilder > Dokumentarkiv), på Student samlebilde under fanen KvProt og på Oppnådd kvalifikasjon protokoll samlebilde. Studenten finner det digitalt signerte vitnemålet i Studentweb under menyvalget Dokumenter straks den digitale signaturen på pdf-en har kommet på plass og i Vitnemålsportalen straks den digitale signaturen på pdf-en har kommet på plass og det finnes dagens dato eller tidligere dato i feltet Produsert på Oppnådd kvalifikasjon protokoll samlebilde.
• Graden kan bli delt ved resultatutveksling og i Vitnemålportalen bare dersom vitnemålet har en produsert-dato med dagens dato eller tidligere eller det har gått mer enn to år siden graden ble oppnådd. Se bilder i FS nyhetsbrev 3 i 2017.
• Slik ser et vitnemål med digital signatur ut
• Trenger du å sjekke om noen studenter har S-nummer (ikke D-nummer eller norsk fødselsnummer)? Åpne FS660.001 Oppnådd kvalifikasjon. Sett inn filteret:
   ((mod (fodselsdato,10000)-mod(fodselsdato,100))/100>12)
  S-nummer er kjennetegnet ved første siffer i måneden er økt med 5 og personnummeret (de siste 5 sifrene) starter med 1 (altså: dd[m+5]myy 1xxxx)
  Kolonnen Utskrevet i FS660.001 viser datoen som står eller ikke står (er blank) i Oppnådd kvalifikasjon protokoll i feltet Produsert. FS-veiledning for filtrering, se https://www.uio.no/for-ansatte/arbeidsstotte/sta/fs/veiledninger/generelt/filtrering.html

  Hvis man i FS660.001 vil liste ut bare de som ikke har fått produsert vitnemål, kan man bruke dette filteret:
  ((mod (fodselsdato,10000)-mod(fodselsdato,100))/100>12) and isNull( dato_utskrevet). Illustrasjon? Se referat fra Eksamensnettverket 3. mai 2022, sak 2.

Vitnemål på papir (du har valgt Medium Papir i FS670.001)

• Hake på Arkivér vitnemål
• Normalt hake på Slett evt tidligere vitnemål. Dette for de tilfellene du har oppdaget at noe likevel ble feil, og at du har rettet bakgrunndataene og produserer vitnemålet på nytt før dekan og fakutetsdirektør signerer.
• Ikke hake for Publiser på Studentweb.
• Hake på Sidenummerer vitnemålet.
• A3-ark? Hake på Booklet rekkefølge på sidene. Merk at tittel på masteroppgaver kan få en merkelig font, så det kan være lurt å unngå A3-ark.
• Trykk på knappen 'Generer pdf'.
• Etter at pdf-dokumentet er generert, spør FS om du ønsker å lagre nå. Svar ja dersom vitnemålene er korrekte.
• Skriv eventuelt ut nå.
• Graden kan bli delt ved resultatutveksling og i Vitnemålportalen bare dersom vitnemålet har en produsert-dato med dagens dato eller tidligere eller det har gått mer enn to år siden graden ble oppnådd. Se bilder i FS nyhetsbrev 3 i 2017.

Vitnemålet blir lagret på personen og kan finnes igjen i Person > Personbilder > Dokumentarkiv og på Student samlebilde, fanen KvProt og på Oppnådd kvalifikasjon samlebilde.

FS670.003 Diploma Supplement (DS), digitalt og på papir

Når du er ferdig med vitnemålene i FS670.002 og har generert pdf-er (digitalt og/eller papir) og ev. skrevet ut:

• gå tilbake til FS670.001 Vitnemålsdokumenter
• dobbeltsjekk at du fortsatt har det riktige utplukket av studenter (haker).
• trykk på knappen 'Lag Diploma Supplement'. Da kommer du til FS670.003 Diploma Supplement.

DS med digital signatur (du har valgt Medium Digitalt i FS670.001)

• Du kan flytte deg mellom hver students DS og mellom arkfanene i hvert DS for å kontrollere at de ser riktige ut. Dersom du finner feil må du enten rette i bakgrunnsdata eller fakultetet må kontakte fshjelp. Når eventuelle feil er korrigert, kjører du rapporten på nytt.
• Trykk på utskriftikonet eller ctrl + P. Da starter dialogen for å generere pdf med digital signatur
  

• Hake på Arkiver Diploma Supplement
• Normalt hake på Slett evt tidligere Diploma Supplement. Dette for de tilfellene du har oppdaget at noe likevel ble feil, og at du har rettet bakgrunndataene og produserer DS på nytt før digital signering.
• Hake for Publiser på Studentweb.
• Hake på Sidenummerer Diploma Supplement
• Trykk på knappen 'Generer pdf'.
• Etter at pdf-dokumentet er generert, spør FS om du ønsker å lagre nå. Svar ja dersom DS-ene er korrekte.
• Det tar rundt 10 minutter før den digitale signaturen er på plass. I perioder med stor pågang for signering kan det ta lengre tid.
• Fakultetet kan også kan produsere digitale DS for eldre grader.

DS på papir (du har valgt Medium Papir i FS670.001)

• Skriv inn navnet og funksjonen (normalt "Faculty Officer") på den som skal skrive under på DS-et i egne felter øverst til venstre i rapporten.
• Du kan flytte deg mellom hver students DS og mellom arkfanene i hvert DS for å kontrollere at de ser riktige ut. Dersom du finner feil må du enten rette i bakgrunnsdata eller fakultetet må kontakte fshjelp. Når eventuelle feil er korrigert, kjører du rapporten på nytt.
• Trykk på utskriftikonet eller ctrl + P. Da starter dialogen for å generere pdf.

• Hake på Arkiver Diploma Supplement
• Normalt hake på Slett evt tidligere Diploma Supplement. Dette for de tilfellene du har oppdaget at noe likevel ble feil, og at du har rettet bakgrunndataene og produserer DS på nytt før signering.
• Ikke hake for Publiser på Studentweb.
• Trykk på knappen 'Generer pdf'.
• Etter at pdf-dokumentet er generert, spør FS om du ønsker å lagre nå. Svar ja dersom DS-ene er korrekte.
• Skriv eventuelt ut nå.

DS-et blir lagret på personen og kan finnes igjen i Person > Personbilder > Dokumentarkiv og på Student samlebilde, fanen KvProt. Arkiverte papirversjoner av DS blir synlig for studenten i Vitnemålsportalen, også når du ikke har hake for Publiser på Studentweb, men de er uten (blåpenn)signatur

FS670.001 Vitnemålsdokumenter: Oppdatér vitnemål og DS produsert

• Gå tilbake til FS670.001 Vitnemålsdokumenter. Dobbeltsjekk at du fortsatt har det riktige utplukket av studenter (haker).
• Trykk på knappen 'Oppdatér vitnemål og DS produsert' i FS670.001 Vitnemålsdokumenter etter at dokumentene i FS670.002 og FS670.003 er produsert. Da blir det blant annet satt inn dato i feltet Produsert i Oppnådd kvalifikasjon protokoll samlebilde. Datoen blir satt første gang du lagrer et vitnemål, enten det er digitalt eller på papir, og trykker på knappen 'Oppdatér vitnemål og DS produsert'. Dersom du f.eks. først lager et digitalt vitnemål, og så en tid senere også lager et på papir, blir den første datoen stående og blir ikke overskrevet selv om du trykker på knappen Oppdatér vitnemål og DS produsert' på nytt. 
  • Dato i feltet Produsert i Oppnådd kvalifikasjon protokoll medfører at
    • du slipper å få med dette vitnemålet neste gang du velger Kun nye i FS670.001
    • graden blir synlig i Vitnemålsportalen og ved resultatutveksling FS-institusjonen i mellom. Se førøvrig noen detaljer i FS nyhetsbrev 3 i 2017.
    • digitalt signert vitnemål og DS blir synlig og delbart for studenten i Vitnemålsportalen fra 15. juni 2021 dersom du har valgt det 670.001 og laget det i 670.002 og/eller 670.003.

Send gratulasjonsbrev til dem som kun får digitale vitnemål

• Dersom det i listen med kandidater er noen med rød skrift som du vil unnta fra gratulasjonsbrev, gjør følgende: Høyreklikk når du står i listen og velg Filtrer og skriv inn:
  velg = 1
  Dette filteret gjør at bare de med hake kommer med i rapporten. Trykk OK, så sitter du altså bare igjen med de studentene som skal få gratulasjonsbrev.
  (Les også "Hva om noen studenter skulle klage på et eksamensresultat?" nederst på Kvalifikasjon)

• Høyreklikk i navnelisten i FS670.001 og velg Lag brev/meldinger (FS210.001) 

• Velg brevtype:
  - SADM GRATULERER-GRAD 1, beregnet på de som oppnår grad.
  - SADM GRATULERER 1, beregnet på f.eks. årsenheter som ikke skal ha DS.

• Åpne meldingsinnstillinger med control-i eller menyknappen
  Det skal være hake i arkiver meldingen OG i feltet Publiser meldingen på Studentweb

• Velg medium for utsending: E-post: 0 Brev: 1 SMS: 0, Hak av for Send til digital postkasse. Trykk OK.

• Trykk på fliken som heter Brev, og ta en kikk på at brevet ser fint ut
  Skriv ut, med control-p eller menyknappen

• De studentene som har opprettet digital postkasse får brevet et dit. De resterende må du skrive ut på papir: Skriv ut. NB: to-sidet utskrift passer ikke for disse brevene.

• Brevet blir også å finne i dokumentarkivet i FS og således også for studenten i Studentweb.

• Du kan lese mer på Sikts veiledning for å sende brev fra FS 

FS670.001 Vitnemålsdokumenter: Vitnemålsutsettelser

1. Gå til FS670.001 Vitnemålsdokumenter og velg riktig kvalifikasjon.

2. Velg Datagrunnlag Vitnemålsutsettelser og kjør rapporten.
- Rød skrift viser vitnemål som er utsatt og der vi ikke har kommet til angitt utskriftsdato ennå.
- Utsatte vitnemål der vi har kommet til tidligst angitte utskriftdato fremkommer i avhaket i rapporten og uten rød skrift.
- Ved kjøring av FS670.001 vil rapporten forsøke å finne ev. emner som er forbedret etter at kvalifikasjonen er oppnådd. Oversikt over disse vil bli presentert i rapporten, og du får valg om å automatisk oppdatere alle disse med J for forbedret resultat i bildet Oppnådd kvalifikasjon protokoll. Alternativt kan noen av disse oppdateres manuelt i bildet Oppnådd kvalifikasjon protokoll.
- Emner som er forbedret etter at kvalifikasjonen er oppnådd, og som har J for forbedret resultat i bildet Oppnådd kvalifikasjon protokoll, kommer på vitnemålet med en fotnote med teksten "Karakteren er forbedret etter at graden ble oppnådd".

3. Fortsett arbeid slik som beskrevet for

• FS670.002 Vitnemål
• FS670.003 Diploma Supplement
• FS670.001 Vitnemålsdokumenter: Oppdatér vitnemål og DS produsert

4. Skriv ut.