Retningslinjer for bruk av tjenesten
SMS er kun en tilleggstjeneste. Hovedkilden for informasjon er på nett, og det forventes at studentene følger med på nett og leser e-post. Generell regel for bruk er når det på kort varsel blir endring av det som tidligere er annonsert.
- Det skal være en restriktiv bruk av tjenesten, studentene skal ikke overøses med meldinger.
- Tjenesten kan benyttes når det haster å gi studierelaterte beskjeder som f.eks. endring av eksamenslokaler.
- Tjenesten skal ikke benyttes til meldinger som "Husk fristen ...", "Husk infomøtet ...", "Velkommen til gjesteforelesning ..." osv.
- Det skal ikke sendes meldinger med sensitivt eller personlig innhold, det skal brukes generelle formuleringer.
Veiledning for å sende SMS
- Fra alle bilder, rapporter og rutiner i FS som inneholder personer kan man enkelt sende SMS. Ved å klikke på høyre musetast kommer det frem en meny hvor utsending av SMS kan velges.
- For å kunne sende sms, må man ha FS-rollen FS_SMS. Trenger du denne rollen, be om utvidet tilgang.
Eksempel på å sende SMS fra en rapport
- Åpne rapporten
- Fyll ut passende data
- Kjør rapporten med tastene ctrl + R
- Bruk høyre musetast for å få frem meny
- Velg 'Send SMS (FS214.002)'
FS214.002 Send SMS
- 'FS214.002 Send SMS' åpner seg med personene som bildet/rapporten/rutinen hentet frem. (auto.)
- Antall personer det skal sendes sms til vises frem ved at det for inntil 9 mottakere vises grønn tekst, inntil 99 med orange tekst og flere enn dette med rød tekst.
- Arkiver etter utsendelse, her skal det stå hake og 12 mnd.
- Tekst, her skrives teksten i SMS'en. Teksten kan inneholde maks. 640 tegn. Tekstene for SMS er skilt ut i tre felt, for hhv. bokmål, nynorsk og engelsk tekst. Avhengig av utplukket av studenter det skal sendes SMS til, må en oppgi tekster på en, to eller tre målformer/språk. Utplukket viser antall studenter som er registrert på hver målform/språk.
-
Fra FS8.3.6.: Dersom melding er oppgitt for minst et av språkene som defineres av studentutplukket, men ikke alle, så vil en få følgende varsel når e-post skal sendes ut:
«Du er nå i ferd med å sende XXXX-tekst til X-antall mottakere som ønsker å tilskrives på XXXXX og YYYYY. Ønsker du å fortsette?»
I disse tilfellene vil melding som sendes ut vises i grå skrift for de språk en ikke har oppgitt tekst for.
Med dette slipper en å kopiere tekster mellom språkfeltene i de tilfeller en ikke ønsker å lage tekst på ulike språk/målform.
- Når teksten er ferdig skrevet kan du kjøre rapporten med ctrl-R. Meldingene blir sendt ut i løpet av få minutter. Mellom kl. 22 og 06 sendes det ikke ut meldinger. Kjøres rapporten etter kl. 22 om kvelden blir meldingen altså ikke sendt ut før kl. 06 neste morgen. I forbindelse med Corona-situasjonen er begrensningen fjernet f.o.m. kvelden 12. mars 2020.
- SMS vil bare bli sendt til studenter som har et registrert et mobilnummer i bildet Telefonnr. for person i FS.
- Prisen pr. SMS er 61 øre. Avsendernummer er 2080.
