Arbeidsfordeling ved mottak av forskere gjennom Scholars at Risk
Mottak av truede forskere gjennom Scholars at Risk (SAR) ved UiO er finansiert med sentrale midler, men forskeren er ansatt på en vertsenhet ved UiO. Mottaksfasen inkluderer institusjonskontakten for SAR ved UiO som sitter I Avdeling for forskningsadministrasjon (FADM), SAR-komiteen, International Staff Mobility Office (ISMO), Lønningsseksjonen og lokal vertsenhet ved UiO. Listen over arbeidsfordeling nedenfor er under utvikling.
A. Første fase
| # |
Aktivitet |
SAR NY |
FADM |
ISMO |
Lønn |
Vertsenhet |
SAR-forskerSAR-forsker |
Nett |
| |
Forsker kommer i kontakt med SAR evt. via UiO og søker SAR |
|
|
|
|
|
X |
|
| |
Kvalitetssikring/vurdering av søkere |
X |
|
|
|
|
|
|
| |
Melde kapasitet for vertskap ved UiO |
|
X |
|
|
|
|
|
| A.1 |
Nominere kandidater for UiO + info om kandidatene |
X |
|
|
|
|
|
|
| |
Informere ISMO om boligbehovInformereInformere ISMO om tentativt boligbehov |
|
X |
|
|
|
|
|
| |
Informere ISMO om boligbehovInformere ISMO om boligbehovPresentere nominerte kandidater til vedtak i SAR-komiteen |
|
X |
|
|
|
|
|
| |
|
|
|
|
|
|
|
|
| A.2 |
Gjennomføre rekruttering av vertsenhet (kontakte instituttleder og kontorsjef) |
|
X |
(X) |
|
|
|
|
| |
Bekreftet vertskap |
|
|
|
|
X |
|
|
| |
Fastsette lønn og lage tilbudsbrev Offer of employment (pdf) (udi.no). |
|
|
|
|
X |
|
|
| |
Bekreftelse av at forskeren tar imot tilbudet |
X |
|
|
|
|
X |
|
| |
Evt. søke om støtte fra Scholar Rescue Fund |
|
X |
X |
|
|
|
|
| A.5 |
|
|
|
X |
|
|
|
X |
| A.6 |
Informere om bolig i Norge og sende inn boligsøknad |
|
X |
X |
|
|
X |
X |
| |
Klargjøre arbeidskontrakt inkl. ta det opp i tilsettingsrådet |
|
|
|
|
X |
|
|
B. Mottaksfasen før ankomst
| # |
Aktivitet |
FADM |
ISMO |
Lønn |
Vertsenhet |
SAR-forsker |
Nett |
| |
Planleggingsmøte om mottaksfasen, særlig immigrasjonsprosessen (Hvem leverer søknaden? Har de innreisemulighet til Norge? Kan/bør personen søke selv? Tidshorisont? Hvor befinner personen seg? Press/trusselsituajon? Hvilken utenriksstasjon for for levering av søknad om oppholdstillatelse? ) |
X |
X |
|
|
|
|
| |
Informere om ISMOs støttefunksjoner + sette igang Informere om ISMOs støttefunksjoner + sette igang Informere om ISMOs støttefunksjoner + sette igang Informere om ISMOs støttefunksjoner + sette igang Informere om ISMOs støttefunksjoner + sette igang Informere om ISMOs støttefunksjoner og starte søknadsprosess UDI(SAR-kontakt introduserer ISMO, ISMO starter saksbehandling) |
X |
X |
|
|
|
X |
| B.5 |
Registrere søknad i UDIportalen og fylle ut fullmaktsskjema |
|
XX |
|
|
X |
|
| B.6 |
Betale UDI-gebyr (kredittkort + refusjon fra UiO SAR-midler I FADM) |
|
XX |
|
|
|
|
| B.7 |
Kontakte UDI enhetsleder om at SAR-forskeren har registrert søknad (jf. planleggingsmøte) |
|
XX |
|
|
|
|
| |
Levere dokumenter til utenriksstasjon/VFS |
|
XX |
|
|
X |
|
| B.8 |
Avklare reiserute |
X |
X |
|
|
|
|
| |
Bestille flybilletter |
X |
|
|
|
|
|
| B.9 |
Sende ut velkomstmailSende ut velkomstmailSende velkomstmail |
|
|
|
X |
|
|
| B.10 |
Bestille time for effektuering av arbeidstillatelse/EU-registrering og søknad om skattekort |
|
(X) |
|
|
X |
X |
| B.11 |
Veilede ift flytting (økonomisk/praktisk) samt avklare behov for lønnsforskudd/cash card |
X |
X |
|
|
|
X |
| B.12 |
Søke barnehage/skoleplass; ISMO veileder ved behov |
|
X |
|
|
X |
X |
| B.13 |
Informere om lovverk innen skatt, trygd- og helseforsikring, pensjon, ferie- og feriepenger |
|
X |
|
|
|
X |
| |
Avklare behov for språkkurs og søke norskkurs evt. engelsk |
X |
X |
|
|
X |
|
C. Ved ankomst
| # |
Aktivitet |
FADM |
ISMO |
Lønn |
Lokalt |
SAR-forsker |
Nett |
| |
Velkomstmøte med AF og ISMO inkl. signere boligkontrakt |
X |
X |
|
|
X |
|
| |
Besøke vertsenhet og signere arbeidskontrakt |
(X) |
|
|
X |
X |
|
| C.1 |
Effektuere oppholds- og arbeidstillatelse (Må ha originaler fra søknaden, boligkontrakt, arbeidskontrakt, flyttemelding og søknad om skattekort) |
|
X |
|
|
X |
X |
| C.2 |
Første arbeidsdag på UiO. Tillatelse må være på plass ved tiltredelse se rutine |
|
|
|
X |
X |
|
| C.3 |
Registrere kopi/bekreftelse av arbeids- og oppholdstillatelsen i ePhorte.
Både vedtaksbrevet fra UDI og oppholdskortet anses som gyldig bekreftelse. |
|
|
|
X |
|
|
| C.4 |
Registrere tiltredelsesbekreftelse (1. arbeidsdag) i ePhorte og oversende på dokumentflyt til Seksjon for lønn, se rutine |
|
|
|
X |
|
|
| C.5 |
Møte med ansatt; ISMO kan inviteres med, eller ansatt kan tilbys eget møte med ISMO (lokal enhet henviser) |
|
X |
|
X |
X |
|
| C.6 |
Administrativ leder bestiller ansattkort og tilganger hos Vaktsentralen.
NB! For utenlandske ansatte må leder i den ordinære bestillingen av ansattkort og tilganger informere vaktsentralen om følgende tilleggsopplysninger: 1) den ansattes fødselsdato, 2) at den ansatte er utenlandsk ansatt og fra (land), og 3) at den ansatte må registreres manuelt slik at SIO kundesenter får opp vedkommende i sitt system.
|
|
|
|
X |
|
X |
| C.7 |
Hente ansattkort på SiO Kundeservice |
|
|
|
|
X |
X |
| C.10 |
Bistå med opprettelse av bankkonto |
|
X |
|
|
X |
X |
| C.11 |
Ansatt mottar brev fra Skatteetaten med utstedt skattekort og personnummer og leverer til lokal enhet |
|
|
|
|
X |
|
| C.12 |
Skattekort innhentes elektronisk før hver lønnskjøring |
|
|
X |
|
|
|
Publisert 20. mai 2019 08:42
- Sist endret 27. feb. 2024 13:54