Roller i Elements

Oversikt

• Brukerne må ha minst én rolle i Elements, og denne rollen må være knyttet til enheten hvor rollen skal benyttes.
• Det vanligste er å ha rolle på det stedet hvor brukeren er ansatt og har sitt daglige virke. Noen brukere har imidlertid behov for å ha roller ved andre enheter.
• Alle ansatte blir automatisk tildelt rolle som saksbehandler ved enheten de er ansatt ved. De øvrige rollene må legges inn manuelt i Elements av Seksjon for forvaltning av elektronisk saksbehandling og dokumentasjon (eSak).
• De vanligste rollene er:
  • Saksbehandler – rollen er tilstrekkelig for vanlig saksbehandling
  • Leder – rollen gir brukeren mulighet til å fordele saker og godkjenne dokumenter
  • Arkivansvarlig – rollen er forbeholdt de arkivansvarlige på delarkivene
  • Arkivar – for arkivarer / arkivansatte
  • Stedfortreder - for dem som skal fungere i leders sted

Autorisering

• Tilgangsstyring er en grunnleggende sikkerhetsfunksjon i Elements. Denne må fungere tilfredsstillende for at det skal være tilrådelig å registrere og lagre sensitiv informasjon i arkivbasen.
• Tilgangskoder og aktiv skjerming: For å skjerme taushetsbelagt informasjon påføres tilgangskoder på saker, journalposter og enkeltdokumenter. Bruk av tilgangskoder og aktiv skjerming av taushetsbelagt informasjon styrer hva som skal vises på offentlig journal og hva ulike brukere skal få lov til å lese og søke etter internt på UiO.
• Ansvar: Det er linjeleders ansvar å sørge for at enhetens saksbehandlere er korrekt autorisert i forhold til saker, opplysninger og dokumenter de har behov for å ha tilgang til.
• Autoriseringsnivåer: Brukere kan autoriseres for tilgangskoder på tre nivåer:
  1. Egne saker: Bruker gis leserettigheter til egne saker og dokumenter som er skjermet med denne tilgangskoden. Det vil si de saker, journalposter og dokumenter hvor vedkommende selv er registrert som saksansvarlig, saksbehandler eller intern mottaker eller kopimottaker på journalpost
  2. Egen enhet: Dersom en bruker autoriseres med en tilgangskode innenfor en eller flere administrative enheter, gis vedkommende fulle leserettigheter til de saker og journalposter som tilhører disse, inkludert underliggende enheter.
  3. Hele UiO

Gjeldende tilgangskoder

• OF – Unntatt etter offentleglova
• PV – Personalsaker
• PO – Personers økonomiske forhold
• PD – Disiplinærsaker personal
• SV – Studentsaker
• SD – Disiplinærsaker student
• ST – Tilrettelegging student
• FO – Forskningssaker
• AI – Anskaffelse innkjøp

Oppgaver ved organisasjonsendringer

Ved organisasjonendringer må leder ved enhet fylle ut et excell-ark med riktige roller og autoriseringer på sine brukere. eSak legger skjemaet i Voretex-mappa til enheten. Enheten skal ha dette ferdig utfylt innen utgangen av november.

Opplysninger som må være med:

1. Navn på bruker
2. Brukernavn
3. Rolletype med arkivsted
4. Autorisering(er) på korrekt nivå
5. Opplysninger om brukeren skal være stedfortreder for en leder og hvilken leder dette er.