Aktivitet 9: Avslutningsaktiviteter

Frist: Forskjellige tidspunkt etter oppstartsdatoen av ny organisasjon

Ansvar: Systemeier/enhet


Avvikle organisasjonselementer i SAP

Oppgavene utføres av systemansvarlig for SAP. Metodeskjemaet for SAP viser aktivitetene i detalj.

Oppgaver

  1. Kostnadssteder avvikles.
  2. Organisasjonsstrukturen avgrenses.
  3. Organisasjonsenheter avvikles.

Stenge arkivsteder for registrering i ePhorte

  • De gamle enhetene i ePhorte stenges for registrering av nye saker og journalposter så snart som mulig etter at de nye enhetene er tatt i bruk.
  • Rollene på de gamle enhetene stenges umiddelbart når nye stedkoder tas i bruk, men rollene kan gjenåpnes slik at man får ryddet på de gamle enhetene.
  • Det vil ikke skje noe med tilgangskodene. Man skal ha tilgang til å se dokumentene som blir liggende på de gamle enhetene.

Oppgaver

  1. eSak stenger gamle enheter.
  2. Det lokale arkivet skal flytte åpne saker fra gammel til ny enhet når nye enheter er etablert.
  3. Det lokale arkivet skal kvalitetssikre at det ikke blir liggende åpne saker og ubehandlede henvendelser på gamle enheter etter at nye enheter er etablert.
  4. eSak kvalitetssikrer ryddejobben som ledere og det lokale arkivet utfører, og at det er fremdrift i arbeidet.

Foreta avslutning i OA (AR, AP og GL)

Oppgavene utføres av systemansvarlig for OA i kommunikasjon med enheten.

De fleste endringene foretas etter at gammelt år er lukket, dvs. i perioden 1/1 - 15/1.

Det vil være en periode hvor enhetene ikke skal bestille varer/tjenester slik at de gamle stedkodene kan avsluttes så raskt som mulig. I denne perioden skal enhetene

  1. ikke utfakturere på gamle stedkoder
  2. fullføre mest mulig i Basware IP på gamle stedkoder

Oppgaver

  1. Avslutte gamle stedkoder i OA igjen med dato 31.12.
  2. Deaktiver gamle ansvarsområder og avslutt tilhørende brukertilordninger.
  3. Omposter aktiva til nye eiersted ved hjelp av dataload. Husk at de gamle stedkodene må være åpne og posterbare.
  4. Slett gamle sikkerhetsregler og merk alle gamle ansvarsområder med UTGÅTT.
  5. Send avregningsbilag og periodiseringsbilag til enhetene.
  6. Motta avregningsbilag fra enhetene. Avregning for gamle stedkoder leveres på egne bilag.
  7. Motta ferdig utfylt periodiseringbilag fra enhetene.
Publisert 3. okt. 2013 12:41 - Sist endret 8. des. 2015 12:47