Aktivitet 6: Tildele nye verdier til ansatte i ny organisasjon

Frist: 1 måned før iverksettelsen av omorganiseringen (01/12)

Ansvar: Enhet


Oppgave

Enhetene har ansvar for at ansattdataene tilhørende ny organisasjon blir meldt inn gjennom excelarkene som er lagt inn i enhetens Vortexmappe under aktivitet 3.

Data som må vurderes og ajourføres

1. SAP-informasjon

  • Konteringsinformasjon for lønn og reise
  • Konteringsinformasjon for EK-tjenester (trekk for mobil og brebånd mm.)
  • Konteringsinformasjon for B-tillegg
  • Personer på timelønn og e-bilag
  • Oversikt over personer med flere stillinger
  • Gjesteroller knyttet i SAP
  • Roller og oppgaver:
    • Attestanter: Oversikt over attestantpoolene ved enheten
    • Assistenter: Oversikt over assistenter ved enheten, inkludert hvem de er for
    • BDM-roller (I SAP er alle BDM’er også ledere - denne informasjonen bør derfor innhentes sammen med informasjonen om lederne)

2. Økonomisysteminformasjon

Alle brukertilganger må tildeles på nytt. Det vil si at det må sendes inn nye brukerskjemaer.

Anbefalt fremgangsmåte:

  1. Ta ut oversikt over eksisterende brukertilganger for enheten i Tableau økonomirapporter. Velg rapportene:
  2. Lag en tilsvarende oversikt over brukertilganger i ny struktur til eget bruk.
  3. Søk om BDM-rettigheter i ny organisasjon.
  4. Søk om brukertilganger i Basware-systemene PM og IP, OA og Styringskartet.

Viktig å være oppmerksom på:

  • Ved en organisasjonsendring må også bestillerkodene i Basware IP forandres. Som et minimum skal de fire første sifrene i bestillerkoden følge stedkoden, men kodene kan også være helt like. Dette meldes inn som en del av brukertilgangene i nettskjema, se punkt 4. under "Anbefalt fremgangsmåte".
  • Det vil være en periode hvor enhetene ikke skal bestille varer/tjenester slik at de gamle stedkodene kan avsluttes så raskt som mulig og det skapes minst mulig "støy" for brukerne. I denne perioden skal enhetene
    1. ikke utfakturere på gamle stedkoder
    2. fullføre mest mulig i Basware IP og PM på gamle stedkoder
    3. "tømme" gamle stedkoder fram mot nyttår så langt det er mulig
    4. sørge for at alle bestillinger i bestillingssystemet PM har minimum status Bestilt, det vil si at de er sendt til leverandør.
  • Rapporter for kjøp på tidligere år vil ligge på gamle stedkoder som enheten vil få rapport- og lesetilgang til.

3. ePhorte-informasjon

Publisert 3. okt. 2013 12:16 - Sist endret 15. mars 2018 13:37