Arbeidstid

Intern personalhåndbok ved UiO

7.1 Gjeldende rammer for arbeidstid

Rammer for arbeidstid er gitt i arbeidsmiljøloven og supplert av bestemmelser i statens hovedtariffavtale.

Begrepet "arbeidstid" er definert slik i arbeidsmiljølovens § 10-1 (lovdata.no):

Med arbeidstid menes den tiden arbeidstakeren står til disposisjon for arbeidsgiveren.

Uttrykket "til disposisjon" skal forstås slik at det forutsetter at arbeidstaker er tilgjengelig for arbeidsgiver for å utføre oppgaver i henhold til arbeidskontrakten. Reisetid til og fra arbeidsstedet inngår dermed ikke i arbeidstiden.

7.1.1 Tariffbestemt normalarbeidstid

Normalarbeidstid er regulert gjennom hovedtariffavtalenes § 7 (lovdata.no).

Ordinær arbeidstid i staten er 37,5 timer netto - dvs aktiv arbeidstid - pr uke. Spisepause på 30 minutter pr dag kommer i tillegg, slik at normal ukentlig tilstedeværelsesplikt er totalt 40 timer. Arbeidstiden skal i den utstrekning det er mulig legges i tidsrommet mellom kl. 07.00 og 17.00 og fordeles på fem dager pr uke.

Individuelle arbeidstidsordninger kan organiseres på ulike måter. Aktuelle alternativer kan være:

  • jevnt fordelt arbeidstid, dvs fremmøte og avslutning til regelmessig tidspunkt
  • forskjøvet arbeidstid, ut over bl.a. daglig ramme kl. 07.00-17.00
  • gjennomsnittsberegning av den alminnelige arbeidstid, dvs at man i perioder jobber mye mot mindre i andre perioder
  • fleksitidsavtale, dvs at arbeidstaker selv kan variere daglig og ukentlig fremmøte

Arbeidsgiver avgjør i kraft av styringsretten om det er behov for ordning med forskjøvet arbeidstid. Arbeid til ulike tider på døgnet vil imidlertid kreve arbeidsplaner som skal drøftes med tjenestemannsorganisasjonene, jf hovedavtalens § 18 nr. 1 g og § 22 ne 2.. Arbeidsplanen skal vise hvilke dager, uker og måneder arbeidstakeren gjennom året har lengre og kortere arbeidstid.

7.1.2 Rammer for arbeidstid ved UiO

Ved UiO er det forskjell på arbeidstid for teknisk/administrativt og øvrig personale.

Universitetets teknisk/administrative personale følger arbeidstiden for sentraladministrasjonen i staten (departementene), som har 37,5 timer pr uke inkludert spisepause. Arbeidstidsordningen innebærer sommer/vintertid, med arbeidstid kl 08.00 -15.00 fra 15. mai til 14. september og kl. 08.00 – 15.45 fra 15. september til 14. mai.

Ansatte i teknisk/administrative stillinger (inkl bibliotekarstillinger) ved UiO har dermed i snitt 37,5 timer ukentlig tilstedeværelsesplikt, fordelt med arbeidstid på 35 timer pr uke i perioden 15. mai -14. september og 38,75 timer pr uke fra 15. september -14. mai. Spisepausen for administrativt personale er 20 minutter, jf departementenes reglement for personalforvaltningen § 18 pkt 2, og er inkludert i arbeidstiden.

Andre universitetsansatte har ordinær statlig normalarbeidstid, dvs 37,5 timer aktiv arbeidstid pr uke hele året. I tillegg kommer spisepause på 30 minutter pr dag, slik at total tilstedeværelsesplikt er 40 timer pr uke. Dette gjelder ansatte i vitenskapelige-, undervisnings- og universitetsbibliotekarstillinger.

Forskjellen i arbeidstid for de ulike stillingsgruppene har historiske årsaker. Tidligere hadde alle spisepause inkludert i arbeidstiden. I protokoll av 11. mars 1980 fra forhandlinger mellom fagdepartementet og tjenestemannsorganisasjonene ble det avtalt at "For arbeidstakere som er tilsatt i mer enn halv post i stillinger ved universitetene i Oslo, Bergen, Trondheim og Tromsø, samt ved Norges Handelshøgskole, skal spisepausen inkluderes i arbeidstiden". Dette ble imidlertid endret ved arbeidstidsnedsettelsen i 1987, da arbeidstiden ble redusert fra 40 til 37,5 timer pr uke. Departementet (daværende Arbeids- og administrasjonsdepartementet) presiserte i brev av 26. mai 1998 at den nevnte protokollen av 11. mars 1980 ikke gir adgang til ytterligere nedkorting av arbeidstid, og viste til at arbeidstakere som før 1987 hadde spisepausen medregnet i arbeidstiden skulle ikke ha noen reduksjon av arbeidstiden fra 40 til 37,5 timer pr uke dersom disse hadde tilfredsstillende spiserom og fritt kunne forlate arbeidsstedet i pausene. Dersom man valgte å endre 40 timer til 37,5 timer for disse, ville spisepausen ikke være inkludert i arbeidstiden, men komme i tillegg til 37,5 timer pr uke.

Når det gjelder lengde på spisepause, så forutsetter arbeidsmiljølovens § 10-9 at "Arbeidstaker skal ha minst en pause dersom den daglige arbeidstiden overstiger fem og en halv time." Er daglig arbeidstid 8 timer eller mer skal pausen være på minst ½ time. Som hovedregel skal arbeidstakeren fritt kunne forlate arbeidsstedet i spisepausen. Dersom arbeidstaker ikke fritt kan forlate arbeidsplassen under pausen eller det ikke finnes tilfredsstillende pauserom skal pausen regnes som del av arbeidstiden. Det medfører i så fall at pliktig tilstedeværelse pr uke reduseres til 37,5 timer, inklusiv spisepause. Siden daglig arbeidstid da blir under 8 timer, gjelder imidlertid ikke lovens krav om at arbeidet skal avbrytes med minst 1/2 times avbrudd, og pausen kan eksempelvis reduseres til 20 minutter.

Ved inngåelse av hver enkelt arbeidskontrakt ved UiO fastsettes det arbeidsplan.

7.1.3 Arbeidstakere som er unntatt fra arbeidstidsbestemmelsene

Vitenskapelig personale

Forskning krever stor grad av individuell frihet i arbeidsorganisering, som ikke lar seg forene med rigid regulering av arbeidstid. Stillinger med stor andel forskning anses derfor som ”særlig uavhengige” både i arbeidsmiljølovens og hovedtariffavtalens forstand. Som direkte virkning av at stillingene er særlig uavhengige kommer alminnelig arbeidstidsregime ikke til anvendelse. Nærmere utdyping er gitt i UiOs administrative retningslinjer for Regulering av arbeidstid for ansatte i vitenskapelig stilling ved UiO.

Følgende stillingskategorier ved UiO anses normalt å være i ”særlig uavhengig” stilling, jf arbeidsmiljølovens § 10-12, annet ledd og hovedtariffavtalens § 13 nr 4:

  • Amanuensis SKO 1010
  • Førsteamanuensis SKO 1011
  • Professor SKO 1013
  • Professor SKO 1404
  • Forsker SKO 1109
  • Forsker SKO 1110
  • Forsker SKO 1183
  • Post.doc SKO 1532
  • Stipendiat SKO 1017 og SKO 1378
  • Spesialistkandidat SKO 1476

Med mindre arbeidsgiver skriftlig bekrefter at konkret arbeidstaker ikke omfattes, er alle ansatte i ovennevnte stillingsgrupper rettslig sett å anse som særlig uavhengige.

I prinsippet skal det foretas en individuell vurdering av om arbeidstakere faller inn under begrepet ”særlig uavhengig”. Det er imidlertid ikke til hinder for at arbeidstakere med samme type oppgaver kan vurderes samlet. I grensetilfeller skal vurdering foretas ut fra typiske kjennetegn ved den aktuelle stillingskategori. Det individuelle elementet vil da knytte seg til variasjoner i faktisk situasjon for den enkelte arbeidstaker, sett opp mot typekriterier for stillingskategorien.

For ansatte i stillinger som førstelektor, lektor, instruktørtannlege, spesialtannlege og vitenskapelig assistent vil oppgavenes art og arbeidsorganisering kunne variere. Om den enkelte arbeidstaker i disse stillingene faller inn under det rettslige begrepet ”særlig uavhengig” må derfor vurderes av lokal leder ut fra de konkrete omstendigheter.

Kriterier for vurdering er nedfelt i retningslinjene for regulering av arbeidstid for ansatte i vitenskapelig stilling ved UiO. Hovedprinsippet er at dersom overvekten av arbeidet styres av arbeidstakeren selv, så tilsier det at vedkommende er særlig uavhengig i rettslig forstand, og dermed unntatt fra ordinære arbeidstidsbestemmelser.

Lederstillinger

Følgende arbeidstakere ved UiO omfattes som hovedregel av begrepet "ledende stilling" i arbeidsmiljølovens § 10-12, første ledd og hovedtariffavtalens § 13 nr 4:

  • rektorat
  • universitetsdirektør og assisterende universitetsdirektør
  • dekaner og prodekaner
  • museumsdirektører
  • instituttledere
  • fakultetsdirektører, bibliotekdirektør, avdelingsdirektører I LOS

Arbeidsmiljølovens forarbeider (Ot.prp nr 41 -1975-76) forutsetter at ”ledende stilling” har en overordnet funksjon, og at dette gjelder arbeidstakere ”som har et større ansvar eller som i særlig grad kan treffe avgjørelser, og som selv må vurdere og avgjøre behovet for egen arbeidsinnsats”. UiOs innfallsvinkel er videre at dette gjelder de ”som i arbeidsgivers sted leder virksomheten”, jf arbeidsmiljølovens § 1-8, dvs opptrer på vegne av UiO som arbeidsgiver. Unntaksvis kan det også være andre ledere enn de nevnt over som kan falle inn under det rettslige begrepet ”ledende stilling”. Det må evt vurderes av lokal leder ut fra de konkrete omstendigheter. Kjennetegn på at arbeidstaker faller inn under begrepet kan være at vedkommende:

  • har stor grad av selvstendighet i forhold til å avgjøre hvordan og til hvilken tid egne og enhetens arbeidsoppgaver organiseres og gjennomføres.
  • har ledelse av underordnede medarbeidere, og myndighet til å delegere til andre, fordele oppgaver og kontrollere utførelsen av arbeidet
  • opptrer på vegne av arbeidsgiver, tilsvarende eksempelvis slik instituttleder innenfor sitt institutt opptrer på vegne av dekan
  • har overordnet, strategisk ansvar og myndighet

Rettsvirkninger

Rettsvirkninger av å være i "særlig uavhengig" eller ”ledende stilling” følger både av arbeidsmiljøloven og hovedtariffavtalen. Arbeidsmiljølovens skranker for omfang og plassering av arbeidstid gjelder ikke for disse arbeidstakerne, og heller ikke kravet i lovens § 10-7 om oversikt over faktisk arbeidet tid. Hovedtariffavtalens rammer for arbeidstid vil derimot gjelde, uavhengig av om arbeidstaker er unntatt fra arbeidsmiljølovens bestemmelser. Arbeidstaker kan dermed eksempelvis begrense aktiv arbeidstid til 37,5 timer pr. uke i 100% stilling, jf hovedtariffavtalens § 7 nr. 1.

Arbeidstakere i ledende og særlig uavhengig stilling har som hovedregel ikke rett til overtidsgodtgjøring, siden de selv i stor grad styrer sin arbeidstid. Unntaksvis kan de likevel med hjemmel i hovedtariffavtalens §13 nr 4 bokstav c kompenseres for overtid inntil 300 timer i kalenderåret. Vilkår er at overtidsarbeidet er pålagt av overordnet leder, som også må kunne utføre nødvendig kontroll.

7.2 Fleksibel arbeidstid

Ved fleksitidsavtale kan arbeidstakeren selv variere daglig og ukentlig arbeidstid. Fleksibel arbeidstid er i utgangspunktet en gjennomsnittsberegnet arbeidstidsordning over en bestemt tidsperiode, som ved periodens slutt skal vise et tilnærmet nullregnskap.

Arbeidsmiljølovens § 10-2, tredje ledd slår fast at "Arbeidstaker har rett til fleksibel arbeidstid dersom dette kan gjennomføres uten vesentlig ulempe for virksomheten." Alle arbeidstakere har dermed krav på individuell avtale om slik ordning, med mindre det vil medføre problemer for drift av virksomheten.

Vilkår for å benytte fleksibel arbeidstid er at arbeidstakerne er underlagt detaljert fremmøteregistrering av tilstedeværelse, slik at arbeidsgiver gis mulighet for kontroll med at skrankene for arbeidstid overholdes. Ved UiO registrerer arbeidstakeren selv  tidspunkt for arbeidsdagens start og slutt i HR-portalen.

Staten og hovedsammenslutningene har inngått en særavtale om fleksibel arbeidstid. UiO har innenfor den avtalen innført kollektiv fleksitidsordning for teknisk-administrativt personale, som gir mulighet til å regulere pluss- og minustimer over en lengre periode.

Deltidsansatte kan unntas fra fleksitidsordning, dersom vedkommende for eksempel er ansatt på deltid for å dekke bestemte dager eller bestemt del av arbeidsdagen.

7.2.1 Kjernetid og ytre arbeidstid

For arbeidstakere som kommer inn under den kollektive avtalen om fleksitid er kjernetiden – dvs det tidsrom hvor alle må være til stede - fra kl. 09.00 til kl. 14.30 hele året.

Den ytre arbeidstid - dvs det tidsrom hvor arbeidstidens begynnelse og slutt kan variere fra dag til dag - er fra kl. 06.00 til 09.00 og fra kl. 14.30 til 21.00 mandag til fredag hele året. Det er ikke anledning til å opparbeide plusstimer utenom ytre arbeidstid.

Det kan ikke arbeides mer enn 12 timer pr dag eller 48 timer pr uke. Etter individuell avtale mellom arbeidsgiver og arbeidstaker kan det arbeides fleksitid også på frilørdager med inntil 5 timer mellom kl. 07.00 og 18.00.

7.2.2 Avregning

For UiOs arbeidstakere under den kollektive fleksitidsavtalen er ordinær avregningsperiode 1. januar til 31. desember.

 Uttak av plusstid i avregningsperioden skal godkjennes av arbeidsgiver på forhånd i hvert enkelt tilfelle. Ønsker arbeidstakeren å ta ut fleksitid som fridager er maksimalgrensen 24 dager.

Det kan overføres 50 plusstimer eller 10 minustimer til neste avregningsperiode.

Ved utløpet av avregningsperioden blir plusstid utover 50 timer strøket uten kompensasjon. Tid utover 10 minustimer medfører trekk i lønn. Arbeidstakeren kan imidlertid overføre overtidstimer til fleksitidsregnskapet dersom vedkommende ellers ville bli trukket i lønn for minustimer. Avspasserte timer etter overtid kommer for øvrig i tillegg til fritid etter fleksitidsavtalen.

Arbeidsgiver skal legge til rette for at opparbeidet plusstid kan tas ut som avspasering. Senest fire måneder før avregningsperiodens utløp skal arbeidsgiver og arbeidstager sammen planlegge hvordan opparbeidet plusstid skal avvikles.

Se avregning av fleksitid.

Sporadiske korttidsfravær til lege/tannlegebesøk o.l i arbeidstiden skal normalt ikke registreres i fleksitidsregnskapet. Ved hyppige fravær grunnet behandlinger hos lege o.l kan arbeidsgiver imidlertid bestemme at tjenestefri må tas som fleksitid eller evt velferdspermisjon.

7.3 Overtid

Bestemmelser om overtid er nedfelt i hovedtariffavtalene § 13 (lovdata.no), jf arbeidsmiljøloven § 10-6 (lovdata.no).

Hovedtariffavtalens § 13 nr 1 krever at:

Overtidsarbeid skal være pålagt og kontrollerbart og begrenses i overensstemmelse med forutsetningen i arbeidsmiljøloven.

Arbeidsmiljøloven tar forbehold om at:

arbeid utover avtalt arbeidstid må ikke gjennomføres uten at det foreligger et særlig og tidsavgrenset behov for det,

jf § 10-6, første ledd.

Gjennomgående vilkår er altså at:

  • overtid bare kan pålegges ved ekstraordinære behov, dvs kan ikke benyttes til å dekke permanent behov for arbeidskraft.
  • overtid skal være eksplisitt pålagt av leder, som også må kunne kontrollere og bekrefte at overtidsarbeidet er utført.

Overtidsarbeid skal bare utføres etter direkte pålegg fra overordnet leder i hvert enkelt tilfelle, og skal begrenses til ekstraordinære situasjoner som uventet arbeidspress, sesongmessige svigninger og lignende.

Innenfor lov- og avtalefestede rammer har arbeidstakere plikt til å arbeide overtid når det pålegges av arbeidsgiver. Formålet med lovbestemmelsene er imidlertid å beskytte arbeidstakerne mot helseskadelig eller sosialt uheldig ekstraarbeid, og arbeidsgiver plikter å frita arbeidstaker fra overtidsarbeid dersom det foreligger helsemessige eller vektige sosiale grunner.

Arbeidstaker som utfører overtid må selv registrere tidspunkt for overtidsarbeidets start og slutt i HR-portalen.

7.3.1 Grenser for overtid

Bestemmelser om lengden av overtidsarbeid fremgår av arbeidsmiljølovens § 10-6 (lovdata.no).

Overtidsarbeid skal ikke overstige 10 timer i løpet av 7 dager, 25 timer i løpet av 4 sammenhengende uker og 200 timer i året. Grensene kan evt utvides etter avtale med tjenestemannsorganisasjonene eller etter godkjenning fra Arbeidstilsynet, innenfor rammer angitt i arbeidsmiljølovens § 10-6.

Overtidsarbeid i arbeidsmiljølovens forstand er arbeid utover alminnelig arbeidstid på 40 timer pr uke, mens hovedtariffavtalen i staten opererer med normalarbeidstid på 37,5 timer pr uke. Arbeidstakere med 37,5 timers uke kan derfor pålegges overtid i tillegg til det som utgjør forskjellen mellom 37,5 og 40 timers arbeidsuke. Dette innebærer likevel ikke en generell utvidet ramme pr år. I statens personalhåndbok er det tatt forbehold om at:

Er det uker hvor arbeidstakeren ikke arbeider mer enn ordinær arbeidstid (37,5 timer), så vil vedkommende ikke ”spare opp” eller ”ha til gode” 2,5 timer pr uke for disse uker. Det antall timer på årsbasis som disse 2,5 timene utgjør, vil derfor være avhengig av hvor mange uker det arbeides overtid.

Differansen mellom 40 og 37,5 timer kan dermed eventuelt bare utnyttes på ukebasis, og må dessuten avregnes i forhold til praktisering av sommer/vintertid.

Arbeidstakere som rettslig sett er i "særlig uavhengig stilling" er unntatt fra ordinære rammer for overtid, jf hovedtariffavtalenes §13 nr. 4 (lovdata.no). Dette vil gjelde for mange arbeidstakere ansatt i vitenskapelige stillinger. Disseeidstakerne har som hovedregel ikke rett til overtidsgodtgjøring, siden de selv i stor grad styrer sin arbeidstid. Unntaksvis kan "særlig uavhengige" likevel med hjemmel i hovedtariffavtalens §13 nr 4 bokstav c kompenseres for overtid inntil 300 timer i kalenderåret. Vilkår er at overtidsarbeidet er pålagt av leder, som også må kunne utføre nødvendig kontroll. Det avgjørende er altså at arbeidstakeren har en leder med reell mulighet til å bedømme det faktiske behovet for overtid, samt til å kontrollere og bekrefte utførelsen av overtidsarbeidet. Nærmere utdyping er gitt i UiOs administrative retningslinjer for Regulering av arbeidstid for ansatte i vitenskapelig stilling ved UiO.

7.3.2 Godtgjøring

Se regler for godtgjøring av overtid.

Det utbetales ikke overtidsgodtgjøring ved deltakelse på kurs som tjenestemannen har søkt om å få gå på. Er kursdeltakelsen beordret, må eventuell overtid beregnes for den tid arbeidstakeren er i faktisk arbeid. Det innebærer at alminnelig arbeidstid og alle pauser må være trukket fra før overtid beregnes.

UiO er én institusjon, og rammene for overtid gjelder derfor uavhengig av om arbeidstaker jobber på tvers av interne organisatoriske grenser. Satser for overtidskompensasjon kommer dermed også til anvendelse når arbeidstakeren pålegges ekstraoppdrag ut over alminnelig arbeidsplikt ved andre UiO-enheter enn eget tjenestested.

 

Publisert 16. jan. 2014 16:20 - Sist endret 9. jan. 2018 12:49