A. Før ankomst
| # | Aktivitet | ISMO | Lønn | Lokalt | Ansatt | Nett |
|---|---|---|---|---|---|---|
| A.1 | Lokal enhet gjennomfører rekruttering (kunngjør stilling, gjennomfører rekruttering, fastsetter lønn). | X | ||||
| A.2 | Lokal enhet sender ut tilbudsbrev med arbeidsavtale og vedlegg til innstilte kandidat, se personalrutine Offer of employment. Vi anbefaler sterkt at ISMO søker om oppholdstillatelse på vegne av 3.landsborgere i denne prosessen da det ofte tar lenger tid å få arbeidstillatelse uten vår bistand. Det er viktig at vedkommende ikke starter søknadsprosessen på egenhånd før de har vært i kontakt med ISMO. | X | X | |||
| A.3 | ISMO informerer og veileder den ansatte/gjesten ved søknad om arbeidstillatelse/EU-registrering, barnehage/skole, skattekort, etc. | X | X | |||
| A.4 | Den ansatte/gjesten bestiller time på SUA (Service Centre for Foreign Workers) online for effektuering av arbeidstillatelse/EU-registrering og søknad om skattekort. | X | X | |||
| A.5 | Lokal enhet sender ut velkomstmail dersom det er rutine for det på den lokale enheten. | X | ||||
| A.6 | Lokal enhet veileder ift flytting (økonomisk/praktisk). | X | X | |||
| A.7 | Lokal enhet v/bestiller sender inn boligsøknad til ISMO Forskerbolig. Se rutine for bestilling. ISMO behandler boligsøknad fra lokal enhet for ansatte/gjester og veileder ved behov om boligsøk på det private markedet. | X | X | X | ||
| A.8 | Ved signert arbeidsavtale, dersom ansatt ikke har oppgitt norsk ID-nummer i vedlegg, må lokal enhet informere den ansatte om at svarbrevet med ID-nummer og skattekort fra Skatteetaten oversendes til lokal enhet så snart det er mottatt. Lokal enhet ettersender norsk ID-nummer på flyt til Seksjon for lønn, se personalrutine Ettersendelse av personnummer mv. | X | X | |||
| A.9 | Der ansatte kommer fra land utenfor EU/EØS og når startdato er bestemt, sender lokal enhet Offer of employment (pdf) (udi.no) til den ansatte (hvis det ikke allerede ble sendt med tilbudsbrev, se punkt A.2). | X |
B. Ved ankomst
| # | Aktivitet | ISMO | Lønn | Lokalt | Ansatt | Nett |
|---|---|---|---|---|---|---|
| B.1 | Den ansatte/gjesten effektuerer oppholdstillatelse/EU-registreringen og søker om skattekort ved SUA. | X | X | |||
| B.2 | Lokal enhet v/nærmeste administrative leder er ansvarlig for å sikre at arbeids- og oppholdstillatelse for ikke EU/EØS-borgere er på plass ved tiltredelse, se rutine. | X | ||||
| B.3 | Lokal enhet registrerer kopi/bekreftelse av arbeids- og oppholdstillatelsen i WebSak. Både epost/brev med bekreftelse på vedtak om oppholdstillatelse sammen med skjermdump fra UDI-portalen (pdf) som viser dato for oppmøtetidspunkt for effektuering hos SUA/politiet (møtet trenger kun å være bestilt, ikke gjennomført enda), og oppholdskortet anses som gyldig bekreftelse. | X | ||||
| B.4 | Lokal enhet registrerer tiltredelsesbekreftelse (1. arbeidsdag) i WebSak og oversender på dokumentflyt til Seksjon for lønn, se rutine. ID-nummer skal da ettersendes på flyt til Lønn, se punkt A.9 | X | X | |||
| B.6 | Den ansatte/gjest henter ansattkort på SiO Kundeservice. For å gi tilganger følges ordinær prosedyre. | X | X | X | ||
| B.7 | ISMO kan veilede med opprettelse av bankkonto. | X | X | |||
| B.8 | Skattekort innhentes elektronisk før hver lønnskjøring. | X |